Mười hạng mục chi phí sản xuất trong Costdown, theo đúng thứ tự sản xuất

Máy tính giá thành của Costdown chia chi phí một sản phẩm thành mười hạng mục, theo đúng thứ tự một sản phẩm đi qua nhà máy — giống cấu trúc "10 hạng mục" dùng cho các bài hướng dẫn theo ngành, nhưng ở đây áp dụng chung cho mọi ngành sản xuất. Bài này giải thích từng hạng mục là gì, khi nào tính vào, công thức tính, và — quan trọng không kém — cái gì KHÔNG được tính vào đó.

Công thức tổng: nhìn hết một lượt trước khi đi vào từng mục

Trước khi đọc từng hạng mục, hãy nhìn phép cộng cuối cùng. Toàn bộ bài này chỉ là mười số hạng của đúng một phép tính:

Chi phí một tháng = Nguyên vật liệu + Máy móc + Nhân công + Dụng cụ tiêu hao + Sửa lại + Gia công ngoài + Bao bì + Vận chuyển + Chi phí chung phân xưởng + Phế phẩm

Chi phí một sản phẩm = Chi phí một tháng ÷ Sản lượng tháng

Phế phẩm đứng CUỐI phép cộng chứ không đứng theo thứ tự sản xuất, và đó là chủ ý: một cái hỏng làm mất tất cả những gì đã bỏ vào nó, nên hệ thống phải cộng xong chín mục kia rồi mới biết một cái hỏng đáng giá bao nhiêu. Nếu bạn để trống ô "chi phí mỗi cái hỏng", hệ thống tự lấy đúng con số chín mục kia chia cho sản lượng.

Muốn thử ngay bằng số của chính bạn, không cần đăng ký: mở máy tính giá thành và gõ vào hạng mục nào bạn đang có số.

Ba cặp khái niệm hay bị lẫn — phân biệt trước khi gõ số

Ba cặp dưới đây nhìn giống nhau khi nhìn từ hiện trường, nhưng vào Costdown thì chúng đi vào hai ô khác nhau và cho ra hai con số khác nhau. Lẫn một cặp là hỏng cả bảng, mà không có cảnh báo nào bắt được.

Một ví dụ đi hết mười mục

Cả bài dùng CHUNG một ví dụ để bạn thấy con số lớn dần: một giá đỡ thép gấp, sản lượng 2.000 cái mỗi tháng, xưởng chạy 26 ngày × 2 ca × 8 giờ, hiệu suất 0,85. Mỗi hạng mục bên dưới sẽ cộng thêm phần của nó, và bảng ở cuối bài gom lại thành một con số.

1. Nguyên vật liệu (MATERIAL)

Tiền vật liệu thô phải mua để làm ra sản phẩm. Tính cả phần bị cắt bỏ, phoi, mép thừa — vì tiền đó bạn vẫn đã trả.

Nhập khi sản phẩm tiêu tốn vật liệu. Không nhập nếu bạn chỉ gia công trên vật liệu do khách gửi tới và không phải trả tiền vật liệu. Nếu khách gửi vật liệu nhưng bạn chịu trách nhiệm phần hỏng thì nên nhập vào mục Phế phẩm thay vì mục này.

Phôi thép nặng 2,5 kg, giá 45.000/kg, hiệu suất cắt 95% (mất 5% do mép và phoi), làm 1.500 cái/tháng.

Tổng vật liệu = Σ ( (Khối lượng × Đơn giá ÷ Hiệu suất) × Sản lượng )

Hiệu suất < 1 làm chi phí TĂNG, vì phải mua nhiều hơn phần nằm lại trên sản phẩm.

Không chỉ kim loại. Dùng được cho: hạt nhựa, vải, gỗ, giấy, hoá chất, sơn, keo, dung dịch tưới nguội, khí hàn, bao bì đóng gói. Bất cứ thứ gì mua vào rồi biến thành một phần của sản phẩm hoặc bị tiêu hao hết trong lúc làm ra nó.

Ví dụ đang theo: mỗi cái dùng 1,2 kg tôn, giá 22.000 đ/kg, tỷ lệ đạt 0,88 → (1,2 × 22.000 ÷ 0,88) × 2.000 cái = 60.000.000 đ/tháng.

