How to use Costdown
Costdown is where you record a cost-reduction improvement as numbers, then compare it against other factories in the same country. The first two sections walk you through doing exactly that, start to finish. The rest explain things you cannot work out by looking at the screen — read them when you need them, not before you start. Each input field also has its own explanation in place: see The ? beside each field.
Where to start
It depends on what you came here to do. Three ways in, in no particular order:
| You want to | Go to | What you need first |
|---|---|---|
| Work out what an improvement would save, without publishing anything | Intelligence → Calculator | Nothing. It works without an account and stores nothing. |
| Record an improvement you already made, so others can see and compare it | Workspace → Write | Your cost figures before and after, and how you measured both. |
| See what others in your industry have done | Discover → Projects | Nothing. |
The Calculator and the Write page share the same formulas, so a figure you try out in the Calculator comes out the same when you turn it into a proposal.
Writing a proposal, start to finish
This follows the actual order of the fields on the Write page. Before you open it, five things are worth having in hand — you can write without any of them, but the proposal then sits at a low trust level:
- The cost BEFORE and the cost AFTER, broken down by category — not a single total.
- How you measured those two figures: hand counts, shift logs, production reports, invoices.
- Monthly volume, working days, shifts per day, hours per shift — the system needs them to bring costs down to a single part.
- The money already invested, if any. If none, tick "This proposal needs no investment".
- Machine names, material codes, specific models — the more specific, the more a reader can match it against their own shop floor.
| Step | What you do | What you have afterwards |
|---|---|---|
| 1 | Go to Workspace → Write. Type the title and pick the Industry. | The two required fields are done. Picking the industry is what makes the fields below suggest the right machines and materials. |
| 2 | Pick the Process, the main KPI type and the difficulty. | These three decide which comparison group your proposal lands in. Leave them blank and it still saves, but it stays out of the ranking. |
| 3 | Write the detailed content, then the three description fields: the problem, the mechanism, the short summary. | This is what a reader reads first. The short summary is what appears in listings, so write it as an answer, not as a headline. |
| 4 | Move to the cost table. For each category involved, click "+ Add row" and fill the Before and After columns. | The panel on the right shows the total and the savings percentage immediately, updating as you type — there is no Calculate button to press. |
| 5 | Fill in the conditions of application and the risks. | These two separate a usable proposal from a boast. A reader needs to know where your improvement does NOT apply. |
| 6 | Fill in how the result was verified and the measurement method. | This is the field that decides the trust level. Be specific: what was measured, with what, against what, who signed it off. |
| 7 | Choose hard cash or cost avoidance. If unsure, leave it blank. | The reader learns whether your figure reaches the invoice or not. |
| 8 | Enter the investment and the implementation time, or tick the no-investment box. | The system works out the months to payback — you do not have to. |
| 9 | Press Save. | The proposal appears under My proposals. From then on, every change to a savings figure is recorded: old value, new value, when. |
About the Before and After columns: Before is the current state, After is once the improvement is in place. If a category is untouched by the improvement, leave BOTH columns blank — do not copy the Before figure into After to fill the gap, because that states a category the improvement has nothing to do with.
The panel titled "What the system reads from your figures" sits in the right-hand column and runs while you type, not after you save. It points out things that are hard to notice yourself: a row contributing almost nothing, a category wildly out of line with the rest, a place where you filled one side and left the other blank. Reading it while typing is worth far more than reading it after forty rows are already in.
If you are not ready to publish anything, use Intelligence → Calculator: same formulas, no account needed, nothing stored. Try figures there first and move to Write later if you want.
The ten cost categories
Costs are split into ten categories. You do not have to fill in all ten — only the ones your improvement actually touches.
| Category | Fill it in when |
|---|---|
| Labor | Someone spends time on the product: running a machine, assembling, inspecting, setting up. |
| Machine | A machine runs: depreciation, power, maintenance, machine time occupied. |
| Material | Material that goes into the product. |
| Scrap | Material or product thrown away. |
| Consumables | Tooling, drills, grinding wheels, cutting fluid — things that wear out and get replaced. |
| Outsourcing | A step done by an outside supplier. |
| Rework | Bad parts repaired to pass, rather than scrapped. |
| Packaging | Boxes, trays, film, dunnage. |
| Logistics | Freight tied to this product. |
| Factory overhead | The share accounting has already allocated to the product. Added per month, not multiplied by volume. |
Blank does not mean zero
This is the easiest thing to get wrong, and getting it wrong produces a wrong cost figure that looks exactly like a right one.
