Khi sản phẩm của bạn không phải một món: chọn đơn vị tính trước khi tính gì cả
Xây dựng, vận tải, khai khoáng, điện nước, nông nghiệp không có sản phẩm rời để bóc giá thành. Cách chọn một đơn vị tính dùng được, và nói thẳng chỗ Costdown chưa phục vụ bạn.
Mọi bài hướng dẫn khác trên Costdown đều bắt đầu từ một câu hỏi mà ngành của bạn không trả lời được: **giá thành của MỘT sản phẩm là bao nhiêu?**
Bạn không làm ra một món. Bạn hoàn thành một công trình, chạy một chuyến, bơm ra một khối, thu một vụ. Nếu bạn đã thử điền bảng giá thành và thấy nó không khớp việc của mình thì không phải bạn làm sai — khuôn đó viết cho ngành khác.
Bài này làm đúng hai việc: giúp bạn **chọn một đơn vị tính dùng được**, và nói thẳng **chỗ nào Costdown chưa phục vụ được bạn** để bạn không mất thời gian.
Vì sao chọn đơn vị tính là bước quyết định
Một con số chi phí không có nghĩa gì nếu không kèm «trên cái gì». Ba trăm triệu là nhiều hay ít phụ thuộc nó là ba trăm triệu **cho một công trình**, **cho một tháng**, hay **cho một nghìn tấn**.
Và đây là chỗ quyết định: **một cải tiến chỉ chứng minh được nếu đơn vị tính giữ nguyên giữa trước và sau.** Nếu bạn so chi phí một công trình lớn với một công trình nhỏ thì con số chênh nhau vì quy mô, không phải vì bạn giỏi lên.
Bốn hình dạng, chọn cái giống bạn nhất
Hầu hết công việc không-sản-phẩm-rời rơi vào một trong bốn hình dạng dưới đây. Tìm hình dạng của mình, rồi dùng đơn vị ở cột giữa làm «một sản phẩm» trong Costdown.
1. Một công trình / một dự án
Xây dựng, lắp đặt, thi công hạ tầng, tư vấn thiết kế, bảo trì theo hợp đồng.
| Chọn gì làm đơn vị | Khi nào dùng | Cái bẫy |
|---|---|---|
| Một hạng mục lặp lại | Khi công trình chia được thành phần giống nhau — một căn, một nhịp, một trạm | Tốt nhất, vì so được giữa các công trình |
| Một đơn vị khối lượng công việc | Khi có định mức theo mét vuông, mét dài, mét khối | Phải ghi rõ phạm vi gồm những gì, nếu không hai bảng không so được |
| Cả công trình | Khi công trình là duy nhất, không chia được | Chỉ so được với chính nó qua thời gian, không so với ai khác |
2. Một chuyến / một lần phục vụ
Vận tải hàng, vận tải hành khách, đường sắt, đường thuỷ, hàng không, kho bãi.
Đơn vị dùng được: **một chuyến trên một tuyến cụ thể**, hoặc **một tấn-km**, hoặc **một mét khối kho một tháng**.
Cái bẫy lớn nhất của nhóm này là **chuyến rỗng và chỗ trống**. Chi phí một chuyến gần như không đổi dù xe đầy hay vơi, nên giá thành trên một tấn nhảy rất mạnh theo hệ số chất tải. Nếu bạn không khai hệ số đó thì hai bảng của cùng một công ty cũng không so được với nhau.
3. Một đơn vị sản lượng liên tục
Khai khoáng, dầu khí, điện, nước, xử lý môi trường, phát điện tái tạo.
Đơn vị dùng được: **một tấn**, **một khối**, **một đơn vị năng lượng** — thứ bạn vốn đã bán theo.
Nhóm này thực ra hợp với Costdown hơn ba nhóm kia, vì nó có sản lượng đo được và chi phí chia được. Hai chỗ cần cẩn thận:
- Chất lượng đầu ra thay đổi — một tấn quặng hàm lượng cao không so được với một tấn hàm lượng thấp. Quy về cùng một gốc, giống cách ngành thuốc lá quy về khối lượng khô.
- Chi phí phần lớn chạy theo THỜI GIAN chứ không theo sản lượng. Nên giá thành một đơn vị phụ thuộc mạnh vào sản lượng của kỳ — phải ghi rõ kỳ nào.
4. Một chu kỳ mùa vụ
Trồng trọt, chăn nuôi, lâm nghiệp, thuỷ sản.
