How to use Costdown
Costdown is where you record a cost-reduction improvement as numbers, then compare it against other factories in the same country. The first two sections walk you through doing exactly that, start to finish. The rest explain things you cannot work out by looking at the screen — read them when you need them, not before you start. Each input field also has its own explanation in place: see The ? beside each field.
Where to start
It depends on what you came here to do. Three ways in, in no particular order:
| You want to | Go to | What you need first |
|---|---|---|
| Work out what an improvement would save, without publishing anything | Intelligence → Calculator | Nothing. It works without an account and stores nothing. |
| Record an improvement you already made, so others can see and compare it | Workspace → Write | Your cost figures before and after, and how you measured both. |
| See what others in your industry have done | Discover → Projects | Nothing. |
The Calculator and the Write page share the same formulas, so a figure you try out in the Calculator comes out the same when you turn it into a proposal.
Writing a proposal, start to finish
This follows the actual order of the fields on the Write page. Before you open it, five things are worth having in hand — you can write without any of them, but the proposal then sits at a low trust level:
- The cost BEFORE and the cost AFTER, broken down by category — not a single total.
- How you measured those two figures: hand counts, shift logs, production reports, invoices.
- Monthly volume, working days, shifts per day, hours per shift — the system needs them to bring costs down to a single part.
- The money already invested, if any. If none, tick "This proposal needs no investment".
- Machine names, material codes, specific models — the more specific, the more a reader can match it against their own shop floor.
| Step | What you do | What you have afterwards |
|---|---|---|
| 1 | Go to Workspace → Write. Type the title and pick the Industry. | The two required fields are done. Picking the industry is what makes the fields below suggest the right machines and materials. |
| 2 | Pick the Process, the main KPI type and the difficulty. | These three decide which comparison group your proposal lands in. Leave them blank and it still saves, but it stays out of the ranking. |
| 3 | Write the detailed content, then the three description fields: the problem, the mechanism, the short summary. | This is what a reader reads first. The short summary is what appears in listings, so write it as an answer, not as a headline. |
| 4 | Move to the cost table. For each category involved, click "+ Add row" and fill the Before and After columns. | The panel on the right shows the total and the savings percentage immediately, updating as you type — there is no Calculate button to press. |
| 5 | Fill in the conditions of application and the risks. | These two separate a usable proposal from a boast. A reader needs to know where your improvement does NOT apply. |
| 6 | Fill in how the result was verified and the measurement method. | This is the field that decides the trust level. Be specific: what was measured, with what, against what, who signed it off. |
| 7 | Choose hard cash or cost avoidance. If unsure, leave it blank. | The reader learns whether your figure reaches the invoice or not. |
| 8 | Enter the investment and the implementation time, or tick the no-investment box. | The system works out the months to payback — you do not have to. |
| 9 | Press Save. | The proposal appears under My proposals. From then on, every change to a savings figure is recorded: old value, new value, when. |
About the Before and After columns: Before is the current state, After is once the improvement is in place. If a category is untouched by the improvement, leave BOTH columns blank — do not copy the Before figure into After to fill the gap, because that states a category the improvement has nothing to do with.
The panel titled "What the system reads from your figures" sits in the right-hand column and runs while you type, not after you save. It points out things that are hard to notice yourself: a row contributing almost nothing, a category wildly out of line with the rest, a place where you filled one side and left the other blank. Reading it while typing is worth far more than reading it after forty rows are already in.
If you are not ready to publish anything, use Intelligence → Calculator: same formulas, no account needed, nothing stored. Try figures there first and move to Write later if you want.
