How to use Costdown
Costdown is where you record a cost-reduction improvement as numbers, then compare it against other factories in the same country. The first two sections walk you through doing exactly that, start to finish. The rest explain things you cannot work out by looking at the screen — read them when you need them, not before you start. Each input field also has its own explanation in place: see The ? beside each field.
Where to start
It depends on what you came here to do. Three ways in, in no particular order:
| You want to | Go to | What you need first |
|---|---|---|
| Work out what an improvement would save, without publishing anything | Intelligence → Calculator | Nothing. It works without an account and stores nothing. |
| Record an improvement you already made, so others can see and compare it | Workspace → Write | Your cost figures before and after, and how you measured both. |
| See what others in your industry have done | Discover → Projects | Nothing. |
The Calculator and the Write page share the same formulas, so a figure you try out in the Calculator comes out the same when you turn it into a proposal.
Writing a proposal, start to finish
This follows the actual order of the fields on the Write page. Before you open it, five things are worth having in hand — you can write without any of them, but the proposal then sits at a low trust level:
- The cost BEFORE and the cost AFTER, broken down by category — not a single total.
- How you measured those two figures: hand counts, shift logs, production reports, invoices.
- Monthly volume, working days, shifts per day, hours per shift — the system needs them to bring costs down to a single part.
- The money already invested, if any. If none, tick "This proposal needs no investment".
- Machine names, material codes, specific models — the more specific, the more a reader can match it against their own shop floor.
| Step | What you do | What you have afterwards |
|---|---|---|
| 1 | Go to Workspace → Write. Type the title and pick the Industry. | The two required fields are done. Picking the industry is what makes the fields below suggest the right machines and materials. |
| 2 | Pick the Process, the main KPI type and the difficulty. | These three decide which comparison group your proposal lands in. Leave them blank and it still saves, but it stays out of the ranking. |
| 3 | Write the detailed content, then the three description fields: the problem, the mechanism, the short summary. | This is what a reader reads first. The short summary is what appears in listings, so write it as an answer, not as a headline. |
| 4 | Move to the cost table. For each category involved, click "+ Add row" and fill the Before and After columns. | The panel on the right shows the total and the savings percentage immediately, updating as you type — there is no Calculate button to press. |
| 5 | Fill in the conditions of application and the risks. | These two separate a usable proposal from a boast. A reader needs to know where your improvement does NOT apply. |
| 6 | Fill in how the result was verified and the measurement method. | This is the field that decides the trust level. Be specific: what was measured, with what, against what, who signed it off. |
| 7 | Choose hard cash or cost avoidance. If unsure, leave it blank. | The reader learns whether your figure reaches the invoice or not. |
| 8 | Enter the investment and the implementation time, or tick the no-investment box. | The system works out the months to payback — you do not have to. |
| 9 | Press Save. | The proposal appears under My proposals. From then on, every change to a savings figure is recorded: old value, new value, when. |
About the Before and After columns: Before is the current state, After is once the improvement is in place. If a category is untouched by the improvement, leave BOTH columns blank — do not copy the Before figure into After to fill the gap, because that states a category the improvement has nothing to do with.
The panel titled "What the system reads from your figures" sits in the right-hand column and runs while you type, not after you save. It points out things that are hard to notice yourself: a row contributing almost nothing, a category wildly out of line with the rest, a place where you filled one side and left the other blank. Reading it while typing is worth far more than reading it after forty rows are already in.
If you are not ready to publish anything, use Intelligence → Calculator: same formulas, no account needed, nothing stored. Try figures there first and move to Write later if you want.
The ten cost categories
Costs are split into ten categories. You do not have to fill in all ten — only the ones your improvement actually touches.
| Category | Fill it in when |
|---|---|
| Labor | Someone spends time on the product: running a machine, assembling, inspecting, setting up. |
| Machine | A machine runs: depreciation, power, maintenance, machine time occupied. |
| Material | Material that goes into the product. |
| Scrap | Material or product thrown away. |
| Consumables | Tooling, drills, grinding wheels, cutting fluid — things that wear out and get replaced. |
| Outsourcing | A step done by an outside supplier. |
| Rework | Bad parts repaired to pass, rather than scrapped. |
| Packaging | Boxes, trays, film, dunnage. |
| Logistics | Freight tied to this product. |
| Factory overhead | The share accounting has already allocated to the product. Added per month, not multiplied by volume. |
Blank does not mean zero
This is the easiest thing to get wrong, and getting it wrong produces a wrong cost figure that looks exactly like a right one.