A blank field means you have NOT STATED it, not that you are asserting the category is zero. The system distinguishes the two states and displays them differently. If you genuinely mean "this costs nothing", type 0 — that is an assertion, and it is not the same as leaving the field empty.
The reason: a proposal with half its categories blank still produces a very attractive savings figure. If blank counted as zero, nobody could tell "this improvement really saves a lot" apart from "the author has only filled in half of it".
Hard cash or cost avoidance
These two kinds of saving look identical on paper but behave differently in the accounts, so every proposal should say which one it is.
- Hard cash: after the improvement, the amount actually paid each month goes down compared with what is being paid today. You pay 50 million for electricity, replace the motor, and it becomes 42 million — next month's bill is 8 million lower.
- Cost avoidance: the amount paid does not go down; it simply fails to rise the way it would have. The supplier announces an increase from 50 to 55 million, you renegotiate and change material to hold it at 50 million — the bill is still 50 million, and accounting sees nothing go down.
If you are not sure, leave it blank. Blank means "not stated"; guessing means stating something false, and a reader who knows the trade will notice.
The four trust levels
Every proposal carries a trust level. The system RECALCULATES it from the evidence actually present — it is not a label you pick, and writing at greater length does not raise it.
| Level | What it means |
|---|---|
| Unverified | The figure was calculated by the author, with no measurement evidence. |
| Self-evidenced | The figures are complete and the author has stated how they were measured. |
| Counterpart verified | A factory applied it and agreed the real figure jointly. |
| Platform verified | An independent third party checked it and concluded it holds. |
The "How it was verified" field is the most important one when writing a proposal. Something vague like "we observed a clear reduction" leaves the proposal at the lowest level and out of the ranking, no matter how good the numbers are. Something specific — what was measured, with what, against what, who signed it off — raises the level.
The number of posts never counts towards ranking, not even as a tiebreaker. Posting more does not place you higher.
Comparing against other factories
Ranking and comparison happen WITHIN A SINGLE COUNTRY only. An improvement saving 20% in Vietnam and one saving 20% in Germany cannot be compared directly: labour, power and material prices are too far apart.
For that reason comparisons are measured in percentages and in months to payback, never in absolute money. The exchange rate is taken for real at the moment of saving and then frozen, so an old proposal does not change meaning when rates move.
Grouping with colleagues
Colleagues from the same company are grouped by a random join code, not by naming the employer. You create a code, hand it to a colleague, and whoever enters it joins the same group — which lets you share internal material codes and pool figures without saying where you work.
The code is shown ONCE at creation and is never stored in readable form. If you lose it, nobody can retrieve it, administrators included — create a new one and revoke the old.
When someone applies your improvement
A proposal can go on to become a project with two sides: the one who offered the improvement and the one who applied it. The side that applied it submits the real figures afterwards, and the other reviews and confirms them. Only when both agree is the result recorded as verified.
That is the thing a spreadsheet cannot give you: a number that someone else, at another factory, has put their name to as well.
The ? beside each field
Almost every input field has a ? beside it. It opens that field's own explanation, and each one answers four questions: what it is, when to fill it in and when not to, an example with real numbers, and what other situations the field covers beyond its own name.
The fourth is the one worth reading. A field name is the shortest name, not the fullest one — seeing "Weight (kg)" and assuming it is only for metal means skipping the whole material category when you work in plastics, textiles or wood.
Where a field has a formula, the explanation gives the formula and its source.
Why not just use Excel
That is a fair question, because Excel is faster to type into, freer in layout, and works offline. Costdown does not try to win on any of those three.
There are five things a spreadsheet cannot do, and they are the entire reason Costdown exists:
- Share one library of materials, machines and processes — instead of everyone typing their own spelling of the same thing and then being unable to add the numbers up.
- See figures from other factories in the same industry and the same country.
- Let a counterpart who actually applied your improvement confirm the real number themselves.
- Keep an edit history that cannot be deleted: change a savings figure and the system records the old value, the new value, which account changed it, and when.
- One single formula for everyone — no two spreadsheets producing two answers and an argument about which one is right.
