How to use Costdown
Costdown is where you record a cost-reduction improvement as numbers, then compare it against other factories in the same country. The first two sections walk you through doing exactly that, start to finish. The rest explain things you cannot work out by looking at the screen — read them when you need them, not before you start. Each input field also has its own explanation in place: see The ? beside each field.
Where to start
It depends on what you came here to do. Three ways in, in no particular order:
| You want to | Go to | What you need first |
|---|---|---|
| Work out what an improvement would save, without publishing anything | Intelligence → Calculator | Nothing. It works without an account and stores nothing. |
| Record an improvement you already made, so others can see and compare it | Workspace → Write | Your cost figures before and after, and how you measured both. |
| See what others in your industry have done | Discover → Projects | Nothing. |
The Calculator and the Write page share the same formulas, so a figure you try out in the Calculator comes out the same when you turn it into a proposal.
Writing a proposal, start to finish
This follows the actual order of the fields on the Write page. Before you open it, five things are worth having in hand — you can write without any of them, but the proposal then sits at a low trust level:
- The cost BEFORE and the cost AFTER, broken down by category — not a single total.
- How you measured those two figures: hand counts, shift logs, production reports, invoices.
- Monthly volume, working days, shifts per day, hours per shift — the system needs them to bring costs down to a single part.
- The money already invested, if any. If none, tick "This proposal needs no investment".
- Machine names, material codes, specific models — the more specific, the more a reader can match it against their own shop floor.
| Step | What you do | What you have afterwards |
|---|---|---|
| 1 | Go to Workspace → Write. Type the title and pick the Industry. | The two required fields are done. Picking the industry is what makes the fields below suggest the right machines and materials. |
| 2 | Pick the Process, the main KPI type and the difficulty. | These three decide which comparison group your proposal lands in. Leave them blank and it still saves, but it stays out of the ranking. |
| 3 | Write the detailed content, then the three description fields: the problem, the mechanism, the short summary. | This is what a reader reads first. The short summary is what appears in listings, so write it as an answer, not as a headline. |
| 4 | Move to the cost table. For each category involved, click "+ Add row" and fill the Before and After columns. | The panel on the right shows the total and the savings percentage immediately, updating as you type — there is no Calculate button to press. |
| 5 | Fill in the conditions of application and the risks. | These two separate a usable proposal from a boast. A reader needs to know where your improvement does NOT apply. |
| 6 | Fill in how the result was verified and the measurement method. | This is the field that decides the trust level. Be specific: what was measured, with what, against what, who signed it off. |
| 7 | Choose hard cash or cost avoidance. If unsure, leave it blank. | The reader learns whether your figure reaches the invoice or not. |
| 8 | Enter the investment and the implementation time, or tick the no-investment box. | The system works out the months to payback — you do not have to. |
| 9 | Press Save. | The proposal appears under My proposals. From then on, every change to a savings figure is recorded: old value, new value, when. |
About the Before and After columns: Before is the current state, After is once the improvement is in place. If a category is untouched by the improvement, leave BOTH columns blank — do not copy the Before figure into After to fill the gap, because that states a category the improvement has nothing to do with.
The panel titled "What the system reads from your figures" sits in the right-hand column and runs while you type, not after you save. It points out things that are hard to notice yourself: a row contributing almost nothing, a category wildly out of line with the rest, a place where you filled one side and left the other blank. Reading it while typing is worth far more than reading it after forty rows are already in.
If you are not ready to publish anything, use Intelligence → Calculator: same formulas, no account needed, nothing stored. Try figures there first and move to Write later if you want.
The ten cost categories
Costs are split into ten categories. You do not have to fill in all ten — only the ones your improvement actually touches.
| Category | Fill it in when |
|---|---|
| Labor | Someone spends time on the product: running a machine, assembling, inspecting, setting up. |
| Machine | A machine runs: depreciation, power, maintenance, machine time occupied. |
| Material | Material that goes into the product. |
| Scrap | Material or product thrown away. |
| Consumables | Tooling, drills, grinding wheels, cutting fluid — things that wear out and get replaced. |
| Outsourcing | A step done by an outside supplier. |
| Rework | Bad parts repaired to pass, rather than scrapped. |
| Packaging | Boxes, trays, film, dunnage. |
| Logistics | Freight tied to this product. |
| Factory overhead | The share accounting has already allocated to the product. Added per month, not multiplied by volume. |
Blank does not mean zero
This is the easiest thing to get wrong, and getting it wrong produces a wrong cost figure that looks exactly like a right one.