A blank field means you have NOT STATED it, not that you are asserting the category is zero. The system distinguishes the two states and displays them differently. If you genuinely mean "this costs nothing", type 0 — that is an assertion, and it is not the same as leaving the field empty.
The reason: a proposal with half its categories blank still produces a very attractive savings figure. If blank counted as zero, nobody could tell "this improvement really saves a lot" apart from "the author has only filled in half of it".
Hard cash or cost avoidance
These two kinds of saving look identical on paper but behave differently in the accounts, so every proposal should say which one it is.
- Hard cash: after the improvement, the amount actually paid each month goes down compared with what is being paid today. You pay 50 million for electricity, replace the motor, and it becomes 42 million — next month's bill is 8 million lower.
- Cost avoidance: the amount paid does not go down; it simply fails to rise the way it would have. The supplier announces an increase from 50 to 55 million, you renegotiate and change material to hold it at 50 million — the bill is still 50 million, and accounting sees nothing go down.
If you are not sure, leave it blank. Blank means "not stated"; guessing means stating something false, and a reader who knows the trade will notice.
The four trust levels
Every proposal carries a trust level. The system RECALCULATES it from the evidence actually present — it is not a label you pick, and writing at greater length does not raise it.
| Level | What it means |
|---|---|
| Unverified | The figure was calculated by the author, with no measurement evidence. |
| Self-evidenced | The figures are complete and the author has stated how they were measured. |
| Counterpart verified | A factory applied it and agreed the real figure jointly. |
| Platform verified | An independent third party checked it and concluded it holds. |
The "How it was verified" field is the most important one when writing a proposal. Something vague like "we observed a clear reduction" leaves the proposal at the lowest level and out of the ranking, no matter how good the numbers are. Something specific — what was measured, with what, against what, who signed it off — raises the level.
The number of posts never counts towards ranking, not even as a tiebreaker. Posting more does not place you higher.
Comparing against other factories
Ranking and comparison happen WITHIN A SINGLE COUNTRY only. An improvement saving 20% in Vietnam and one saving 20% in Germany cannot be compared directly: labour, power and material prices are too far apart.
For that reason comparisons are measured in percentages and in months to payback, never in absolute money. The exchange rate is taken for real at the moment of saving and then frozen, so an old proposal does not change meaning when rates move.
Grouping with colleagues
Colleagues from the same company are grouped by a random join code, not by naming the employer. You create a code, hand it to a colleague, and whoever enters it joins the same group — which lets you share internal material codes and pool figures without saying where you work.
The code is shown ONCE at creation and is never stored in readable form. If you lose it, nobody can retrieve it, administrators included — create a new one and revoke the old.
When someone applies your improvement
A proposal can go on to become a project with two sides: the one who offered the improvement and the one who applied it. The side that applied it submits the real figures afterwards, and the other reviews and confirms them. Only when both agree is the result recorded as verified.
That is the thing a spreadsheet cannot give you: a number that someone else, at another factory, has put their name to as well.
The ? beside each field
Almost every input field has a ? beside it. It opens that field's own explanation, and each one answers four questions: what it is, when to fill it in and when not to, an example with real numbers, and what other situations the field covers beyond its own name.
The fourth is the one worth reading. A field name is the shortest name, not the fullest one — seeing "Weight (kg)" and assuming it is only for metal means skipping the whole material category when you work in plastics, textiles or wood.
Where a field has a formula, the explanation gives the formula and its source.
Why not just use Excel
That is a fair question, because Excel is faster to type into, freer in layout, and works offline. Costdown does not try to win on any of those three.
There are five things a spreadsheet cannot do, and they are the entire reason Costdown exists:
- Share one library of materials, machines and processes — instead of everyone typing their own spelling of the same thing and then being unable to add the numbers up.
- See figures from other factories in the same industry and the same country.
- Let a counterpart who actually applied your improvement confirm the real number themselves.
- Keep an edit history that cannot be deleted: change a savings figure and the system records the old value, the new value, which account changed it, and when.
- One single formula for everyone — no two spreadsheets producing two answers and an argument about which one is right.
If the work in front of you needs none of those five, Excel really is faster, and we would rather say so plainly.
When something does not match
If anything in the product behaves differently from what this page describes, that is our mistake and not yours — please tell us through the Contacto. Messages are stored and given a case number immediately, so your request does not disappear.
