Tính giá thành lưu kho: không gian nhân thời gian, không phải một sản phẩm

Lưu kho khác ngành sản xuất ở một điểm cơ bản: chi phí không gắn với việc BIẾN ĐỔI một sản phẩm, mà gắn với việc GIỮ một sản phẩm nguyên vẹn qua một khoảng KHÔNG GIAN và THỜI GIAN nhất định. Hai đại lượng đó phải nhân với nhau, không tính riêng từng cái.

Đơn vị quy về: MỘT MÉT KHỐI (hoặc MỘT PALLET) LƯU TRỮ TRONG MỘT THÁNG — không phải "một đơn vị hàng hoá", vì cùng một lô hàng lưu một tháng và lưu sáu tháng tốn chi phí hoàn toàn khác nhau dù số lượng hàng không đổi.

Chuỗi công đoạn

1. Nhận hàng & kiểm đếm.
2. Lưu kho — xếp kệ, cao tầng.
3. Quản lý tồn kho theo thời gian.
4. Nhặt hàng theo đơn (picking).
5. Đóng gói lại nếu cần.
6. Xuất hàng.

Hai đặc thù riêng của ngành

1. Đơn vị tính là KHÔNG GIAN NHÂN THỜI GIAN

Chi phí kho gắn với DIỆN TÍCH/THỂ TÍCH chiếm dụng và THỜI GIAN lưu trữ — hai đại lượng phải nhân với nhau để ra chi phí thật của một lô hàng, chứ không tính riêng "chi phí một m³" rồi bỏ qua thời gian, hay ngược lại. Một lô hàng nhỏ nằm lâu có thể tốn chi phí lưu kho ngang một lô lớn nằm ngắn ngày.

2. Hao hụt kho (shrinkage) — thay cho phế phẩm, xảy ra khi KHÔNG có công đoạn nào tác động vào hàng

Mất mát, hư hỏng, hết hạn sử dụng của hàng lưu kho là khái niệm tương đương phế phẩm của sản xuất, nhưng khác ở chỗ nó xảy ra trong lúc hàng chỉ đang NẰM YÊN trong kho — không có công đoạn gia công nào tác động vào. Nguyên nhân hoàn toàn nằm ở thời gian lưu và điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm, va đập khi xếp dỡ), không phải lỗi quy trình sản xuất.

Các hạng mục còn lại

Vật liệu (kệ, pallet, vật tư đóng gói lại khi xuất kho — theo m²/bộ, không theo kg). Máy móc (xe nâng, hệ thống kệ cao tầng, phần mềm quản lý kho nếu tính riêng — SỞ HỮU hoặc thuê theo hợp đồng dài hạn). Nhân công (nhân viên kho theo ca, tính theo số lượt nhập/xuất xử lý được). Dụng cụ tiêu hao (băng dán thùng, dây đai). Gia công ngoài (thuê dịch vụ kiểm kê định kỳ, thuê xử lý hàng tồn kho quá hạn). Sửa lại (đóng gói lại hàng bị hư bao bì trong lúc lưu kho, hàng bên trong chưa hỏng).

Bao bì (chỉ khi đóng gói lại trước khi xuất). Vận chuyển (nội bộ trong kho, khác vận chuyển liên tỉnh của ngành vận tải hàng hoá). Chi phí chung — khấu hao hoặc tiền thuê mặt bằng kho theo m², thường là khoản LỚN NHẤT của ngành này, đóng vai trò tương tự tiền thuê đất ở nông nghiệp.

Kiểm chứng

• Phiếu nhập/xuất kho theo ngày.
• Biên bản kiểm kê định kỳ, đối chiếu tồn sổ sách với tồn thực tế.
• Hợp đồng thuê mặt bằng kho.
• Sổ theo dõi hàng hư hỏng/hết hạn trong kỳ.