A blank field means you have NOT STATED it, not that you are asserting the category is zero. The system distinguishes the two states and displays them differently. If you genuinely mean "this costs nothing", type 0 — that is an assertion, and it is not the same as leaving the field empty.
The reason: a proposal with half its categories blank still produces a very attractive savings figure. If blank counted as zero, nobody could tell "this improvement really saves a lot" apart from "the author has only filled in half of it".
Hard cash or cost avoidance
These two kinds of saving look identical on paper but behave differently in the accounts, so every proposal should say which one it is.
- Hard cash: after the improvement, the amount actually paid each month goes down compared with what is being paid today. You pay 50 million for electricity, replace the motor, and it becomes 42 million — next month's bill is 8 million lower.
- Cost avoidance: the amount paid does not go down; it simply fails to rise the way it would have. The supplier announces an increase from 50 to 55 million, you renegotiate and change material to hold it at 50 million — the bill is still 50 million, and accounting sees nothing go down.
If you are not sure, leave it blank. Blank means "not stated"; guessing means stating something false, and a reader who knows the trade will notice.
The four trust levels
Every proposal carries a trust level. The system RECALCULATES it from the evidence actually present — it is not a label you pick, and writing at greater length does not raise it.
| Level | What it means |
|---|---|
| Unverified | The figure was calculated by the author, with no measurement evidence. |
| Self-evidenced | The figures are complete and the author has stated how they were measured. |
| Counterpart verified | A factory applied it and agreed the real figure jointly. |
| Platform verified | An independent third party checked it and concluded it holds. |
The "How it was verified" field is the most important one when writing a proposal. Something vague like "we observed a clear reduction" leaves the proposal at the lowest level and out of the ranking, no matter how good the numbers are. Something specific — what was measured, with what, against what, who signed it off — raises the level.
The number of posts never counts towards ranking, not even as a tiebreaker. Posting more does not place you higher.
Comparing against other factories
Ranking and comparison happen WITHIN A SINGLE COUNTRY only. An improvement saving 20% in Vietnam and one saving 20% in Germany cannot be compared directly: labour, power and material prices are too far apart.
For that reason comparisons are measured in percentages and in months to payback, never in absolute money. The exchange rate is taken for real at the moment of saving and then frozen, so an old proposal does not change meaning when rates move.
Grouping with colleagues
Colleagues from the same company are grouped by a random join code, not by naming the employer. You create a code, hand it to a colleague, and whoever enters it joins the same group — which lets you share internal material codes and pool figures without saying where you work.
The code is shown ONCE at creation and is never stored in readable form. If you lose it, nobody can retrieve it, administrators included — create a new one and revoke the old.
When someone applies your improvement
A proposal can go on to become a project with two sides: the one who offered the improvement and the one who applied it. The side that applied it submits the real figures afterwards, and the other reviews and confirms them. Only when both agree is the result recorded as verified.
That is the thing a spreadsheet cannot give you: a number that someone else, at another factory, has put their name to as well.
The ? beside each field
Almost every input field has a ? beside it. It opens that field's own explanation, and each one answers four questions: what it is, when to fill it in and when not to, an example with real numbers, and what other situations the field covers beyond its own name.
The fourth is the one worth reading. A field name is the shortest name, not the fullest one — seeing "Weight (kg)" and assuming it is only for metal means skipping the whole material category when you work in plastics, textiles or wood.
Where a field has a formula, the explanation gives the formula and its source.
Why not just use Excel
That is a fair question, because Excel is faster to type into, freer in layout, and works offline. Costdown does not try to win on any of those three.
There are five things a spreadsheet cannot do, and they are the entire reason Costdown exists:
- Share one library of materials, machines and processes — instead of everyone typing their own spelling of the same thing and then being unable to add the numbers up.
- See figures from other factories in the same industry and the same country.
- Let a counterpart who actually applied your improvement confirm the real number themselves.
- Keep an edit history that cannot be deleted: change a savings figure and the system records the old value, the new value, which account changed it, and when.
- One single formula for everyone — no two spreadsheets producing two answers and an argument about which one is right.
If the work in front of you needs none of those five, Excel really is faster, and we would rather say so plainly.
When something does not match
If anything in the product behaves differently from what this page describes, that is our mistake and not yours — please tell us through the Contatti. Messages are stored and given a case number immediately, so your request does not disappear.
Guide per settore
Scritte per un settore alla volta invece che in generale: come scomporre il costo, dove si sbaglia di solito e dove i numeri esistono già nella tua officina.