Guías por sector
Escritas para cada sector en lugar de en general: cómo desglosar el coste, dónde suele fallar y dónde ya están los datos en su taller.
Común a todas las industrias
- Cómo documentar un proyecto de reducción de costos para que otros confíen en él
Cuatro pasos para registrar un proyecto de ahorro en Costdown, los cuatro niveles de confianza que salen de la evidencia, cómo funciona el benchmark dentro de un país y cómo reutilizar la estructura de un proyecto verificado.
- ¿El ahorro es real? Cuellos de botella y las tres vías por las que un número se vuelve dinero
Por qué acelerar una máquina normalmente no ahorra nada, cuándo una cifra de la hoja de costos se convierte en dinero, y cómo distinguir un ahorro en caja de un costo evitado antes de que finanzas lo pregunte.
- Seis campos que casi nadie llena, y hacia qué lado tuerce el costo cada uno
Rendimiento de material, suplementos de persona y de máquina, energía, piezas por empaque y costo fijo por lote: seis datos que suelen quedar vacíos, y por qué cinco de los seis hacen que el costo se vea más barato de lo que es.
- Fórmulas de costo de fabricación: dos fórmulas, dos preguntas distintas
La fórmula contable del periodo y la fórmula del costo unitario responden preguntas distintas. Cómo se corresponden los tres elementos contables con las diez categorías, y por qué las dos cifras difieren de manera legítima.
Mecanizado CNC y de precisión
- Costo de mecanizado CNC: las diez categorías, en orden de proceso
Cómo costear bien una pieza mecanizada — material, horas-máquina, mano de obra, herramental, scrap, retrabajo, maquila, empaque, flete y gastos indirectos — y por qué dos ingenieros costeando la misma pieza sacan dos cifras distintas.
- Costear una pieza mecanizada cuando el taller todavía no tiene datos
No hace falta un ERP ni un mes de estudio para sacar un costo defendible. Elige una pieza, mide tres números durante una semana y toma el resto de registros que el taller ya lleva.
- Costo de herramental por pieza, y tres formas de bajarlo
Las herramientas de corte se compran por caja y se consumen por pieza. Cómo convertir una cosa en la otra, cómo medir la vida de la herramienta sin comprar nada, y qué reducciones llegan de verdad al resultado.
Lámina: corte láser y doblez
- Costo de fabricación en lámina: cada proceso medido en su propia unidad
Costear una pieza cortada con láser y doblada en las diez categorías. Lo distintivo: el corte se mide en longitud de trayectoria, el punzonado en golpes y el doblez en dobleces — promediarlos esconde el verdadero causante.
- Anidado, aprovechamiento de material y cuánto vale de verdad el esqueleto
El material suele ser el renglón más grande de un costeo en lámina, y el anidado decide la mayor parte. Cómo medir el aprovechamiento, cómo valuar el esqueleto y cuál es la doble resta que embellece toda hoja que toca.
Textil y confección
- Costeo de confección: las diez categorías detrás de un precio CM
Cómo se arma de verdad el costo de una prenda — tela, avíos, corte, minutos de costura, acabado, empaque — y por qué la cifra CM que se cotiza al comprador sólo tiene sentido cuando sabes qué hay debajo.
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El costo de costura es minutos estándar por costo por minuto, dividido entre la eficiencia. Cada uno de los tres se equivoca con facilidad, y de una manera que hace que la prenda se vea más barata de lo que es.
- Consumo de tela por prenda, y a dónde se va realmente la tela
La tela es el renglón más grande de casi todo costo de confección. Cómo sacar el consumo del trazo y no de la memoria, qué mide en realidad la eficiencia del trazo, y las pérdidas que nunca aparecen en él.
Inyección de plástico y hule
- Costo por pieza en inyección de plástico: peso de inyectada, tiempo de ciclo y cavidades
Costear una pieza inyectada en las diez categorías. Tres números dominan todo lo demás — peso de inyectada, tiempo de ciclo y cuántas piezas salen de cada ciclo — y equivocarse en cualquiera mueve la hoja entera.
- Amortización del molde y economía de cavidades: la aritmética detrás de la decisión de herramental
Más cavidades significa molde más caro y pieza más barata — hasta cierto punto. Cómo repartir el costo del molde con honestidad y cómo comparar dos opciones de cavidades con números en vez de instinto.
