Quando o seu produto não é uma peça: escolha a unidade de cálculo antes de calcular qualquer coisa

Todos os outros textos do Costdown partem de uma pergunta que o seu ramo não consegue responder: quanto custa UMA peça?

Você não faz uma peça. Você termina uma obra, roda uma viagem, bombeia tantos metros cúbicos, colhe uma safra. Se alguma vez você tentou preencher uma planilha de custo e sentiu que ela não encaixava no seu trabalho, a culpa não foi sua: o modelo foi escrito para outros ramos.

Este texto faz exatamente duas coisas: ajudar você a escolher uma unidade de cálculo utilizável, e dizer de frente onde o Costdown ainda não serve para você, para você não perder tempo.

Por que escolher a unidade é o passo que decide

Uma cifra de custo não significa nada sem o «de quê». Trezentos mil é muito ou pouco conforme seja trezentos mil por obra, por mês ou por mil toneladas.

E é isto que decide: uma melhoria só pode ser demonstrada se a unidade de cálculo for a mesma antes e depois. Se você compara o custo de uma obra grande com uma pequena, as cifras diferem pela escala, não porque você melhorou.

Quatro formas, escolha a que mais se parece com você

Quase todo trabalho sem peça solta cai numa das quatro formas abaixo. Ache a sua e use a unidade da coluna do meio como «uma peça» dentro do Costdown.

1. Uma obra

Construção, montagem, obra de infraestrutura, consultoria de projeto, manutenção por contrato.

2. Uma viagem ou um serviço prestado

Transporte de carga, transporte de passageiros, ferrovia, navegação, aviação, armazenagem.

Unidades utilizáveis: uma viagem numa rota determinada, ou uma tonelada-quilômetro, ou um metro cúbico de armazém por mês.

A maior armadilha deste grupo são as viagens vazias e o espaço ocioso. O custo de uma viagem quase não muda se o veículo vai cheio ou pela metade, então o custo por tonelada salta forte conforme o nível de carga. Se você não lança essa cifra, nem duas planilhas da mesma empresa se comparam.

3. Uma unidade de produção contínua

Mineração, petróleo e gás, energia elétrica, água, tratamento de resíduos, geração renovável.

Unidades utilizáveis: uma tonelada, um metro cúbico, uma unidade de energia — ou seja, a unidade com que você de fato vende.

Este grupo na verdade encaixa melhor no Costdown que os outros três, porque a produção é mensurável e o custo pode ser dividido. Duas coisas exigem cuidado:

• A qualidade da produção varia — uma tonelada de minério de teor alto não se compara com uma de teor baixo. Traga as duas para uma mesma base, como o ramo do tabaco traz para massa seca.
• A maior parte do custo corre com o TEMPO e não com a quantidade. Então o custo por unidade depende muito da produção daquele período — e o período precisa ficar escrito.

4. Um ciclo de safra

Agricultura, pecuária, silvicultura, pesca e aquicultura.

Unidades utilizáveis: uma unidade de colheita — uma tonelada, uma cabeça, um metro cúbico de madeira — não uma unidade de área.

A razão: o custo por unidade de área não diz nada se a produtividade muda, e a produtividade é justamente o alvo de toda melhoria deste ramo. Dividido pela colheita, a melhoria aparece; dividido pela área, ela some.

Seis categorias que continuam valendo inteiras

Escolhida a unidade, quase todo o modelo de dez categorias continua funcionando — basta ler «uma peça» como «uma unidade das que você acabou de escolher»:

As outras quatro — defeituosos, retrabalho, embalagem, frete — existem em uns ramos e em outros não. Nos que não existem, lance 0, não deixe vazio: 0 significa que você considerou e concluiu, vazio significa que ninguém sabe.

Com franqueza: onde o Costdown ainda não serve para você

As três coisas abaixo são reais e não há jeitinho que resolva. Sabê-las de antemão ajuda a decidir se vale usar.

1. NÃO EXISTE o conceito de unidade de cálculo dentro do produto. Você escolhe a unidade de cabeça e escreve na parte de evidência — o sistema não a guarda como campo próprio, então ele não impede que duas planilhas com unidades diferentes sejam comparadas.
2. A comparação é feita por SETOR e país, não por unidade de cálculo. Então neste grupo a sua planilha pode acabar ao lado de outra com unidade diferente. Leia a parte de evidência antes de acreditar numa comparação.
3. Os custos que correm com o tempo não têm campo próprio. Capital parado, o que aguarda entrega, a safra ainda no pé — não force para campo nenhum, escreva na parte de evidência.

Três coisas que o Excel não faz e aqui continuam inteiras

Mesmo que o modelo ainda não encaixe no seu ramo, estas três funcionam plenamente:

• Histórico de alterações — quem mudou qual cifra, quando e por quê. O Excel não guarda.
• Verificação da contraparte — uma segunda pessoa declarando que aquela cifra existiu mesmo. É o que torna uma planilha de custo confiável, e não depende da unidade de cálculo.
• Uma fórmula só — todo mundo na empresa calcula igual, em vez de cada um com o próprio arquivo.

Então se você está neste grupo, o jeito mais sensato de usar é: escolha uma unidade, mantenha-a, e primeiro construa os seus próprios dados. A comparação com outras empresas vem depois — e só fará sentido quando gente suficiente do seu ramo escolher a mesma unidade.