Comune a tutti i settori
- Come documentare un progetto di riduzione dei costi perché gli altri ci credano
Quattro passi per registrare un progetto di risparmio su Costdown, i quattro livelli di affidabilità che nascono dall'evidenza, come funziona il benchmark dentro un solo paese e come riutilizzare la struttura di un progetto verificato.
- Il risparmio è reale? Colli di bottiglia e le tre strade che trasformano un numero in denaro
Perché accelerare una macchina di solito non fa risparmiare nulla, quando una cifra del foglio costi diventa cassa, e come distinguere un risparmio reale da un costo evitato prima che lo chieda l'amministrazione.
- Sei campi che quasi nessuno compila, e da che parte ciascuno piega il costo
Resa del materiale, maggiorazioni di persona e di macchina, energia, pezzi per imballo e costo fisso per lotto: sei dati che restano quasi sempre vuoti, e perché cinque su sei fanno sembrare il costo più basso di quanto sia.
- Formule del costo di produzione: due formule, due domande diverse
La formula contabile di periodo e la formula del costo unitario rispondono a domande diverse. Come i tre elementi contabili corrispondono alle dieci categorie, e perché le due cifre divergono in modo legittimo.
Lavorazioni CNC e di precisione
- Costo di lavorazione CNC: le dieci categorie, nell'ordine del processo
Come calcolare bene il costo di un pezzo lavorato — materiale, ore macchina, manodopera, attrezzature, scarto, rilavorazione, conto lavoro, imballo, trasporto e costi generali — e perché due tecnici sullo stesso pezzo ottengono due numeri.
- Calcolare il costo di un pezzo lavorato quando l'officina non ha ancora dati
Non servono un gestionale né un mese di studio per arrivare a un costo difendibile. Scegli un pezzo, misura tre numeri in una settimana e prendi il resto da registri che l'officina già tiene.
- Costo utensili per pezzo, e tre modi per ridurlo
Gli utensili da taglio si comprano a scatole e si consumano a pezzi. Come convertire una cosa nell'altra, come misurare la durata utensile senza comprare nulla, e quali riduzioni arrivano davvero al risultato.
Lamiera: taglio laser e piega
- Costo della carpenteria in lamiera: ogni processo misurato nella sua unità
Calcolare un pezzo tagliato al laser e piegato nelle dieci categorie. La particolarità: il taglio si misura in lunghezza di percorso, la punzonatura in colpi, la piega in pieghe — farne la media nasconde il vero motore del costo.
- Nesting, resa della lamiera e quanto vale davvero lo scheletro
Il materiale è di solito la voce più grande di un calcolo in lamiera, e il nesting ne decide la maggior parte. Come misurare la resa, come valorizzare lo scheletro e qual è la doppia sottrazione che abbellisce ogni foglio che tocca.
Tessile e confezione
- Costing di confezione: le dieci categorie dietro un prezzo CM
Come si costruisce davvero il costo di un capo — tessuto, accessori, taglio, minuti di cucitura, finissaggio, imballo — e perché la cifra CM quotata al buyer ha senso solo se sai cosa c'è sotto.
- SAM, costo al minuto ed efficienza di linea: i tre numeri dietro al costo di cucitura
Il costo di cucitura è minuti standard per costo al minuto, diviso l'efficienza. Ognuno dei tre si sbaglia facilmente, e in un modo che fa sembrare il capo più economico di quanto sia.
- Consumo di tessuto per capo, e dove finisce davvero il tessuto
Il tessuto è la voce più grande di quasi ogni costo di confezione. Come ricavare il consumo dal piazzamento e non dalla memoria, cosa misura davvero l'efficienza del piazzamento, e le perdite che lì non compaiono mai.
Stampaggio plastica e gomma
- Costo per pezzo nello stampaggio a iniezione: peso dell'iniettata, tempo ciclo e cavità
Calcolare un pezzo stampato nelle dieci categorie. Tre numeri dominano tutto il resto — peso dell'iniettata, tempo ciclo e quanti pezzi escono da ogni ciclo — e sbagliarne uno sposta l'intero foglio.
- Ammortamento dello stampo ed economia delle cavità: l'aritmetica dietro la scelta dell'attrezzatura
Più cavità significa stampo più caro e pezzo più economico — fino a un certo punto. Come spalmare il costo dello stampo con onestà e come confrontare due opzioni di cavità con i numeri invece che a istinto.
- Macinato e materiale recuperato: l'unica riga che sottrae
Materozze e pezzi scartati passano dal mulino e tornano come materiale utilizzabile. Come valorizzare quel recupero con onestà, e qual è la doppia sottrazione che abbellisce il foglio in silenzio.