- Molido y material recuperado: el único renglón que resta
Coladas y piezas rechazadas pasan por el molino y regresan como material utilizable. Cómo valuar esa recuperación con honestidad, y cuál es la doble resta que embellece la hoja en silencio.
- Costo de productos de hule: igual que inyección de plástico, con una excepción que decide
Desglose de un producto de hule prensado o vulcanizado: la estructura casi coincide con la inyección de plástico, pero el excedente no se puede moler — y eso cambia dónde está la mejora que rinde.
Muebles y trabajo en madera
- Costo de fabricación de muebles: tres materiales, tres unidades distintas
Costear un mueble o una silla en las diez categorías. La trampa está en que tableros, canto y herrajes se compran cada uno en una unidad distinta, y mezclarlos rompe el renglón de material sin avisar.
- Aprovechamiento de tablero: el número que mueve más dinero en menos tiempo
El costo de tablero no sigue el área de las piezas — sigue cuántas hojas abres. Cómo medir el aprovechamiento real con registros que ya tienes, y por qué la cifra teórica del optimizador es la equivocada para costear.
- Flete de mercancía voluminosa: el camión se llena antes de cargarse
El flete de muebles se vende por volumen, no por peso, y eso cambia lo que vale una reducción de costo. Cómo costearlo por producto, y por qué embarcar desarmado es una decisión de costeo antes que de diseño.
Artes gráficas y empaque
- Costo de producción gráfica: fijo por trabajo, variable por ejemplar, y la línea entre ambos
Costear un trabajo impreso en las diez categorías. La impresión mezcla costos por trabajo y por ejemplar más que cualquier otro giro, y confundirlos es lo que hace que los tirajes cortos se vean artificialmente baratos.
- Merma de arranque: costo de material que no escala con la cantidad
Los pliegos destruidos para llevar la máquina a color son un costo fijo vestido de costo variable. Dónde ponerlos en la hoja, y por qué esa ubicación decide si los tirajes cortos están bien cotizados.
- Consumo de papel: cuántas poses salen, y cuánto vale el refile
El papel suele ser el renglón más grande de un costo gráfico, y la imposición decide la mayor parte. Cómo medir el consumo real, por qué la pregunta del tamaño de pliego va antes que la de la máquina, y cuánto vale de verdad el papel de desperdicio.
Procesamiento de alimentos
- Costo de procesamiento de alimentos: rendimiento, lotes y lo que pasa entre ellos
Costear un alimento procesado en las diez categorías. La materia prima pierde peso en cada paso, y los costos que ocurren entre lotes — limpieza, cambio de producto, análisis — pertenecen al lote y no a la pieza.
- El rendimiento se multiplica, no se suma
Las pérdidas de cada paso se componen, así que una serie de pérdidas pequeñas es mucho mayor que su suma. Cómo medir toda la cadena con dos cifras que ya tienes, y dónde se esconde el regalo de producto.
- Limpieza y cambio de producto: costo por lote, no costo por unidad
Limpiar entre lotes cuesta lo mismo con lote grande o chico — que es lo que de verdad encarece las corridas cortas. Cómo costearlo, y qué te dice sobre el tamaño de lote.
Electrónica y ensamble PCBA
- Costo de ensamble de PCB: componentes, colocaciones y todo lo que el BOM no muestra
Costear una tarjeta ensamblada en las diez categorías. Dos cosas separan a este giro del resto: la lista de materiales domina el costo, y el tiempo de máquina sigue el número de colocaciones, no el de tarjetas.
- Un BOM de cientos de líneas: consolidar la cola sin cambiar el total
La mayor parte de una lista de materiales son partes baratas que juntas casi no mueven el costo. Cómo agruparlas para que la hoja siga siendo legible, cómo mantener el total idéntico, y cuándo agrupar destruye justo lo que necesitabas.
- Número de colocaciones y cambio de línea: los dos números detrás de un precio SMT
El costo de ensamble SMT lo mandan cuántas partes se colocan y con qué frecuencia se prepara la línea. Los dos se miden con datos que la línea ya produce, y los dos apuntan a mejoras distintas.
Construcción de maquinaria y equipo
- Costear la construcción de una máquina: suma desde las partes, no repartas horas hacia abajo
Una máquina es un ensamble de partes fabricadas, compradas y maquiladas, cada una costeada distinto. Cómo sumarlas, dónde se esconde el doble conteo, y por qué la puesta en marcha es un renglón de costo.