Đơn vị dùng được: **một đơn vị sản lượng thu được** — một tấn, một con, một mét khối gỗ — chứ không phải một đơn vị diện tích.
Lý do: chi phí trên một đơn vị diện tích không nói được gì nếu năng suất thay đổi, mà năng suất chính là thứ mọi cải tiến ở ngành này nhắm tới. Chia theo sản lượng thu được thì cải tiến hiện ra; chia theo diện tích thì nó biến mất.
Sáu ô vẫn dùng được nguyên vẹn
Sau khi đã chọn đơn vị, phần lớn khuôn 10 hạng mục vẫn chạy — chỉ cần đọc «một sản phẩm» thành «một đơn vị bạn vừa chọn»:
| Hạng mục | Đọc lại thành |
|---|---|
| Nguyên vật liệu | Vật tư tiêu hao cho một đơn vị — nhiên liệu, vật liệu xây, giống, thức ăn, hoá chất |
| Máy móc | Giờ thiết bị cho một đơn vị — xe, máy thi công, máy bơm, tàu |
| Nhân công | Giờ người cho một đơn vị |
| Dụng cụ | Vật tư mòn dần, chia theo số đơn vị làm được giữa hai lần thay |
| Gia công ngoài | Phần thuê ngoài — thầu phụ, thuê thiết bị kèm người, vận chuyển thuê |
| Chi phí chung | Chi phí duy trì chạy theo thời gian, chia cho sản lượng của chính kỳ đó |
Bốn hạng mục còn lại — phế phẩm, sửa lại, bao bì, vận chuyển — có ngành dùng được, có ngành không. Ngành nào không có thì **khai số 0**, đừng bỏ trống: số 0 nghĩa là bạn đã xét và kết luận, bỏ trống nghĩa là không ai biết.
Nói thẳng: chỗ Costdown chưa phục vụ được bạn
Ba thứ dưới đây là thật, và không có mẹo nào lách được. Biết trước thì bạn quyết định được có nên dùng hay không.
- KHÔNG có khái niệm đơn vị tính trong sản phẩm. Bạn chọn đơn vị trong đầu và ghi vào phần kiểm chứng — hệ thống không giữ nó thành một trường riêng, nên nó không tự chặn việc so hai bảng khác đơn vị.
- Benchmark so theo NGÀNH và theo nước, không so theo đơn vị tính. Nên trong nhóm này, bảng của bạn có thể bị xếp cạnh một bảng dùng đơn vị khác. Đọc phần kiểm chứng trước khi tin một so sánh.
- Chi phí theo thời gian không có ô riêng. Khoản vốn nằm im, khoản chờ nghiệm thu, khoản mùa vụ chưa thu — không nhét vào ô nào cả, ghi ra phần kiểm chứng.
Vẫn còn nguyên ba thứ Excel không làm được
Kể cả khi khuôn chưa vừa khít ngành bạn, ba thứ này vẫn hoạt động đầy đủ:
- Lịch sử sửa đổi — ai đổi con số nào, lúc nào, vì sao. Excel không giữ được.
- Đối tác xác nhận — người thứ hai đứng tên rằng con số đó có thật. Đây mới là thứ làm một bảng giá thành đáng tin, và nó không phụ thuộc đơn vị tính.
- Một công thức duy nhất — mọi người trong công ty tính cùng một cách, thay vì mỗi người một file.
Nên nếu bạn ở nhóm này, cách dùng hợp lý nhất là: chọn một đơn vị, giữ nguyên nó, và tích luỹ dữ liệu của chính mình trước. Phần so sánh với nhà máy khác đến sau — và nó chỉ có ý nghĩa khi đủ nhiều người trong ngành bạn cùng chọn một đơn vị.
Bài liên quan
- Tiền tiết kiệm có thật không: nút thắt và ba cách con số thành tiền
Vì sao một cải tiến làm máy chạy nhanh hơn thường không đem lại đồng nào, khi nào con số trên bảng tính trở thành tiền thật, và cách khai ô nút thắt để hệ thống cảnh báo giúp bạn.
- Sáu ô hay bị bỏ trống, và ô nào làm sai theo hướng nào
Tỷ lệ đạt vật liệu, hệ số phụ trội người và máy, điện năng, số sản phẩm mỗi thùng và chi phí cố định theo lô: sáu ô ít ai khai, mỗi ô làm giá thành lệch theo một hướng khác nhau.