2. Máy móc (MACHINE)

Phần tiền máy móc bị 'hao' đi khi chạy sản phẩm này. Máy mua một lần nhưng dùng nhiều năm, nên chia đều tiền máy ra theo thời gian rồi tính phần thuộc về sản phẩm này.

Nhập khi sản phẩm phải chiếm chỗ trên một cái máy. Không nhập nếu công đoạn làm hoàn toàn bằng tay không cần thiết bị gì. Máy đã khấu hao hết vẫn nên nhập — nó vẫn tốn điện, tốn bảo trì, và vẫn chiếm chỗ mà đáng lẽ chạy được đơn hàng khác.

Máy CNC 500.000.000, dùng 10 năm, hệ số phụ phí 1,2. Mỗi tháng máy 'hao' 500.000.000 × 1,2 ÷ (10 × 12) = 5.000.000. Sản phẩm chiếm máy 45 giây × 2.000 cái/tháng thì trả phần tương ứng.

Tổng máy = Σ ( Chi phí máy/tháng × Chu kỳ × Sản lượng ÷ Thời gian làm việc hiệu dụng )

Chi phí máy/tháng = Giá máy × Hệ số phụ phí ÷ (Tuổi thọ năm × 12) Nếu không khai giá máy thì lấy thẳng ô 'Chi phí máy/tháng'.

Không chỉ máy gia công. Dùng được cho: khuôn, đồ gá, robot, băng tải, lò sấy, xe nâng, phần mềm có bản quyền theo năm, thậm chí diện tích nhà xưởng nếu bạn muốn tính tiền mặt bằng cho công đoạn này.

Ví dụ đang theo: máy đột dập 800.000.000 đ, đời máy 10 năm, hệ số phụ phí 1,2 → 8.000.000 đ mỗi tháng; chu kỳ 30 giây × 2.000 cái, chia cho 1.272.960 giây làm việc hiệu dụng → ≈377.000 đ/tháng.

3. Nhân công (LABOR)

Tiền lương của người phải bỏ thời gian ra cho sản phẩm này. Không phải toàn bộ lương tháng của họ — chỉ phần thời gian họ thực sự dành cho món hàng này.

Nhập khi có người trực tiếp bỏ thời gian ra: đứng máy, lắp ráp, kiểm tra, dọn phôi, cài đặt máy. Không nhập nếu công đoạn đã tự động hoàn toàn và không ai phải trông. Nếu một người trông 3 máy cùng lúc thì vẫn nhập — phần thời gian sẽ tự chia qua chu kỳ và sản lượng.

Một công nhân lương 10.000.000/tháng, mỗi sản phẩm tốn 60 giây, tháng làm 1.000 sản phẩm. Hệ thống sẽ tính ra phần lương thuộc về 1.000 sản phẩm đó, chứ không lấy cả 10 triệu.

Tổng nhân công = Σ ( Lương tháng × (Chu kỳ × Sản lượng) ÷ Thời gian làm việc hiệu dụng )

Thời gian làm việc hiệu dụng = Ngày công × Ca/ngày × Giờ/ca × 3600 × Hiệu suất

Không chỉ công nhân đứng máy. Dùng được cho: kỹ thuật viên cài đặt, nhân viên QC kiểm hàng, thợ bảo trì, người đóng gói, cả thời gian quản đốc phải xử lý sự cố của công đoạn này. Miễn là có người tốn thời gian vì sản phẩm này.

Ví dụ đang theo: một người lương 12.000.000 đ/tháng, chu kỳ 30 giây, phụ trách đủ 2.000 cái → ≈566.000 đ/tháng.

4. Dụng cụ tiêu hao (CONSUMABLE)

Tiền dụng cụ bị mòn dần theo số sản phẩm làm ra. Khác máy móc ở chỗ: máy tính hao theo thời gian, dụng cụ tính hao theo số lượng sản phẩm nó cắt được.

Nhập khi có thứ mòn đi và phải thay theo định kỳ đếm được. Không nhập nếu dụng cụ dùng cả năm không thay và giá trị không đáng kể. Nếu dụng cụ mài lại được thì khai cả tiền mài và số lần mài — nó làm giảm chi phí mỗi sản phẩm rất nhiều.

Mảnh dao 1.200.000, cắt được 300 cái thì phải thay. Nếu mài lại được 3 lần, mỗi lần mài 150.000 và mài xong cắt thêm 250 cái, thì tuổi thọ tổng thành 300 + 3×250 = 1.050 cái.