The ten cost categories
Costs are split into ten categories. You do not have to fill in all ten — only the ones your improvement actually touches.
| Category | Fill it in when |
|---|---|
| Labor | Someone spends time on the product: running a machine, assembling, inspecting, setting up. |
| Machine | A machine runs: depreciation, power, maintenance, machine time occupied. |
| Material | Material that goes into the product. |
| Scrap | Material or product thrown away. |
| Consumables | Tooling, drills, grinding wheels, cutting fluid — things that wear out and get replaced. |
| Outsourcing | A step done by an outside supplier. |
| Rework | Bad parts repaired to pass, rather than scrapped. |
| Packaging | Boxes, trays, film, dunnage. |
| Logistics | Freight tied to this product. |
| Factory overhead | The share accounting has already allocated to the product. Added per month, not multiplied by volume. |
Blank does not mean zero
This is the easiest thing to get wrong, and getting it wrong produces a wrong cost figure that looks exactly like a right one.
A blank field means you have NOT STATED it, not that you are asserting the category is zero. The system distinguishes the two states and displays them differently. If you genuinely mean "this costs nothing", type 0 — that is an assertion, and it is not the same as leaving the field empty.
The reason: a proposal with half its categories blank still produces a very attractive savings figure. If blank counted as zero, nobody could tell "this improvement really saves a lot" apart from "the author has only filled in half of it".
Hard cash or cost avoidance
These two kinds of saving look identical on paper but behave differently in the accounts, so every proposal should say which one it is.
- Hard cash: after the improvement, the amount actually paid each month goes down compared with what is being paid today. You pay 50 million for electricity, replace the motor, and it becomes 42 million — next month's bill is 8 million lower.
- Cost avoidance: the amount paid does not go down; it simply fails to rise the way it would have. The supplier announces an increase from 50 to 55 million, you renegotiate and change material to hold it at 50 million — the bill is still 50 million, and accounting sees nothing go down.
If you are not sure, leave it blank. Blank means "not stated"; guessing means stating something false, and a reader who knows the trade will notice.
The four trust levels
Every proposal carries a trust level. The system RECALCULATES it from the evidence actually present — it is not a label you pick, and writing at greater length does not raise it.
| Level | What it means |
|---|---|
| Unverified | The figure was calculated by the author, with no measurement evidence. |
| Self-evidenced | The figures are complete and the author has stated how they were measured. |
| Counterpart verified | A factory applied it and agreed the real figure jointly. |
| Platform verified | An independent third party checked it and concluded it holds. |
The "How it was verified" field is the most important one when writing a proposal. Something vague like "we observed a clear reduction" leaves the proposal at the lowest level and out of the ranking, no matter how good the numbers are. Something specific — what was measured, with what, against what, who signed it off — raises the level.
The number of posts never counts towards ranking, not even as a tiebreaker. Posting more does not place you higher.
Comparing against other factories
Ranking and comparison happen WITHIN A SINGLE COUNTRY only. An improvement saving 20% in Vietnam and one saving 20% in Germany cannot be compared directly: labour, power and material prices are too far apart.
For that reason comparisons are measured in percentages and in months to payback, never in absolute money. The exchange rate is taken for real at the moment of saving and then frozen, so an old proposal does not change meaning when rates move.
Grouping with colleagues
Colleagues from the same company are grouped by a random join code, not by naming the employer. You create a code, hand it to a colleague, and whoever enters it joins the same group — which lets you share internal material codes and pool figures without saying where you work.
The code is shown ONCE at creation and is never stored in readable form. If you lose it, nobody can retrieve it, administrators included — create a new one and revoke the old.
When someone applies your improvement
A proposal can go on to become a project with two sides: the one who offered the improvement and the one who applied it. The side that applied it submits the real figures afterwards, and the other reviews and confirms them. Only when both agree is the result recorded as verified.
That is the thing a spreadsheet cannot give you: a number that someone else, at another factory, has put their name to as well.
The ? beside each field
Almost every input field has a ? beside it. It opens that field's own explanation, and each one answers four questions: what it is, when to fill it in and when not to, an example with real numbers, and what other situations the field covers beyond its own name.
The fourth is the one worth reading. A field name is the shortest name, not the fullest one — seeing "Weight (kg)" and assuming it is only for metal means skipping the whole material category when you work in plastics, textiles or wood.
