Ghi lại một dự án giảm chi phí sao cho người khác tin được
Bốn bước ghi một đề án tiết kiệm trên Costdown, bốn mức tin cậy do bằng chứng quyết định, cách so với nhà máy khác trong cùng nước, và cách dùng lại cấu trúc của một đề án đã được xác nhận.
Bài này là chỗ bắt đầu. Nó không dạy tính giá thành cho một ngành cụ thể — các bài theo ngành làm việc đó — mà trả lời câu đứng trước: **ghi lại một dự án giảm chi phí thế nào để một năm sau người khác vẫn dùng lại được, và để khách hàng của bạn tin nó**.
Phần lớn cải tiến trong nhà máy chết ở chỗ này. Việc thì làm rồi, tiền thì tiết kiệm thật, nhưng nó nằm trong đầu một kỹ sư và một file Excel trên máy người đó. Người sang nhà máy khác, file đổi tên, và hai năm sau có người ngồi giải lại đúng bài toán đó từ đầu.
Costdown khác một file Excel ở chỗ nào
Excel làm được rất nhiều thứ, và chỗ nào Excel làm được thì đó không phải lý do rời Excel. Chỉ có năm việc Excel không làm được, và cả năm đều là việc cần một người thứ hai:
- Thư viện dùng chung — công đoạn, máy, vật liệu có mã chuẩn, nên hai người mô tả cùng một việc bằng cùng một mã và đối chiếu được với nhau.
- Số liệu nhà máy khác — bạn thấy mức tiết kiệm của những đề án cùng ngành, cùng nước, mà không thấy đơn giá riêng của họ.
- Đối tác xác nhận — bên còn lại của dự án bấm xác nhận, và mức tin cậy đổi vì có bằng chứng đó, không phải vì bạn tự khai.
- Lịch sử sửa đổi — mọi thay đổi số tiền, trạng thái hay quyền đều ghi lại giá trị cũ, giá trị mới, ai sửa và sửa lúc nào.
- Một công thức duy nhất — mọi đề án tính bằng cùng một công thức, nên hai đề án so được với nhau; trong Excel mỗi file là một công thức riêng.
Bốn bước ghi một đề án
1. Chọn ngành và công đoạn trước, gõ số sau
Chọn ngành xong thì danh sách công đoạn, máy và vật liệu thu hẹp lại còn những thứ ngành đó thật sự dùng. Đây không phải bước trang trí: mã bạn chọn ở đây là thứ quyết định sau này đề án của bạn có được tìm thấy và có được so sánh hay không.
Hai dòng cùng mô tả một việc nhưng gõ tay khác nhau — hàn TIG SUS304 và hàn inox dày 2 ly — là hai dòng không bao giờ đối chiếu được với nhau. Cùng một mã thì đối chiếu được.
2. Bóc cấu trúc chi phí, kể cả những ô bạn chưa có số
Bóc đủ hạng mục theo trình tự sản xuất của ngành mình. Ô nào chưa có số thì để trống, đừng gõ 0.
Bài Sáu ô hay bị bỏ trống liệt kê những hạng mục hay rơi ra nhất và mỗi hạng mục làm sai theo hướng nào.
3. Ghi cải tiến dạng trước → sau → tiền
Một cải tiến cần ba mốc: hiện trạng, sau cải tiến, và tiền đầu tư để đi từ mốc một sang mốc hai. Có đủ ba thì hệ thống tính được mức tiết kiệm và thời gian hoàn vốn bằng cùng một công thức áp cho mọi đề án.
Trước khi báo con số đó là tiền tiết kiệm, đọc bài Tiền tiết kiệm có thật không. Một cải tiến không nằm ở chỗ nghẽn thường không đem lại đồng nào, và đó là chỗ mất lòng tin nhanh nhất khi kế toán đi đối chiếu.
4. Mời phía bên kia xác nhận
Dự án giảm chi phí gần như luôn có hai bên: nhà máy và khách hàng, hoặc nhà máy và nhà cung cấp. Bên còn lại xác nhận thì con số thôi là lời khai một phía.