If the work in front of you needs none of those five, Excel really is faster, and we would rather say so plainly.
When something does not match
If anything in the product behaves differently from what this page describes, that is our mistake and not yours — please tell us through the Contato. Messages are stored and given a case number immediately, so your request does not disappear.
Guias por setor
Escritas para cada setor em vez de em geral: como decompor o custo, onde costuma correr mal e onde os números já existem na sua oficina.
Comum a todos os setores
- Como documentar um projeto de redução de custos para que outros confiem nele
Quatro passos para registrar um projeto de economia no Costdown, os quatro níveis de confiança que vêm da evidência, como funciona o benchmark dentro de um país e como reaproveitar a estrutura de um projeto verificado.
- A economia é real? Gargalos e os três caminhos que transformam um número em dinheiro
Por que acelerar uma máquina normalmente não economiza nada, quando um número da planilha de custo vira caixa, e como separar economia real de custo evitado antes que o financeiro pergunte.
- Seis campos que quase ninguém preenche, e para que lado cada um entorta o custo
Rendimento de material, tolerâncias de pessoa e de máquina, energia, peças por embalagem e custo fixo por lote: seis dados que costumam ficar vazios, e por que cinco dos seis fazem o custo parecer mais barato do que é.
- Fórmulas de custo de fabricação: duas fórmulas, duas perguntas diferentes
A fórmula contábil do período e a fórmula do custo unitário respondem perguntas diferentes. Como os três elementos contábeis correspondem às dez categorias, e por que as duas cifras divergem de forma legítima.
Usinagem CNC e de precisão
- Custo de usinagem CNC: as dez categorias, na ordem do processo
Como custear direito uma peça usinada — material, horas-máquina, mão de obra, ferramental, refugo, retrabalho, terceirização, embalagem, frete e custos indiretos — e por que dois engenheiros custeando a mesma peça chegam a dois números.
- Custear uma peça usinada quando a oficina ainda não tem dados
Não é preciso ERP nem um mês de estudo para chegar a um custo defensável. Escolha uma peça, meça três números durante uma semana e tire o resto de registros que a oficina já mantém.
- Custo de ferramental por peça, e três jeitos de reduzi-lo
Ferramentas de corte são compradas por caixa e consumidas por peça. Como converter uma coisa na outra, como medir a vida da ferramenta sem comprar nada, e quais reduções chegam de fato ao resultado.
Chapa: corte a laser e dobra
- Custo de fabricação em chapa: cada processo medido na sua própria unidade
Custear uma peça cortada a laser e dobrada nas dez categorias. O que é distintivo: o corte se mede em comprimento de trajeto, o puncionamento em golpes e a dobra em dobras — tirar a média entre eles esconde o verdadeiro causador.
- Nesting, aproveitamento de chapa e quanto o esqueleto vale de verdade
O material costuma ser a maior linha de um custeio em chapa, e o nesting decide a maior parte dele. Como medir o aproveitamento, como valorar o esqueleto e qual é a subtração dupla que embeleza toda planilha que toca.
Têxtil e confecção
- Custeio de confecção: as dez categorias por trás de um preço CM
Como o custo de uma peça de roupa é realmente montado — tecido, aviamentos, corte, minutos de costura, acabamento, embalagem — e por que a cifra CM cotada ao comprador só faz sentido quando se sabe o que está por baixo.
- SAM, custo por minuto e eficiência de linha: os três números por trás do custo de costura
O custo de costura é minutos padrão vezes custo por minuto, dividido pela eficiência. Cada um dos três erra com facilidade, e de um jeito que faz a peça parecer mais barata do que é.
- Consumo de tecido por peça, e para onde o tecido realmente vai
O tecido é a maior linha de quase todo custo de confecção. Como tirar o consumo do encaixe e não da memória, o que a eficiência do encaixe realmente mede, e as perdas que nunca aparecem nele.
Injeção de plástico e borracha
- Custo por peça na injeção de plástico: peso da injetada, tempo de ciclo e cavidades
Custear uma peça injetada nas dez categorias. Três números dominam tudo o mais — peso da injetada, tempo de ciclo e quantas peças saem de cada ciclo — e errar qualquer um deles move a planilha inteira.
- Amortização do molde e economia de cavidades: a aritmética por trás da decisão de ferramental
Mais cavidades significa molde mais caro e peça mais barata — até certo ponto. Como distribuir o custo do molde com honestidade e como comparar duas opções de cavidades com números em vez de instinto.