Where a field has a formula, the explanation gives the formula and its source.
Why not just use Excel
That is a fair question, because Excel is faster to type into, freer in layout, and works offline. Costdown does not try to win on any of those three.
There are five things a spreadsheet cannot do, and they are the entire reason Costdown exists:
- Share one library of materials, machines and processes — instead of everyone typing their own spelling of the same thing and then being unable to add the numbers up.
- See figures from other factories in the same industry and the same country.
- Let a counterpart who actually applied your improvement confirm the real number themselves.
- Keep an edit history that cannot be deleted: change a savings figure and the system records the old value, the new value, which account changed it, and when.
- One single formula for everyone — no two spreadsheets producing two answers and an argument about which one is right.
If the work in front of you needs none of those five, Excel really is faster, and we would rather say so plainly.
When something does not match
If anything in the product behaves differently from what this page describes, that is our mistake and not yours — please tell us through the Kontak. Messages are stored and given a case number immediately, so your request does not disappear.
Panduan menurut industri
Ditulis per industri, bukan secara umum: cara memecah biaya, di mana biasanya keliru, dan di mana angkanya sudah ada di bengkel Anda.
Berlaku untuk semua industri
- Mencatat proyek penurunan biaya agar orang lain percaya
Empat langkah mencatat usulan penghematan di Costdown, empat tingkat kepercayaan yang ditentukan bukti, perbandingan dalam satu negara, dan cara memakai ulang struktur proyek yang sudah terverifikasi.
- Apakah penghematannya nyata: bottleneck dan tiga jalan angka menjadi uang
Mengapa perbaikan yang membuat mesin lebih cepat sering tidak menghasilkan uang, kapan angka di atas kertas menjadi uang sungguhan, dan cara mengisi kolom bottleneck agar sistem ikut mengingatkan.
- Enam kolom yang sering dibiarkan kosong, dan ke arah mana masing-masing menyesatkan
Rendemen bahan, faktor kelonggaran orang dan mesin, energi, jumlah unit per kemasan, dan biaya tetap per lot: enam kolom yang jarang diisi, masing-masing membelokkan HPP ke arah yang berbeda.
- Rumus perhitungan HPP: dua rumus, dua pertanyaan yang berbeda
Rumus akuntansi per periode dan rumus biaya per unit menjawab pertanyaan yang berbeda. Tabel padanan tiga unsur biaya dengan sepuluh pos, dan mengapa dua angka yang berbeda itu wajar.
Permesinan CNC dan presisi
- Menghitung biaya permesinan CNC: sepuluh pos lengkap menurut urutan produksi
Membedah biaya satu benda kerja CNC menurut urutan sebenarnya di bengkel, lengkap sepuluh pos: material, jam mesin, tenaga kerja, pahat, barang cacat, rework, subkon, kemasan, pengiriman dan overhead pabrik.
- Bengkel CNC belum punya data: mulai menghitung biaya dari mana
Tiga angka yang bisa diukur dalam satu minggu dengan catatan dan alat yang sudah ada, cukup untuk menyusun tabel biaya pertama sebuah benda kerja CNC tanpa perangkat lunak dan tanpa alat ukur baru.
- Biaya pahat dalam permesinan CNC dan cara menurunkannya
Cara mengubah harga endmill, insert dan mata bor menjadi per satu benda, cara mengukur umur pahat dengan buku pergantian yang sudah ada, dan tiga perbaikan yang terukur dengan angka yang sama.
Fabrikasi pelat: laser dan tekuk
- Menghitung biaya komponen pelat logam: sepuluh pos menurut urutan produksi
Membedah biaya komponen potong laser, punching atau tekuk menurut urutan bengkel: pelat dan nesting, scrap yang laku dijual, jumlah stroke, jumlah tekukan, finishing dan pengiriman.