Tổng dụng cụ = Σ ( (Giá mới + Tiền mài × Số lần mài) ÷ Tuổi thọ tổng × Sản lượng )

Tuổi thọ tổng = Tuổi thọ khi mới + (Số lần mài × Tuổi thọ sau mỗi lần mài)

Không chỉ dao cắt gọt. Dùng được cho: mũi khoan, đá mài, que hàn, bép hàn, giấy nhám, đầu bịt, khuôn dập nhỏ, lưỡi cưa, chổi than, tấm lọc, găng tay — bất cứ thứ gì mua về rồi mòn dần theo số hàng làm ra.

Ví dụ đang theo: bộ chày cối 24.000.000 đ, tuổi thọ 40.000 cái, không mài lại → 600 đ mỗi cái × 2.000 = 1.200.000 đ/tháng.

5. Phế phẩm (SCRAP)

Tiền mất vì hàng làm ra bị hỏng phải bỏ. Điểm quan trọng: để giao đủ 100 cái tốt thì phải làm nhiều hơn 100 cái, và phần làm dư đó là tiền mất trắng.

Nhập khi có tỷ lệ hàng hỏng thật, dù nhỏ. Không nhập nếu hàng hỏng được sửa lại và bán được — trường hợp đó chi phí sửa thuộc mục Sửa lại, không phải mục này. Cũng không nhập nếu hàng hỏng trả lại được cho nhà cung cấp và lấy lại tiền.

Tỷ lệ hỏng 2%, mỗi cái hỏng mất 12.000 (tiền vật liệu và công đã bỏ vào), nhu cầu 1.000 cái tốt/tháng. Phải làm khoảng 1.020 cái để có 1.000 cái tốt.

Tổng phế phẩm = Σ ( Sản lượng × ( Tỷ lệ hỏng ÷ (1 − Tỷ lệ hỏng) ) × Chi phí mỗi cái hỏng )

Dùng r/(1−r) chứ không phải r: để có 100 cái TỐT với tỷ lệ hỏng 2% thì phải làm 102 cái, không phải 100.

Không chỉ hàng vỡ hàng nứt. Dùng được cho: hàng sai kích thước, hàng lỗi bề mặt, hàng quá hạn lưu kho, hàng bị khách trả về, phôi cắt thử lúc chỉnh máy, mẻ đầu ca phải bỏ.

Ví dụ đang theo: tỷ lệ hỏng 2%, ô "chi phí mỗi cái hỏng" để TRỐNG nên hệ thống tự lấy 43.911 đ/cái (chín mục kia cộng lại rồi chia cho 2.000) → 2.000 × 0,02 ÷ 0,98 × 43.911 ≈ 1.792.000 đ/tháng.

6. Sửa lại

Hàng làm hỏng nhưng CỨU ĐƯỢC: dặm lại, hàn lại, sơn lại, gia công lại. Tốn thêm công nhưng không phải làm bù cái mới.

Khai khi có công đoạn sửa. Đây là mục riêng chứ không gộp vào Phế phẩm vì hai thứ tính khác nhau về bản chất.

1.000 sản phẩm, 10% phải dặm lại, mỗi lần dặm mất 5 phút × 2.000/phút → 100 lần × 10.000 = 1.000.000.

Phế phẩm là hàng BỎ nên phải làm bù, công thức phải nhân lên. Sửa lại là hàng CỨU nên không làm bù, chỉ tốn thêm công. Nhét chung một mục sẽ thổi phồng chi phí — ở tỷ lệ 50% thì sai gấp đôi.

Ví dụ đang theo: 3% số cái phải dặm lại, mỗi lần dặm 8.000 đ → 2.000 × 0,03 × 8.000 = 480.000 đ/tháng.

7. Gia công ngoài

Những công đoạn bạn không tự làm mà thuê xưởng khác: nhiệt luyện, mạ kẽm, mạ crom, phun phủ, cân bằng động, kiểm không phá huỷ. Tính theo đơn giá mỗi chi tiết nhân với sản lượng.

Khai khi có công đoạn thuê ngoài. Trước đây phải nhét vào mục Nguyên vật liệu, nhưng nó không phải vật liệu — nó không có khối lượng, không có hiệu suất, và khi thống kê thì làm sai cả hai mục.