- Costo degli articoli in gomma: come lo stampaggio a iniezione, con un'eccezione decisiva
Scomposizione di un articolo in gomma pressato o vulcanizzato: la struttura coincide quasi del tutto con lo stampaggio a iniezione, ma l'eccedenza non si può macinare — e questo sposta dove sta il miglioramento che rende.
Mobile e lavorazione del legno
- Costo di produzione mobili: tre materiali, tre unità diverse
Calcolare un mobile o una sedia nelle dieci categorie. Il tranello è che pannello, bordo e ferramenta si comprano ognuno in un'unità diversa, e mescolarli rompe la voce materiale senza dirlo.
- Resa del pannello: il numero che muove più denaro nel minor tempo
Il costo del pannello non segue l'area dei pezzi — segue quanti pannelli apri. Come misurare la resa reale con registri che hai già, e perché la cifra teorica dell'ottimizzatore è quella sbagliata per calcolare i costi.
- Trasporto di merce voluminosa: il camion si riempie prima di caricarsi
Il trasporto dei mobili si vende a volume, non a peso, e questo cambia quanto vale una riduzione di costo. Come calcolarlo per prodotto, e perché spedire smontato è una decisione di costing prima che di progetto.
Stampa e imballaggio
- Costo di produzione grafica: fisso per commessa, variabile per copia, e la linea tra i due
Calcolare una commessa di stampa nelle dieci categorie. La stampa mescola costi per commessa e per copia più di ogni altro settore, e confonderli è ciò che fa sembrare le tirature corte artificialmente economiche.
- Scarto di avviamento: costo di materiale che non scala con la quantità
I fogli distrutti per portare la macchina a colore sono un costo fisso travestito da variabile. Dove metterli nel foglio, e perché quella collocazione decide se le tirature corte sono prezzate bene.
- Consumo di carta: quante pose stanno, e quanto vale il rifilo
La carta è di solito la voce più grande di un costo grafico, e l'imposizione ne decide la maggior parte. Come misurare il consumo reale, perché la domanda sul formato del foglio viene prima di quella sulla macchina, e quanto vale davvero il macero.
Lavorazione alimentare
- Costo di lavorazione alimentare: resa, lotti e ciò che succede tra un lotto e l'altro
Calcolare un alimento trasformato nelle dieci categorie. La materia prima perde peso a ogni passaggio, e i costi che avvengono tra i lotti — sanificazione, cambio prodotto, analisi — appartengono al lotto e non al pezzo.
- La resa si moltiplica, non si somma
Le perdite di ogni passaggio si compongono, quindi una serie di perdite piccole è molto più grande della loro somma. Come misurare l'intera catena con due cifre che hai già, e dove si nasconde il sovrariempimento.
- Sanificazione e cambio prodotto: costo per lotto, non costo per unità
Pulire tra i lotti costa uguale con lotto grande o piccolo — è questo che rende davvero care le produzioni corte. Come calcolarlo, e cosa ti dice sulla dimensione del lotto.
Elettronica e assemblaggio PCBA
- Costo di assemblaggio PCB: componenti, punti di posa e tutto ciò che la distinta non mostra
Calcolare una scheda assemblata nelle dieci categorie. Due cose separano questo settore dagli altri: la distinta base domina il costo, e il tempo macchina segue il numero di punti di posa, non il numero di schede.
- Una distinta da centinaia di righe: consolidare la coda senza cambiare il totale
La maggior parte di una distinta base sono componenti economici che insieme quasi non muovono il costo. Come raggrupparli perché il foglio resti leggibile, come tenere il totale identico, e quando raggruppare distrugge proprio ciò che ti serviva.
- Numero di punti di posa e cambio linea: i due numeri dietro a un prezzo SMT
Il costo di assemblaggio SMT è guidato da quanti componenti vengono posati e da quanto spesso la linea viene preparata. Entrambi si misurano con dati che la linea già produce, e puntano a miglioramenti diversi.
Costruzione macchine e impianti
- Calcolare il costo di una macchina: somma dai componenti, non ripartire le ore verso il basso
Una macchina è un assieme di componenti fabbricati, acquistati e affidati a terzi, ognuno calcolato in modo diverso. Come sommarli, dove si nasconde il doppio conteggio, e perché la messa in servizio è una voce di costo.
- NRE: progetto, attrezzature e prima macchina, e per quanti li dividi
A volumi bassi i costi una tantum non si assottigliano. Come identificarli, come scegliere la quantità su cui spalmarli, e perché ignorarli fa sembrare competitivo un preventivo che perde denaro.
