Giảm thời gian setup máy chấn từ 36 phút xuống 6 phút: chuẩn hoá, sắp xếp dụng cụ và một người chuyên chuẩn bị máy

Vấn đề thực trạng:

Nguồn: The Fabricator, Tim Heston, 9/10/2024 ("6 steps to streamline the press brake department"). Xưởng thực hiện: một xưởng chế tạo chính xác ở bang Oregon, Mỹ, nguồn không nêu tên, qua lời kể của Gary Conner (nguyên tư vấn lean của OMEP, từng là thợ chấn ca đêm rồi trưởng bộ phận chấn ở xưởng này). Nguồn không nói sự việc xảy ra năm nào. Tình huống: khách đặt một đơn hàng gồm 40 loại chi tiết khác nhau, mỗi loại cần 600 cái mỗi tháng. Xưởng làm thế nào lúc đầu: vì setup máy chấn rất phức tạp, ai cũng muốn setup càng ít lần càng tốt. Nên họ chạy theo kiểu lô lớn: chấn xong 600 cái chi tiết thứ nhất, tháo dụng cụ, setup cho chi tiết thứ hai, chấn 600 cái, rồi lại tháo, lại setup. Làm như vậy 40 lần. Mỗi lần setup mất 36 phút. Hậu quả: - Cả đơn hàng chỉ giao được sau 4 đến 6 tuần, vì phải chờ chi tiết thứ 40 xong mới đủ bộ. - Trong suốt thời gian đó, chi tiết đã chấn xong nằm chờ trên pallet và giá đỡ. Dân trong nghề gọi là WIP (hàng dở dang). - Hàng dở dang chiếm chỗ, kẹt tiền, và nếu khách đổi thiết kế giữa chừng thì cả núi hàng đó có thể thành đồ bỏ. - Giữa các ca cũng lộn xộn. Ca đêm setup xong, quản lý chất lượng duyệt chi tiết đầu, chạy hàng. Sáng hôm sau ca ngày đến nói không thích kiểu setup này rồi tự đổi lại. Mỗi người một kiểu nên lần nào cũng như làm lại từ đầu.

Nguyên nhân gốc:

Nguồn chỉ ra 3 nguyên nhân chồng lên nhau: 1. Setup dài, nên chỉ còn cách chạy lô lớn để ít phải setup. 2. Mỗi thợ một cách setup, không có tiêu chuẩn chung. 3. Dụng cụ không nằm sẵn tầm tay. Thợ mất thời gian đi tìm cờ lê, thước cặp, chày và cối, hoặc chờ người khác dùng xong bộ chày cối đó. Nguồn nhấn mạnh: máy chạy được bao nhiêu chi tiết mỗi giờ không phải điều quyết định. Điều quyết định là một đơn hàng ra khỏi xưởng nhanh đến đâu.

Cơ chế cải tiến:

Nguồn kể 4 việc làm chính, rồi một cách làm thêm. VIỆC 1: Thống nhất một cách setup cho cả bộ phận. - Cả bộ phận ngồi lại, quyết định một quy trình và một phiếu setup (tờ ghi: dùng chày cối nào, xếp thứ tự ra sao trên bàn máy, chương trình chấn nào) mà mọi ca đều theo. - Nguồn nói rõ: cái hợp với một người không quan trọng. Quan trọng là cách setup nào hợp với cả đội. Ai có cách hay hơn thì chia sẻ, ghi thành chuẩn chung, không tự làm riêng. - Vì sao có tác dụng: nếu mỗi lần setup một kiểu thì không đo được, không cải tiến được và ca sau phá việc ca trước. VIỆC 2: Sắp xếp dụng cụ theo 5S. - 5S là phương pháp sắp xếp nơi làm việc. Trong bài nó gồm: gom và để sẵn dụng cụ đổi lô và dụng cụ kiểm tra có tên, có chỗ (hết cảnh đi tìm cờ lê Allen hay thước cặp), và lau chùi, bảo dưỡng cơ bản: lau chày cối, lau bàn máy, không để phoi kim loại rơi vào làm lõm dụng cụ hoặc chi tiết. - Vì sao có tác dụng: thời gian đi tìm đồ nằm trong 36 phút setup. VIỆC 3: Mua thêm bộ chày cối dự phòng khi cần. - Nếu hai việc cần cùng một bộ chày cối, thì mua thêm một bộ để không ai phải chờ ai. - Nguồn không nêu giá, nên đây là khoản chi phí mà bài không cho số. VIỆC 4: Có một người đưa dụng cụ (water spider) và một bìa hồ sơ công việc (job jacket). - Water spider là người không đứng máy, chỉ lo chuẩn bị. Ở đây họ xếp sẵn dụng cụ đúng thứ tự thợ sẽ cần cho việc kế tiếp. - Job jacket là bìa hồ sơ đi kèm lô hàng, trong đó có hướng dẫn setup rõ ràng. - Quy tắc: thợ không phải đi quá 5 ft (khoảng 1,5 m) để lấy bất cứ thứ gì cần cho setup. Mọi thứ được đưa tới bằng xe đẩy và pallet đặt gần máy. Kết quả theo nguồn: setup từ 36 phút xuống 6 phút. Nguồn nói mức này đến từ các biện pháp setup thông dụng ở trên cộng thêm một chút cách nghĩ ngoài khuôn khổ (mô tả ở dưới). Nguồn không tách từng biện pháp rút bao nhiêu phút. CÁCH LÀM THÊM: Dành riêng một người chuyên chuẩn bị máy. - Bộ phận có 5 người đứng 5 máy chấn. Có những setup rất phức tạp, ví dụ một chi tiết có 26 lần chấn trong một lần setup. - Ý tưởng: cho một người thôi sản xuất, chỉ lo setup. Chỉ còn 4 máy sản xuất cùng lúc, 1 máy luôn trống để chuẩn bị. - Người chuyên setup làm lần lượt: gọi chương trình chấn, xếp phôi và dụng cụ vào máy trống, chấn thử, kiểm tra chi tiết đầu tiên, rồi để sẵn mọi thứ. Khi thợ sản xuất xong lô trước ở máy bên cạnh, họ sang máy đã sẵn sàng và chạy luôn. Người chuyên setup sang máy vừa trống để chuẩn bị việc tiếp theo. - Ông chủ ban đầu phản đối vì máy chấn rất đắt mà lại để một cái đứng yên. Ông đồng ý cho thử 1 tháng với điều kiện sản lượng không giảm. - Kết quả theo nguồn: xưởng chạy khoảng 800.000 USD doanh thu mỗi tháng qua 5 máy chấn. Chỉ dùng 4 máy sản xuất, doanh thu không giảm, và có thêm 20% năng lực vì có một máy trống. - Nguồn tính tiếp: 20% năng lực tương đương 165.000 USD doanh thu tiềm năng mỗi tháng, khoảng 1,9 triệu USD mỗi năm. Tác giả nói đây chưa chắc bán hết và con số thực tế có thể gần 1 triệu USD hơn. Đây là doanh thu tiềm năng, không phải tiền tiết kiệm. BIẾN THỂ SAU ĐÓ: máy chấn giả để chuẩn bị trước (presetting). Về sau, thay vì để trống một máy thật, người chuẩn bị xếp chày cối lên một máy chấn giả có thanh ray giống hệt máy thật, đánh dấu đúng vị trí từng chày cối, rồi đẩy xe đến cạnh máy thật. Khi thợ xong lô trước, họ tháo dụng cụ cũ, sang máy giả trượt từng chày cối vào chỗ, và lô tiếp theo hầu như luôn chạy được ngay.

Giải pháp:

Xưởng chấn có một đơn hàng 40 chi tiết, mỗi lần đổi từ chi tiết này sang chi tiết khác mất 36 phút nên phải chạy lô rất lớn, giao hàng chậm và hàng dở dang chất đống. Họ làm 4 việc gần như không tốn tiền (thống nhất cách setup, sắp xếp dụng cụ, thêm bộ chày cối dự phòng, có người đưa dụng cụ sẵn) và giảm setup xuống còn 6 phút. Sau đó họ thử thêm cách dành riêng một người chuẩn bị máy, doanh thu không giảm và có thêm 20% năng lực.

Kết quả:

Tác giả chưa khai vốn đầu tư cho cải tiến này.

Chưa tính được thời gian hoàn vốn. Chưa khai vốn đầu tư - không thể tính thời gian hoàn vốn để so sánh.

Bài học kinh nghiệm:

- Cải tiến máy chấn bắt đầu từ setup, không bắt đầu từ phần mềm hay xếp lại máy. - Máy chạy nhanh hơn chưa chắc xưởng giao hàng nhanh hơn. Chạy lô nhỏ và giao đều mới giảm hàng dở dang. - Chấp nhận để một máy trống nếu việc đó làm các máy còn lại chạy không bị chờ.