Đây là lý do Costdown không thể giao đủ giá trị cho một người ngồi một mình. Không phải chiêu mời bạn bè — xác nhận cần đối tác thật, và so sánh cần đồng nghiệp cùng nước.
Bốn mức tin cậy, và ai quyết định mức đó
Mức tin cậy không phải nhãn bạn tự chọn. Hệ thống tính lại từ những gì thực sự có trong hồ sơ:
| Mức | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Chưa có bằng chứng | Số liệu đã khai, chưa có gì kèm theo. |
| Tự chứng minh | Có bằng chứng do chính bên khai cung cấp — số đo, hồ sơ nội bộ. |
| Đối tác xác nhận | Bên còn lại của dự án đã xác nhận. |
| Nền tảng xác minh | Đã qua bước kiểm của nền tảng. |
Xếp hạng đọc mức này trước mọi con số đếm. Số lượng bài bạn đăng không bao giờ là tiêu chí — kể cả tiêu chí phụ khi hoà điểm. Đăng nhiều không làm số của bạn đáng tin hơn; có người xác nhận thì có.
So với nhà máy khác — và giới hạn của việc so
Benchmark chỉ so trong cùng một quốc gia, và đo bằng phần trăm tiết kiệm cùng số tháng hoàn vốn, không dùng số tiền tuyệt đối.
Lý do rất thực tế: một đề án tiết kiệm 30% ở Việt Nam và một đề án tiết kiệm 30% ở Nhật là hai việc so được với nhau. Còn cùng một số tiền tuyệt đối ở hai nước đó lại là hai việc khác hẳn nhau về quy mô, và so trực tiếp thì con số lớn hơn luôn thắng vì lý do không liên quan gì tới chất lượng cải tiến.
Dùng lại một đề án đã được chứng minh
Khi tìm được một đề án cùng ngành đã có bằng chứng, bạn áp dụng lại nó cho nhà máy mình. Thứ được chép sang là cấu trúc: các hạng mục chi phí họ đã bóc, các công đoạn họ đã đụng tới, cách họ đo trước và sau.
Con số thì không, và đó là chủ ý. Số của họ là dữ liệu của họ, đo trên máy của họ, giá vật tư của họ. Chép số sang cho ra một bảng tính đẹp và sai. Chép cấu trúc thì bạn biết cần đi đo những gì — phần khó nhất của việc bắt đầu.
Chưa có gì thì bắt đầu từ đâu
Bắt đầu bằng một dòng sản phẩm bạn thuộc nhất, không phải bằng cả nhà máy. Bóc giá thành nó theo bài hướng dẫn của ngành mình trong menu bên trái, để trống những ô chưa có số, rồi đi tìm số cho những ô trống đó theo thứ tự ô nào ảnh hưởng lớn nhất.
Một đề án bóc kỹ có giá trị hơn hẳn mười đề án khai qua loa — cho bạn, và cho cả mức tin cậy của hồ sơ.
Bài liên quan
- Tiền tiết kiệm có thật không: nút thắt và ba cách con số thành tiền
Vì sao một cải tiến làm máy chạy nhanh hơn thường không đem lại đồng nào, khi nào con số trên bảng tính trở thành tiền thật, và cách khai ô nút thắt để hệ thống cảnh báo giúp bạn.
- Sáu ô hay bị bỏ trống, và ô nào làm sai theo hướng nào
Tỷ lệ đạt vật liệu, hệ số phụ trội người và máy, điện năng, số sản phẩm mỗi thùng và chi phí cố định theo lô: sáu ô ít ai khai, mỗi ô làm giá thành lệch theo một hướng khác nhau.
- Công thức tính giá thành: hai công thức, hai câu hỏi khác nhau
Công thức kế toán theo kỳ và công thức giá thành đơn vị trả lời hai câu hỏi khác nhau. Bảng đối chiếu 3 khoản mục kế toán với 10 hạng mục, và vì sao hai con số lệch nhau là bình thường.