Saldatura e carpenteria
- Costo della carpenteria saldata: si misura in lunghezza di cordone, non in pezzi
Calcolare una struttura in acciaio nelle dieci categorie. Due assiemi dello stesso peso possono differire enormemente nel costo, perché in questo settore comandano la lunghezza del cordone e il tempo d'arco, non il numero di pezzi.
- Distorsione da saldatura: un costo che non compare in nessuna riga del foglio
Il calore muove l'acciaio, e il denaro speso per raddrizzarlo resta sparso su quattro categorie dove nessuno lo vede. Come raccoglierlo in una cifra sola, e perché l'attrezzatura batte il raddrizzamento quando c'è volume.
Semiconduttori: assemblaggio e test
- Calcolare il costo della fase di assemblaggio e test dei semiconduttori
Scomposizione della fase di back-end: fissare il chip, collegamento dei fili, incapsulamento, test. La particolarità: il chip che entra è carissimo, quindi fallire a fine linea costa più che in qualsiasi altro settore.
Bevande alcoliche
- Costo delle bevande alcoliche: il costo creato dal tempo di attesa
Scomposizione di un prodotto che deve invecchiare: oltre a materiale e manodopera ci sono altri tre costi creati dal tempo — capitale immobilizzato, calo di invecchiamento e superficie di magazzino occupata.
Prodotti del tabacco
- Costo dei prodotti del tabacco: l'umidità fa saltare il consumo
Costing a lotti come nell'alimentare, più un tratto proprio: la massa della materia prima cambia con l'umidità, quindi il consumo va riportato a una base comune.
Pelle e calzature
- Costo degli articoli in pelle: come la confezione nel taglio, diverso perché la pelle non è uniforme
Scomposizione di un prodotto in pelle naturale o sintetica: la linea si costruisce come nella confezione, ma il consumo di pelle dipende dalla qualità di ogni pelle, quindi non c'è una cifra fissa.
Prodotti chimici
- Costo di un prodotto chimico: come l'alimentare, più i sottoprodotti
Scomposizione di un prodotto chimico fabbricato a lotti: la catena delle perdite e la pulizia tra i lotti come nell'alimentare, più qualcosa di proprio — sottoprodotti vendibili.
Materiali da costruzione
- Costo dei materiali da costruzione: il trasporto è voce principale, non accessoria
Scomposizione di calcestruzzo, laterizio e prefabbricati: la materia prima è economica ma molto pesante, quindi il trasporto calcolato a peso e distanza spesso supera il costo di trasformarla.
Componenti auto
- Costo dei componenti auto: come la costruzione macchine, rovesciato dal volume
Scomposizione di un componente o sottoassieme per veicolo: si costruisce come nella costruzione macchine, ma il volume alto affonda i costi una tantum e fa emergere i costi della qualità.
Componenti aeronautici
- Costo dei componenti aeronautici: come le lavorazioni meccaniche, più il costo della documentazione
Scomposizione di un componente aeronautico: il percorso di calcolo è quello delle lavorazioni meccaniche, ma il materiale è caro, quindi decide il rapporto di asportazione, e la documentazione di certificazione è un costo reale da inserire.
Dispositivi medici
- Costo dei dispositivi medici: più il costo dell'ambiente di produzione
Scomposizione di un dispositivo medico: la parte di assemblaggio come in elettronica, la parte plastica come nello stampaggio, più una voce propria — mantenere l'ambiente di produzione richiesto.
Articoli sportivi
- Costo degli articoli sportivi: un prodotto, più calcoli parziali
Gli articoli sportivi combinano di solito plastica, tessuto, legno, pelle e metallo in un solo oggetto. Come calcolare ogni sottoassieme col testo del suo materiale e sommare alla fine, invece di buttare tutto in una riga materiale.
Impianti per energie rinnovabili
- Costo degli impianti per energie rinnovabili: tre settori in un solo prodotto
Modulo, inverter, struttura di supporto — ogni parte segue un testo diverso. Come metterle insieme e perché trasporto e montaggio in campo vanno separati dal costo di produzione.
Settori senza prodotto a pezzi
- Quando il tuo prodotto non è un pezzo: scegli l'unità di calcolo prima di calcolare qualsiasi cosa
Edilizia, trasporti, estrazione, servizi a rete e agricoltura non hanno un pezzo da scomporre. Come scegliere un'unità di calcolo utilizzabile, e con franchezza dove Costdown ancora non ti serve.