Nhiệt luyện trục 12.000 đ/chi tiết, 3.000 chi tiết/tháng → 36.000.000 đ/tháng.

Dùng được cho cả gia công cơ khí thuê ngoài, in ấn thuê ngoài, đóng gói thuê ngoài, kiểm định thuê ngoài.

Ví dụ đang theo: mạ kẽm 3.500 đ/cái × 2.000 cái = 7.000.000 đ/tháng.

8. Bao bì

Thùng, túi, xốp chèn, nhãn, pallet — mọi thứ đi theo sản phẩm ra khỏi nhà máy.

Khai khi bao bì là khoản đáng kể hoặc khi cải tiến có đụng tới nó (đổi quy cách thùng, bỏ lớp lót, in nhãn trực tiếp).

Thùng 12.000 chứa 20 sản phẩm → 600 mỗi sản phẩm.

Mục riêng chứ không nhét vào Nguyên vật liệu: bao bì không có khối lượng lẫn hiệu suất cắt, và "bao bì chiếm bao nhiêu trong giá thành" là một câu hỏi thật của nghề. Cùng lý do đã tách Gia công ngoài ra trước đây.

Ví dụ đang theo: thùng 15.000 đ chứa 25 cái → 2.000 ÷ 25 = 80 thùng × 15.000 = 1.200.000 đ/tháng.

9. Vận chuyển

Cước chở vật tư về, chở hàng đi giao, và chuyển nội bộ giữa các xưởng.

Khai khi cải tiến có đụng tới số chuyến hoặc mức chở mỗi chuyến — gộp chuyến, giảm thể tích đóng gói, đổi nhà cung cấp gần hơn.

Xe 5.000.000 chở được 5.000 sản phẩm → 1.000 mỗi sản phẩm. Chở gấp đôi mỗi chuyến thì còn 500.

Tính theo CHUYẾN rồi phân bổ, không tính theo sản phẩm. Đó là lý do gộp chuyến làm giảm chi phí mà không cần đàm phán lại giá cước.

Ví dụ đang theo: cước 4.000.000 đ một chuyến, chở được 1.000 cái → 2.000 cái cần 2 chuyến = 8.000.000 đ/tháng.

10. Chi phí chung phân xưởng (OVERHEAD)

Phần chi phí nhà máy không gắn với một cái máy nào: khấu hao nhà xưởng, điện chiếu sáng, khí nén chung, lương quản đốc và kỹ thuật, kho vật tư, bảo trì chung, vệ sinh công nghiệp.

Nhập khi bạn muốn con số ra là GIÁ THÀNH ĐẦY ĐỦ chứ không chỉ chi phí trực tiếp. Bỏ trống thì kết quả vẫn đúng — nhưng nó là chi phí trực tiếp, thiếu phần chung. Nhà máy thường có 15–25% chi phí kiểu này; thiếu nó thì con số trông vẫn hợp lý mà sai đúng chừng ấy.

Kế toán phân bổ 40.000.000/tháng chi phí phân xưởng cho mã hàng này, tháng làm 10.000 sản phẩm → 4.000/sản phẩm.

Tổng chi phí chung = Σ Số tiền/tháng đã phân bổ. Không nhân sản lượng: đây đã là số tiền của cả tháng.

Đây là ô CỨU cho công đoạn thủ công. Ô 'Overhead/giờ máy' ở mục Máy móc chỉ phân bổ được theo giờ chạy máy, nên một công đoạn làm tay không chịu một đồng chi phí chung nào nếu không có ô này.

Ví dụ đang theo: kế toán phân bổ 9.000.000 đ/tháng cho mã hàng này → 9.000.000 đ/tháng, KHÔNG nhân với sản lượng.

Cộng dồn: ví dụ đi hết mười mục ra một con số

Đây là toàn bộ ví dụ đã đi qua bài, xếp theo đúng thứ tự hệ thống cộng. Cột cuối cho thấy con số lớn dần — chỗ nào ngốn tiền nhất hiện ra ngay mà không cần biểu đồ:

Tổng ≈89.615.000 đ mỗi tháng cho 2.000 cái, tức ≈44.800 đ một sản phẩm.