- NRE: diseño, dispositivos y primer armado, y entre cuántos los divides
A volúmenes bajos los costos de una sola vez no se adelgazan. Cómo identificarlos, cómo elegir la cantidad entre la que se reparten, y por qué ignorarlos hace que una cotización se vea competitiva y pierda dinero.
Soldadura y estructura metálica
- Costo de fabricación soldada: se mide en longitud de cordón, no en piezas
Costear una estructura de acero en las diez categorías. Dos conjuntos del mismo peso pueden diferir enormemente en costo, porque lo que manda en este giro es la longitud de cordón y el tiempo de arco encendido, no el número de piezas.
- Distorsión por soldadura: un costo que no aparece en ningún renglón de la hoja
El calor mueve el acero, y el dinero gastado en enderezarlo queda repartido entre cuatro categorías donde nadie lo ve. Cómo juntarlo en una sola cifra, y por qué el dispositivo le gana al enderezado cuando hay volumen.
Semiconductores: ensamble y prueba
- Costear la etapa de ensamble y prueba de semiconductores
Desglose de la etapa de back-end: montar el chip, unión de alambre, encapsulado, prueba. Lo distintivo: el chip que entra es carísimo, así que fallar al final de la línea cuesta más que en cualquier otro giro.
Bebidas alcohólicas
- Costo de bebidas alcohólicas: el costo que crea el tiempo de espera
Desglose de un producto que tiene que añejarse: además de material y mano de obra hay tres costos más creados por el tiempo — capital inmovilizado, mermas de añejamiento y superficie de bodega ocupada.
Productos de tabaco
- Costo de productos de tabaco: la humedad hace saltar el consumo
Costeo por lotes como en alimentos, más un rasgo propio: la masa de la materia prima cambia con la humedad, así que el consumo hay que llevarlo a una base común.
Cuero y calzado
- Costo de productos de cuero: como confección al cortar, distinto porque el cuero no es uniforme
Desglose de un producto de cuero natural o sintético: la línea se arma como en confección, pero el consumo de cuero depende de la calidad de cada piel, así que no hay una cifra fija.
Productos químicos
- Costo de un producto químico: como alimentos, más los subproductos
Desglose de un producto químico fabricado por lotes: la cadena de mermas y la limpieza entre lotes como en alimentos, más algo propio — subproductos que se pueden vender.
Materiales de construcción
- Costo de materiales de construcción: el flete es renglón principal, no accesorio
Desglose de concreto, tabique y prefabricados: la materia prima es barata pero muy pesada, así que el flete calculado por peso y distancia muchas veces supera al costo de transformarla.
Autopartes
- Costo de autopartes: como construcción de maquinaria, invertido por el volumen
Desglose de una autoparte o subensamble para vehículo: se arma como en construcción de maquinaria, pero el volumen alto hunde los costos de una sola vez y saca a flote los costos de calidad.
Partes aeroespaciales
- Costo de partes aeroespaciales: como mecanizado, más el costo de la documentación
Desglose de una parte aeroespacial: la ruta de cálculo es la del mecanizado, pero el material es caro, así que decide la relación de desbaste, y la documentación de certificación es un costo real que hay que capturar.
Dispositivos médicos
- Costo de dispositivos médicos: más el costo del ambiente de producción
Desglose de un dispositivo médico: la parte de ensamble como en electrónica, la parte plástica como en inyección, más un renglón propio — mantener el ambiente de producción exigido.
Artículos deportivos
- Costo de artículos deportivos: un producto, varios costeos parciales
Los artículos deportivos suelen combinar plástico, tela, madera, cuero y metal en un mismo objeto. Cómo costear cada subconjunto con el texto de su material y sumar al final, en vez de meter todo en un renglón de material.
Equipos de energía renovable
- Costo de equipos de energía renovable: tres giros en un solo producto
Módulo, inversor, estructura de soporte — cada parte sigue un texto distinto. Cómo juntarlas y por qué el flete y el montaje en sitio hay que separarlos del costo de producción.
Giros sin producto en piezas
- Cuando tu producto no es una pieza: elige la unidad de cálculo antes de calcular nada
Construcción, transporte, minería, servicios públicos y agricultura no tienen una pieza que desglosar. Cómo elegir una unidad de cálculo utilizable, y con franqueza dónde Costdown todavía no te sirve.