- Moído e material recuperado: a única linha que subtrai
Canais e peças rejeitadas passam pelo moinho e voltam como material utilizável. Como valorar essa recuperação com honestidade, e qual é a subtração dupla que embeleza a planilha em silêncio.
- Custo de artefatos de borracha: igual à injeção de plástico, com uma exceção decisiva
Desdobramento de um artefato de borracha prensado ou vulcanizado: a estrutura quase coincide com a injeção de plástico, mas a sobra não pode ser moída — e isso muda onde está a melhoria que rende.
Móveis e madeira
- Custo de fabricação de móveis: três materiais, três unidades diferentes
Custear um armário ou uma cadeira nas dez categorias. A pegadinha é que painel, fita de borda e ferragens são comprados cada um numa unidade diferente, e misturá-los quebra a linha de material sem avisar.
- Aproveitamento de chapa: o número que move mais dinheiro em menos tempo
O custo de painel não acompanha a área das peças — acompanha quantas chapas você abre. Como medir o aproveitamento real com registros que já existem, e por que a cifra teórica do otimizador é a errada para custear.
- Frete de carga volumosa: o caminhão enche antes de carregar
O frete de móveis é vendido por volume, não por peso, e isso muda quanto vale uma redução de custo. Como custeá-lo por produto, e por que embarcar desmontado é uma decisão de custeio antes de ser de projeto.
Gráfica e embalagem
- Custo de produção gráfica: fixo por trabalho, variável por exemplar, e a linha entre os dois
Custear um trabalho impresso nas dez categorias. A gráfica mistura custos por trabalho e por exemplar mais que qualquer outro ramo, e confundi-los é o que faz tiragens curtas parecerem artificialmente baratas.
- Perda de acerto: custo de material que não escala com a quantidade
As folhas destruídas para levar a máquina à cor são um custo fixo vestido de custo variável. Onde colocá-las na planilha, e por que essa colocação decide se as tiragens curtas estão bem precificadas.
- Consumo de papel: quantas poses saem, e quanto vale a apara
O papel costuma ser a maior linha de um custo gráfico, e a imposição decide a maior parte. Como medir o consumo real, por que a pergunta do formato da folha vem antes da pergunta da máquina, e quanto a apara vale de verdade.
Processamento de alimentos
- Custo de processamento de alimentos: rendimento, lotes e o que acontece entre eles
Custear um alimento processado nas dez categorias. A matéria-prima perde peso a cada passo, e os custos que acontecem entre lotes — higienização, troca de produto, análises — pertencem ao lote e não à peça.
- O rendimento multiplica, não soma
As perdas de cada passo se compõem, então uma série de perdas pequenas é muito maior que a soma delas. Como medir a cadeia inteira com duas cifras que você já tem, e onde o sobrepeso se esconde.
- Higienização e troca de produto: custo por lote, não custo por unidade
Limpar entre lotes custa o mesmo com lote grande ou pequeno — é isso que realmente encarece corridas curtas. Como custear, e o que isso diz sobre o tamanho de lote.
Eletrônica e montagem PCBA
- Custo de montagem de PCB: componentes, inserções e tudo o que o BOM não mostra
Custear uma placa montada nas dez categorias. Duas coisas separam este ramo dos demais: a lista de materiais domina o custo, e o tempo de máquina acompanha o número de inserções, não o de placas.
- Um BOM de centenas de linhas: consolidar a cauda sem mudar o total
A maior parte de uma lista de materiais são peças baratas que juntas quase não movem o custo. Como agrupá-las para a planilha continuar legível, como manter o total idêntico, e quando agrupar destrói justamente o que você precisava.
- Número de inserções e troca de linha: os dois números por trás de um preço SMT
O custo de montagem SMT é comandado por quantas peças são inseridas e com que frequência a linha é preparada. Os dois se medem com dados que a linha já produz, e apontam para melhorias diferentes.
Construção de máquinas e equipamentos
- Custear a construção de uma máquina: some a partir das peças, não divida horas para baixo
Uma máquina é um conjunto de peças fabricadas, compradas e terceirizadas, cada uma custeada de forma diferente. Como somá-las, onde se esconde a contagem dupla, e por que o comissionamento é uma linha de custo.