- Nesting dan scrap yang laku dijual: dua sisi dari angka yang sama
Mengapa nesting menentukan sebagian besar uang pelat, cara mengisi nilai scrap tanpa mengurangi dua kali, dan tiga cara mengurangi jumlah lembar tanpa mengubah desain.
Tekstil dan garmen
- Menghitung biaya produksi garmen: sepuluh pos menurut urutan line
Membedah biaya satu potong pakaian menurut urutan line: pemakaian kain, aksesoris, SAM dan tarif menit line, barang cacat, rework, subkon, kemasan, pengiriman dan overhead pabrik.
- SAM, tarif menit line dan efisiensi line: tiga angka penentu ongkos jahit
Cara mengukur SAM sebuah style, cara menghitung mundur efisiensi line dari produksi nyata, dan cara ketiga angka itu bergabung menjadi biaya tenaga kerja per potong.
- Pemakaian kain dan susut: pos terbesar dalam biaya garmen
Cara mengambil pemakaian kain dari marker alih-alih menurunkannya dari luas pola, susut yang berada di luar marker, dan cara mengubah semuanya menjadi per satu potong.
Injeksi plastik dan karet
- Menghitung biaya injeksi plastik: sepuluh pos menurut urutan produksi
Membedah biaya satu produk injeksi menurut urutan produksi: biji plastik dan masterbatch, jumlah cavity, jam mesin, biji giling sebagai nilai pemulihan, barang cacat, subkon, kemasan dan overhead.
- Jumlah cavity: satu kolom kosong yang menyalahkan biaya berlipat kali
Mengapa kolom jumlah cavity menentukan ketepatan seluruh tabel biaya injeksi, cara ia bekerja pada jam mesin dan tenaga kerja, dan mengapa dibiarkan kosong lebih berbahaya daripada salah isi.
- Biji plastik giling: satu-satunya pos bertanda minus dalam tabel biaya
Cara mengisi nilai pemulihan dari runner dan barang cacat yang digiling, mengapa melewatkannya membuat HPP lebih mahal dari kenyataan, dan cara menghindari pengurangan dua kali.
- Menghitung biaya produk karet: seperti injeksi plastik, kecuali satu titik penentu
Membedah biaya produk karet cetak atau vulkanisasi: strukturnya hampir sama dengan injeksi plastik, tetapi kelebihannya tidak bisa digiling ulang — dan itu memindahkan tempat perbaikan yang layak.
Mebel dan pengolahan kayu
- Menghitung biaya produksi mebel: sepuluh pos menurut urutan produksi
Membedah biaya satu produk mebel panel menurut urutan bengkel: papan dan pola potong, pita tepi, aksesoris per set, finishing, pengemasan dan ongkos angkut menurut ruang yang ditempati.
- Pemakaian papan dan pola potong: keputusan uang terbesar dalam waktu tersingkat
Mengapa biaya papan tergantung pola potong dan bukan luas komponen, cara mengukur tingkat pemanfaatan dengan bon gudang, dan tiga cara mengurangi jumlah lembar tanpa mengubah desain.
- Barang besar: ongkos angkut membayar ruang, bukan berat
Mengapa ongkos angkut satu produk mebel tergantung jumlah produk per rit, cara mengubah ongkos menjadi per satu produk, dan mengapa kemasan datar sering lebih murah meski menambah pekerjaan.
Percetakan dan kemasan
- Menghitung biaya produk cetak: sepuluh pos menurut urutan produksi
Membedah biaya satu produk cetak menurut urutan bengkel: kertas dan imposisi, tinta, waste saat setting mesin, plat cetak, pon dan laminasi, finishing, pengemasan dan pengiriman.
- Waste saat setting mesin: biaya material yang tidak sebanding dengan jumlah cetakan
Mengapa order 500 dan order 50.000 lembar memakan waste setting yang sama, cara mengisinya pada kolom biaya tetap per lot, dan mengapa menggabung order adalah perbaikan termurah di percetakan.