Sáu lỗi hay gặp — phần lớn là đếm hai lần

Đây là chỗ số liệu hỏng nặng nhất, và hỏng theo kiểu khó thấy: con số vẫn ra, vẫn trông hợp lý, chỉ là sai. Sáu lỗi dưới đây gom lại từ chính các câu "KHÔNG tính vào đây" ở trên.

Khi nào bảng này đáng ngồi làm

Không phải cải tiến nào cũng cần dựng đủ mười hạng mục. Ba dấu hiệu cho biết lần này đáng ngồi làm:

1. Bạn đang phải chọn giữa hai phương án và cãi nhau bằng cảm tính. Bảng này không cần đúng tuyệt đối, nó chỉ cần đúng đủ để một phương án tách hẳn ra.
2. Bạn nghi một hạng mục đang ngốn tiền mà chưa ai đo. Ví dụ trong bài cho thấy 2% hàng hỏng ngốn gần gấp đôi Máy móc và Nhân công cộng lại — kiểu chênh lệch đó không nhìn bằng mắt ra được.
3. Bạn cần thuyết phục người giữ tiền. Một con số dựng từ mười hạng mục có thể mổ xẻ được; một con số nói miệng thì không.

Ngược lại, nếu cải tiến chỉ đụng đúng một hạng mục và chênh lệch rõ ràng, thì gõ một hạng mục đó là đủ — để trống chín mục còn lại không làm sai gì, vì phần đó giống nhau ở cả trước lẫn sau.

Câu hỏi hay gặp

Để trống một hạng mục thì có sao không?

Không sao nếu ca của bạn thật sự không có hạng mục đó. Có sao nếu nó có thật mà bạn bỏ qua vì "nhỏ" — lúc đó con số cuối thiếu đúng phần bạn bỏ, và không có cảnh báo nào. Nguyên tắc: để trống thứ KHÔNG CÓ, không để trống thứ NHỎ.

Máy đã khấu hao hết thì có phải khai không?

Có. Máy hết khấu hao vẫn tốn điện, vẫn cần bảo trì, và vẫn chiếm chỗ đáng lẽ chạy được việc khác. Bỏ nó ra khỏi bảng làm sản phẩm chạy máy cũ trông rẻ hơn sản phẩm chạy máy mới, trong khi thực tế có thể ngược lại.

Dùng đơn vị tiền nào?

Một đơn vị duy nhất cho cả bảng, và giữ nguyên đơn vị đó ở cả bảng Trước lẫn bảng Sau. Bài này không quy đổi tỷ giá và bạn cũng không cần — cái bảng này đo CHÊNH LỆCH, mà chênh lệch thì không phụ thuộc đơn vị.

Ô "chi phí mỗi cái hỏng" để trống thì hệ thống lấy số ở đâu?

Lấy chín hạng mục kia cộng lại rồi chia cho sản lượng. Đó là lý do phế phẩm được tính sau cùng, và cũng là lý do bạn nên để trống ô đó trừ khi biết rõ một cái hỏng của mình đắt hơn hay rẻ hơn mức trung bình.

Làm đủ mười hạng mục mất bao lâu?

Phần lâu không phải gõ, mà là đi hỏi số. Hai hạng mục hay phải đi hỏi nhất là chi phí chung phân xưởng (hỏi kế toán) và tuổi thọ dụng cụ (hỏi tổ dao). Các mục còn lại thường đã nằm sẵn trong đầu người làm.

Sau khi cộng đủ mười hạng mục

Không phải ca nào cũng chạm cả mười — một cải tiến điển hình chỉ liên quan một hoặc hai hạng mục. Hạng mục nào không liên quan thì để trống, không cần điền cho đủ.

Cộng các hạng mục có liên quan ra giá thành một sản phẩm. Nhưng con số đó chưa nói lên việc cải tiến vừa làm có tiết kiệm được tiền thật hay không — điều đó phụ thuộc cải tiến nằm ở đâu trong chuyền, đọc thêm ở bài về nút thắt bên dưới.

Ngoài mười hạng mục chính, còn sáu ô phụ rất hay bị bỏ trống mà không có cảnh báo nào — ba trong sáu ô đó làm giá thành trông rẻ hơn thật. Bài thứ hai bên dưới liệt kê đủ cả sáu.

Muốn ra con số của chính bạn ngay bây giờ: mở máy tính giá thành, chọn hạng mục nào bạn đang có số và gõ vào — không cần đăng ký, không lưu gì nếu bạn không muốn.