Hướng dẫn dùng Costdown

Costdown là chỗ để ghi lại một cải tiến giảm chi phí bằng con số, rồi so nó với các nhà máy khác cùng nước. Hai mục đầu chỉ bạn làm việc đó từ đầu đến xong. Các mục sau giải thích những thứ không đoán ra được khi nhìn màn hình, đọc khi cần chứ không phải đọc hết mới làm được. Riêng từng ô nhập liệu thì có giải thích ngay tại chỗ — xem mục Dấu ? ở cạnh mỗi ô.

Bắt đầu từ đâu

Tuỳ việc bạn đến đây để làm gì. Ba lối vào, không cần đi theo thứ tự:

Trang Tính toán và trang Viết bài dùng chung một bộ công thức, nên con số bạn thử ở trang Tính toán sẽ ra đúng như vậy khi bạn viết thành đề án.

Viết một đề án, từ đầu đến xong

Phần này đi theo đúng thứ tự các ô trên trang Viết bài. Trước khi mở trang, có năm thứ nên cầm sẵn trong tay — thiếu thứ nào cũng viết được, nhưng thiếu thì đề án nằm ở mức tin cậy thấp:

• Chi phí TRƯỚC cải tiến và chi phí SAU cải tiến, tách theo từng hạng mục — không phải một con số tổng.
• Bạn đo hai con số đó bằng cách nào: đếm tay, sổ giao ca, báo cáo sản lượng, hoá đơn.
• Sản lượng tháng, số ngày công, số ca một ngày, số giờ một ca — hệ thống cần chúng để quy chi phí về từng sản phẩm.
• Tiền đầu tư đã bỏ ra, nếu có. Không có thì tích ô "Đề án này không cần vốn đầu tư".
• Tên máy, mã vật tư, model cụ thể — càng cụ thể thì người đọc càng đối chiếu được với xưởng của họ.

Về hai cột Trước và Sau: cột Trước là hiện trạng, cột Sau là sau khi cải tiến. Một hạng mục mà cải tiến không đụng tới thì bỏ trống CẢ HAI cột — đừng chép số cột Trước sang cột Sau cho đủ, vì như vậy là khai một hạng mục mà cải tiến không liên quan.

Bảng "Hệ thống đọc được gì từ số liệu của bạn" nằm ở cột bên phải và chạy ngay lúc bạn đang gõ, không phải sau khi lưu. Nó nói những thứ bạn khó tự thấy: dòng nào đóng góp gần như bằng không, hạng mục nào lệch bất thường so với các dòng còn lại, chỗ nào bạn khai một bên mà bỏ trống bên kia. Đọc nó lúc đang gõ đáng giá hơn nhiều so với đọc sau khi đã gõ xong bốn mươi dòng.

Chưa muốn công bố gì thì dùng Phân tích → Tính toán: cùng bộ công thức, không cần đăng nhập, không lưu lại gì. Thử ra con số ưng ý rồi mới sang Viết bài cũng được.

Mười hạng mục chi phí

Chi phí được tách thành mười hạng mục. Bạn không phải khai đủ cả mười — chỉ khai những hạng mục cải tiến của bạn có chạm tới.

Bỏ trống không có nghĩa là bằng 0

Đây là chỗ dễ hiểu nhầm nhất, và hiểu nhầm ở đây tạo ra một con số giá thành sai trông y hệt số đúng.

Một ô để trống nghĩa là bạn CHƯA KHAI, không phải bạn khẳng định hạng mục đó bằng không. Hệ thống phân biệt hai trạng thái này và hiển thị khác nhau. Nếu bạn thật sự muốn nói "hạng mục này không tốn gì" thì hãy gõ số 0 — đó là một khẳng định, và nó khác hẳn một ô trống.

Lý do: một đề án bỏ trống nửa số hạng mục vẫn ra được một con số tiết kiệm trông rất đẹp. Nếu hệ thống coi ô trống là 0 thì không ai phân biệt được "cải tiến này thật sự tiết kiệm nhiều" với "người viết chỉ mới khai một nửa".

Tiền mặt thật hay chi phí tránh được

Hai loại tiết kiệm này nhìn giống hệt nhau trên giấy nhưng khác hẳn nhau trong sổ sách, nên đề án nào cũng nên khai rõ mình thuộc loại nào.

• Tiền mặt thật: sau cải tiến, số tiền thực chi mỗi tháng giảm xuống so với số đang thực chi hôm nay. Đang trả 50 triệu tiền điện, thay động cơ xong còn 42 triệu — hoá đơn tháng sau ít đi 8 triệu.
• Chi phí tránh được: số thực chi không giảm, nó chỉ không tăng lên như lẽ ra phải tăng. Nhà cung cấp báo tăng giá từ 50 lên 55 triệu, bạn đàm phán và đổi vật liệu để giữ nguyên 50 triệu — hoá đơn vẫn là 50 triệu như cũ, kế toán không thấy khoản nào ít đi.

Chưa chắc thì để trống. Bỏ trống là "chưa khai"; chọn bừa là một khẳng định sai, và người đọc có nghề sẽ nhận ra.