- Pemakaian kertas dan imposisi: jumlah up menentukan sebagian besar uang kertas
Menghitung kertas per lembar cetak alih-alih per produk, mengapa jumlah up lebih penting daripada ukuran produk, dan tiga cara mengurangi jumlah lembar tanpa mengubah desain.
Pengolahan pangan
- Menghitung biaya produksi pangan olahan: sepuluh pos menurut urutan produksi
Membedah biaya satu produk pangan olahan menurut urutan proses: bahan baku dan susut bertingkat, bahan tambahan, sanitasi antar batch, barang kedaluwarsa, kemasan, rantai dingin dan pengiriman.
- Susut pengolahan: sebuah rantai yang berlipat, bukan satu angka tunggal
Mengapa susut dalam pengolahan pangan dikalikan antar tahap dan bukan dijumlahkan, cara merangkum seluruh rantai menjadi satu angka yang cocok dengan gudang, dan tiga tempat ada uangnya.
- Sanitasi antar batch dan barang kedaluwarsa: dua biaya yang tidak sebanding dengan jumlah produksi
Mengapa tenaga sanitasi jalur adalah biaya menurut kejadian, cara mengisinya bersama biaya uji laboratorium, dan mengapa barang kedaluwarsa harus dipisah dari cacat produksi.
Elektronik dan perakitan PCBA
- Menghitung biaya perakitan PCBA: sepuluh pos menurut urutan lini SMT
Membedah biaya satu papan rakitan menurut urutan lini SMT: PCB kosong, komponen dan BOM berekor panjang, pasta solder dan stencil, jumlah titik pasang, pergantian lot dan feeder, pengujian dan kemasan antistatik.
- BOM ratusan baris: merangkum ekornya tanpa mengubah angka
Mengapa daftar komponen yang panjang tidak berarti lebih tepat, cara merangkum bagian ekor menjadi satu baris dengan total tetap sama, dan mengapa sistem menyarankannya sendiri.
- Jumlah titik pasang dan biaya ganti lot: dua angka penentu harga jasa SMT
Mengapa biaya mesin sebanding dengan jumlah titik pasang dan bukan dengan ukuran papan, mengapa oven reflow diukur dengan cara lain, dan cara mengisi biaya memasang feeder menurut kejadian.
Pembuatan mesin dan peralatan
- Menghitung biaya satu unit mesin: jumlahkan dari komponen ke atas, bukan bagi dari mesin ke bawah
Membedah biaya satu mesin atau unit peralatan industri lengkap sepuluh pos: komponen buatan sendiri, komponen beli jadi, tenaga perakitan, uji jalan — dan titik dua jenis komponen mudah terhitung dua kali.
- Biaya sekali bayar dalam pembuatan mesin: perancangan, jig, uji jalan pertama
Pada lot kecil dan produksi satuan, biaya sekali bayar tidak bisa dibagi tipis. Cara menentukan mana yang sekali bayar, dibagi berapa unit, dan mengapa penawaran yang melewatinya berujung rugi.
Pengelasan dan konstruksi baja
- Menghitung biaya konstruksi las: diukur dengan meter jalur las, bukan dengan jumlah unit
Membedah biaya satu konstruksi baja las lengkap sepuluh pos. Bedanya dari semua industri lain: volume pekerjaan diukur dengan panjang jalur las, dan bahan las menempel pada panjang itu.
- Distorsi panas: pos biaya yang tidak punya barisnya sendiri
Panas pengelasan membuat konstruksi melengkung, dan uang untuk meluruskannya tersebar di beberapa pos sehingga tidak terlihat. Cara mengumpulkannya, dan mengapa mencegah lebih murah daripada meluruskan.
Semikonduktor: perakitan dan pengujian
- Menghitung biaya tahap perakitan dan pengujian semikonduktor
Membedah biaya tahap back-end: memasang chip, wire bonding, encapsulation, pengujian. Kekhasannya: chip yang masuk sangat mahal sehingga kegagalan di ujung lini lebih mahal daripada industri mana pun.