- NRE: projeto, dispositivos e primeira montagem, e por quantos você divide
Em volumes baixos os custos de uma vez só não se diluem. Como identificá-los, como escolher a quantidade sobre a qual distribuí-los, e por que ignorá-los faz um orçamento parecer competitivo e perder dinheiro.
Soldagem e estrutura metálica
- Custo de fabricação soldada: medido em comprimento de cordão, não em peças
Custear uma estrutura de aço nas dez categorias. Dois conjuntos do mesmo peso podem diferir enormemente em custo, porque o que manda neste ramo é comprimento de cordão e tempo de arco aberto, não número de peças.
- Distorção de soldagem: um custo que não aparece em nenhuma linha da planilha
O calor move o aço, e o dinheiro gasto para desempená-lo fica espalhado por quatro categorias onde ninguém vê. Como juntá-lo numa cifra só, e por que o dispositivo ganha do desempeno quando há volume.
Semicondutores: montagem e teste
- Custear a etapa de montagem e teste de semicondutores
Desdobramento da etapa de back-end: fixar o chip, ligação de fios, encapsulamento, teste. O que a distingue: o chip que entra é caríssimo, então falhar no fim da linha custa mais que em qualquer outro ramo.
Bebidas alcoólicas
- Custo de bebidas alcoólicas: o custo criado pelo tempo de espera
Desdobramento de um produto que precisa envelhecer: além de material e mão de obra há mais três custos criados pelo tempo — capital parado, perdas de envelhecimento e área de armazém ocupada.
Produtos de tabaco
- Custo de produtos de tabaco: a umidade faz o consumo saltar
Custeio por lotes como em alimentos, mais um traço próprio: a massa da matéria-prima muda com a umidade, então o consumo precisa ser levado a uma base comum.
Couro e calçados
- Custo de artefatos de couro: como confecção no corte, diferente porque o couro não é uniforme
Desdobramento de um produto em couro natural ou sintético: a linha é montada como na confecção, mas o consumo de couro depende da qualidade de cada pele, então não há uma cifra fixa.
Produtos químicos
- Custo de um produto químico: como alimentos, mais os subprodutos
Desdobramento de um produto químico fabricado por bateladas: a cadeia de perdas e a limpeza entre lotes como em alimentos, mais algo próprio — subprodutos que podem ser vendidos.
Materiais de construção
- Custo de materiais de construção: o frete é linha principal, não acessória
Desdobramento de concreto, bloco e pré-moldados: a matéria-prima é barata mas muito pesada, então o frete calculado por peso e distância muitas vezes supera o custo de transformá-la.
Autopeças
- Custo de autopeças: como construção de máquinas, invertido pelo volume
Desdobramento de uma autopeça ou subconjunto veicular: monta-se como na construção de máquinas, mas o volume alto afunda os custos de uma vez só e traz à tona os custos da qualidade.
Peças aeroespaciais
- Custo de peças aeroespaciais: como usinagem, mais o custo da documentação
Desdobramento de uma peça aeroespacial: a rota de cálculo é a da usinagem, mas o material é caro, então quem decide é a relação de desbaste, e a documentação de certificação é um custo real que precisa ser lançado.
Dispositivos médicos
- Custo de dispositivos médicos: mais o custo do ambiente de produção
Desdobramento de um dispositivo médico: a parte de montagem como em eletrônica, a parte plástica como em injeção, mais uma linha própria — manter o ambiente de produção exigido.
Artigos esportivos
- Custo de artigos esportivos: um produto, vários custeios parciais
Artigos esportivos costumam combinar plástico, tecido, madeira, couro e metal num mesmo objeto. Como custear cada subconjunto pelo texto do material dele e somar no fim, em vez de jogar tudo numa linha de material.
Equipamentos de energia renovável
- Custo de equipamentos de energia renovável: três ramos num só produto
Módulo, inversor, estrutura de suporte — cada parte segue um texto diferente. Como juntá-las e por que o frete e a montagem em campo precisam ser separados do custo de produção.
Setores sem produto em peças
- Quando o seu produto não é uma peça: escolha a unidade de cálculo antes de calcular qualquer coisa
Construção, transporte, mineração, saneamento e agricultura não têm uma peça para desdobrar. Como escolher uma unidade de cálculo utilizável, e com franqueza onde o Costdown ainda não serve para você.