Bốn mức tin cậy

Mỗi đề án mang một mức tin cậy. Mức này do hệ thống TÍNH LẠI từ bằng chứng thực có, không phải nhãn bạn tự chọn — và viết dài không làm nó tăng lên.

Ô "Cách xác nhận kết quả" là ô quan trọng nhất khi viết đề án. Viết chung chung kiểu "theo dõi thực tế thấy giảm rõ rệt" thì đề án nằm ở mức thấp nhất và không vào bảng xếp hạng, dù con số có đẹp đến đâu. Viết cụ thể — đo cái gì, đo bằng gì, so với cái gì, ai ký xác nhận — thì mức tin cậy lên theo.

Số lượng bài đăng không bao giờ được tính vào xếp hạng, kể cả làm tiêu chí phụ. Đăng nhiều không làm bạn đứng cao hơn.

So sánh với nhà máy khác

Xếp hạng và so sánh chỉ diễn ra TRONG CÙNG MỘT QUỐC GIA. Một cải tiến tiết kiệm 20% ở Việt Nam và một cải tiến tiết kiệm 20% ở Đức không so trực tiếp được với nhau: giá nhân công, giá điện, giá vật tư khác nhau quá xa.

Vì lý do đó, so sánh đo bằng phần trăm và số tháng hoàn vốn, không dùng con số tuyệt đối. Tỷ giá được lấy thật vào lúc lưu rồi đóng băng lại, nên một đề án cũ không bị đổi ý nghĩa khi tỷ giá biến động.

Ghép nhóm với đồng nghiệp

Đồng nghiệp cùng công ty được ghép nhóm bằng một mã tham gia ngẫu nhiên, không phải bằng cách khai tên công ty. Bạn tạo mã, đưa cho đồng nghiệp, ai nhập mã thì vào cùng nhóm — nhờ vậy các bạn chia sẻ được mã vật tư nội bộ và gộp số liệu lại mà không phải nói mình làm ở đâu.

Mã chỉ hiện MỘT LẦN lúc tạo và không lưu lại được dưới dạng đọc được. Mất mã thì không ai lấy lại được, kể cả quản trị viên — hãy tạo mã mới và thu hồi mã cũ.

Khi có người áp dụng cải tiến của bạn

Đề án trên Costdown có thể đi tiếp thành một dự án có hai bên: bên đưa ra cải tiến và bên áp dụng nó. Bên áp dụng nộp con số thực tế sau khi làm, bên kia xem lại và xác nhận. Chỉ khi cả hai cùng chốt thì kết quả mới được ghi là đã xác nhận.

Đó là thứ Excel không thể có: một con số được một người khác, ở một nhà máy khác, đứng ra chịu trách nhiệm cùng.

Dấu ? ở cạnh mỗi ô

Gần như mọi ô nhập liệu đều có một dấu ? bên cạnh. Bấm vào đó ra phần giải thích riêng của ô, và mỗi phần đều trả lời đủ bốn câu: nó là cái gì, khi nào thì nhập và khi nào thì không, một ví dụ có con số thật, và ô đó còn dùng được cho những tình huống nào ngoài cái tên của nó.

Câu thứ tư đáng đọc nhất. Tên ô là tên ngắn gọn nhất chứ không phải tên đầy đủ nhất — thấy ô "Khối lượng (kg)" mà nghĩ nó chỉ dành cho kim loại thì sẽ bỏ qua cả hạng mục vật liệu khi làm ngành nhựa, vải hay gỗ.

Với các ô có công thức, phần giải thích ghi cả công thức và nguồn của nó.

Vì sao không làm bằng Excel

Câu hỏi này đáng hỏi thật, vì Excel gõ nhanh hơn, bố cục tự do hơn, và chạy được khi mất mạng. Costdown không cố thắng ở ba chỗ đó.

Có năm việc một file Excel không làm được, và đó là toàn bộ lý do Costdown tồn tại:

• Dùng chung một thư viện vật tư, máy, quy trình — thay vì mỗi người tự gõ một kiểu tên rồi không cộng lại được với nhau.
• Nhìn được số liệu của nhà máy khác cùng ngành, cùng nước.
• Để đối tác đã áp dụng cải tiến của bạn tự xác nhận con số thực tế.
• Giữ lịch sử sửa đổi không xoá được: sửa một con số tiết kiệm thì hệ thống ghi lại giá trị cũ, giá trị mới, tài khoản nào sửa, lúc nào.
• Một công thức duy nhất cho mọi người — không có chuyện hai file tính ra hai kết quả rồi cãi nhau xem file nào đúng.

Nếu việc bạn đang làm không cần thứ nào trong năm thứ trên thì Excel nhanh hơn thật, và chúng tôi nói thẳng như vậy.

Chưa rõ thì hỏi

Nếu có chỗ nào trong sản phẩm làm không đúng như trang này mô tả, đó là lỗi của chúng tôi chứ không phải của bạn — hãy báo qua Liên hệ. Tin nhắn được lưu lại và cấp số hồ sơ ngay, nên yêu cầu của bạn không biến mất.