Minuman beralkohol
- Menghitung biaya minuman beralkohol: biaya dari waktu yang menunggu
Membedah biaya produk yang harus diperam: selain bahan dan tenaga kerja ada tiga pos lagi yang diciptakan waktu — modal yang mengendap, susut selama pemeraman, dan luas gudang yang ditempati.
Produk tembakau
- Menghitung biaya produk tembakau: kadar air membuat angka pemakaian melompat
Perhitungan per batch seperti pengolahan pangan, ditambah satu kekhasan: bobot bahan baku berubah mengikuti kadar air sehingga angka pemakaian harus dikembalikan ke satu dasar yang sama.
Produk kulit dan alas kaki
- Menghitung biaya produk kulit: seperti garmen pada pola potong, beda karena kulit tidak seragam
Membedah biaya produk kulit atau kulit sintetis: susunan lini seperti garmen, tetapi pemakaian kulit tergantung mutu tiap lembar sehingga tidak ada angka tetap.
Produk kimia
- Menghitung biaya produk kimia: seperti pangan, ditambah produk sampingan
Membedah biaya produk kimia per batch: rantai susut dan sanitasi antar batch sama seperti pengolahan pangan, ditambah satu hal khas — produk sampingan yang laku dijual.
Bahan bangunan
- Menghitung biaya bahan bangunan: ongkos angkut adalah pos utama, bukan pos tambahan
Membedah biaya beton, bata dan komponen pracetak: bahan bakunya murah tetapi sangat berat, sehingga ongkos angkut menurut berat dan jarak sering lebih besar daripada biaya pengolahannya.
Komponen otomotif
- Menghitung biaya komponen otomotif: seperti pembuatan mesin, terbalik pada jumlah produksi
Membedah biaya satu komponen atau unit untuk kendaraan: susunan rakitannya seperti pembuatan mesin, tetapi jumlah produksinya besar sehingga biaya sekali bayar tenggelam dan biaya mutu naik ke permukaan.
Komponen dirgantara
- Menghitung biaya komponen dirgantara: seperti permesinan CNC, ditambah biaya dokumen
Membedah biaya komponen dirgantara: jalur hitungnya seperti permesinan CNC, tetapi materialnya mahal sehingga rasio pembuangan menjadi penentu, dan dokumen sertifikasi adalah biaya nyata yang harus diisi.
Alat kesehatan
- Menghitung biaya alat kesehatan: ditambah biaya lingkungan produksi
Membedah biaya satu alat kesehatan: bagian rakitannya seperti elektronik, bagian plastiknya seperti injeksi, ditambah satu pos khas yaitu biaya mempertahankan lingkungan produksi sesuai ketentuan.
Alat olahraga
- Menghitung biaya alat olahraga: satu produk, beberapa tabel biaya kecil
Produk olahraga biasanya menggabungkan plastik, kain, kayu, kulit dan logam dalam satu barang. Cara menghitung tiap sub-unit menurut tulisan bahannya lalu menjumlahkannya, alih-alih meleburnya menjadi satu baris bahan.
Peralatan energi terbarukan
- Menghitung biaya peralatan energi terbarukan: tiga industri dalam satu produk
Modul, inverter, rangka penyangga — tiap bagian mengikuti tulisan yang berbeda. Cara menggabungkannya, dan mengapa pengiriman serta pemasangan di lokasi harus dipisah dari biaya produksi.
Industri tanpa barang satuan
- Ketika produk Anda bukan satuan barang: pilih satuan hitung sebelum menghitung apa pun
Konstruksi, transportasi, pertambangan, utilitas dan pertanian tidak punya barang satuan untuk dibedah. Cara memilih satuan hitung yang bisa dipakai, dan terus terang tentang di mana Costdown belum melayani Anda.