Tính giá thành dịch vụ kiến trúc & quy hoạch: giờ công dẫn đầu, không phải vật liệu

Kiến trúc và quy hoạch là dịch vụ CHUYÊN MÔN, không phải sản xuất vật lý — sản phẩm bán ra là bản vẽ và hồ sơ, không phải một chi tiết cắt gọt hay một mét vuông xây dựng. Vì vậy bài này đảo ngược thứ tự so với các bài ngành khác: giờ công và chi phí chung văn phòng đứng đầu, còn vật liệu/máy móc — trụ cột của sản xuất — chỉ còn là những dòng rất nhỏ.

Đơn vị để quy mọi chi phí về: MỘT GIỜ TƯ VẤN THIẾT KẾ. Không phải một bản vẽ (số trang một bản vẽ không nói lên công sức thật) và không phải một dự án (mỗi dự án khác quy mô, không so sánh được). Giờ công là thứ đo được nhất quán qua mọi dự án, mọi quy mô.

Các giai đoạn thiết kế thật của ngành

Đây là các giai đoạn theo đúng quy định quản lý dự án đầu tư xây dựng, không phải cách chia tự nghĩ ra:

1. Tiếp nhận yêu cầu & khảo sát hiện trạng — nghe brief của khách hàng, đo đạc hiện trạng.
2. Thiết kế sơ bộ/ý tưởng — phương án hình khối, công năng ban đầu.
3. Thiết kế cơ sở — trình cơ quan quản lý nhà nước thẩm định.
4. Thiết kế kỹ thuật — phối hợp chuyên gia kết cấu, cơ điện, PCCC.
5. Thiết kế bản vẽ thi công — đủ chi tiết để nhà thầu thi công theo.
6. Thẩm duyệt/thẩm định — PCCC, thiết kế cơ sở; thường có vòng sửa theo góp ý.
7. Hỗ trợ thi công/giám sát tác giả — trả lời hiện trường, xử lý phát sinh khi xây dựng.
8. Bàn giao hồ sơ hoàn công.

Bước thứ 6 là chỗ chi phí thực tế vượt dự toán ban đầu nhiều nhất trong ngành này — không phải vì làm sai, mà vì bản chất công việc luôn có ít nhất một vòng sửa theo góp ý thẩm định.

Mười hạng mục, theo đúng bản chất dịch vụ chuyên môn

1. Nhân công — hạng mục lớn nhất, dẫn đầu chi phí

Giờ công của kiến trúc sư, kỹ sư quy hoạch, hoạ viên, theo từng cấp bậc (chủ trì, thiết kế, hoạ viên). Đơn giá giờ = tổng chi phí nhân sự tháng (lương, bảo hiểm, phúc lợi) chia cho số giờ làm việc thực tế trong tháng — không chia cho số giờ lý thuyết ghi trong hợp đồng lao động.

Lấy số ở đâu: bảng chấm công theo dự án (timesheet), đối chiếu bảng lương bộ phận.

2. Chi phí chung văn phòng — hạng mục lớn thứ hai, không phải phụ

Thuê văn phòng, bản quyền phần mềm CAD/BIM, điện nước văn phòng, lương nhân sự gián tiếp (kế toán, hành chính, IT). Ở ngành sản xuất đây là hạng mục nhỏ phủ lên cuối; ở dịch vụ thiết kế nó thường chiếm tỷ trọng ngang với nhân công trực tiếp.

Lấy số ở đâu: hỏi kế toán phần đã phân bổ cho một giờ công (tổng chi phí văn phòng tháng chia cho tổng giờ công bán được trong tháng).

3. Nguyên vật liệu — nhỏ thật, viết ngắn

Giấy in bản vẽ khổ lớn, mô hình vật lý (maquette) nếu hợp đồng yêu cầu. Không đáng kể so với nhân công và chi phí chung, nhưng vẫn nên ghi nhận nếu dự án có làm mô hình trình bày tốn kém.

4. Máy móc — thiết bị văn phòng, khấu hao nhỏ

Máy tính cấu hình cao, máy in/scan khổ lớn, license phần mềm tính theo năm có thể coi như khấu hao thiết bị. Nhỏ so với nhân công, nhưng license phần mềm BIM đắt tiền đáng để tách riêng nếu dự án dùng nhiều.

5. Phế phẩm — gần như không áp dụng theo nghĩa vật lý

Không có phế phẩm vật lý. Phương án thiết kế bị loại bỏ hoàn toàn ở giai đoạn ý tưởng (không phát triển tiếp) là khái niệm gần nhất, nhưng hiếm khi cần theo dõi riêng — hạng mục này thường để trống ở ngành kiến trúc.

6. Dụng cụ tiêu hao — văn phòng phẩm, nhỏ

Mực in, giấy, vật tư văn phòng. Nhỏ, viết ngắn vì đúng là nhỏ.

7. Gia công ngoài — chuyên gia phụ, hạng mục lớn thật sự

Tư vấn kết cấu, cơ điện, địa chất, PCCC, nội thất — phần lớn công ty kiến trúc thuê chuyên gia chuyên ngành cho từng phần thay vì tự làm hết. Đây là hạng mục dùng nhiều và rõ ràng không kém gì thầu phụ trong ngành xây dựng.

Lấy đúng số trên hợp đồng tư vấn phụ, quy về giờ công tương ứng của dự án.

8. Sửa lại — hạng mục lớn và đặc trưng nhất của ngành

Sửa thiết kế theo yêu cầu thay đổi của khách hàng, hoặc theo góp ý của cơ quan thẩm định (PCCC, thẩm định thiết kế cơ sở). Khác các ngành sản xuất — nơi sửa lại là dấu hiệu bất thường — ở đây ít nhất MỘT vòng sửa theo thẩm định gần như luôn xảy ra, và nên được coi là chi phí thường trực của quy trình, không phải sự cố.

Theo dõi riêng giờ công dành cho sửa theo yêu cầu khách hàng (thường không được trả thêm) và giờ công sửa theo thẩm định (đôi khi có trong hợp đồng, đôi khi không) — hai loại có nguyên nhân khác nhau nên cần biết tách riêng để cải tiến đúng chỗ.

9. Bao bì — không áp dụng

Hồ sơ giao dạng file điện tử hoặc bản in đóng tập, không phải đóng gói theo nghĩa sản phẩm sản xuất. Để trống hạng mục này là đúng, không phải bỏ sót.

10. Vận chuyển — đi lại khảo sát và họp, nhỏ nhưng có thật

Chi phí đi khảo sát hiện trường, họp với khách hàng/nhà thầu tại công trường. Nhỏ so với nhân công, nhưng với dự án xa văn phòng có thể đáng kể — ghi nhận thay vì gộp mờ vào chi phí chung.

Costdown tính thế nào

Cùng cơ chế với mọi ngành: hai cột Hiện trạng/Sau cải tiến cho mười hạng mục, quy về MỘT GIỜ TƯ VẤN THIẾT KẾ, hệ thống ra tiết kiệm và thời gian hoàn vốn.

Kiểm chứng

• Bảng chấm công theo dự án — bằng chứng trực tiếp cho giờ công từng giai đoạn.
• Hợp đồng tư vấn phụ — bằng chứng cho chi phí gia công ngoài.
• Văn bản góp ý thẩm định — bằng chứng cho số vòng sửa và nguyên nhân.
• Bảng phân bổ chi phí chung của kế toán.