How to use Costdown
Costdown is where you record a cost-reduction improvement as numbers, then compare it against other factories in the same country. The first two sections walk you through doing exactly that, start to finish. The rest explain things you cannot work out by looking at the screen — read them when you need them, not before you start. Each input field also has its own explanation in place: see The ? beside each field.
Where to start
It depends on what you came here to do. Three ways in, in no particular order:
| You want to | Go to | What you need first |
|---|---|---|
| Work out what an improvement would save, without publishing anything | Intelligence → Calculator | Nothing. It works without an account and stores nothing. |
| Record an improvement you already made, so others can see and compare it | Workspace → Write | Your cost figures before and after, and how you measured both. |
| See what others in your industry have done | Discover → Projects | Nothing. |
The Calculator and the Write page share the same formulas, so a figure you try out in the Calculator comes out the same when you turn it into a proposal.
Writing a proposal, start to finish
This follows the actual order of the fields on the Write page. Before you open it, five things are worth having in hand — you can write without any of them, but the proposal then sits at a low trust level:
- The cost BEFORE and the cost AFTER, broken down by category — not a single total.
- How you measured those two figures: hand counts, shift logs, production reports, invoices.
- Monthly volume, working days, shifts per day, hours per shift — the system needs them to bring costs down to a single part.
- The money already invested, if any. If none, tick "This proposal needs no investment".
- Machine names, material codes, specific models — the more specific, the more a reader can match it against their own shop floor.
| Step | What you do | What you have afterwards |
|---|---|---|
| 1 | Go to Workspace → Write. Type the title and pick the Industry. | The two required fields are done. Picking the industry is what makes the fields below suggest the right machines and materials. |
| 2 | Pick the Process, the main KPI type and the difficulty. | These three decide which comparison group your proposal lands in. Leave them blank and it still saves, but it stays out of the ranking. |
| 3 | Write the detailed content, then the three description fields: the problem, the mechanism, the short summary. | This is what a reader reads first. The short summary is what appears in listings, so write it as an answer, not as a headline. |
| 4 | Move to the cost table. For each category involved, click "+ Add row" and fill the Before and After columns. | The panel on the right shows the total and the savings percentage immediately, updating as you type — there is no Calculate button to press. |
| 5 | Fill in the conditions of application and the risks. | These two separate a usable proposal from a boast. A reader needs to know where your improvement does NOT apply. |
| 6 | Fill in how the result was verified and the measurement method. | This is the field that decides the trust level. Be specific: what was measured, with what, against what, who signed it off. |
| 7 | Choose hard cash or cost avoidance. If unsure, leave it blank. | The reader learns whether your figure reaches the invoice or not. |
| 8 | Enter the investment and the implementation time, or tick the no-investment box. | The system works out the months to payback — you do not have to. |
| 9 | Press Save. | The proposal appears under My proposals. From then on, every change to a savings figure is recorded: old value, new value, when. |
About the Before and After columns: Before is the current state, After is once the improvement is in place. If a category is untouched by the improvement, leave BOTH columns blank — do not copy the Before figure into After to fill the gap, because that states a category the improvement has nothing to do with.
The panel titled "What the system reads from your figures" sits in the right-hand column and runs while you type, not after you save. It points out things that are hard to notice yourself: a row contributing almost nothing, a category wildly out of line with the rest, a place where you filled one side and left the other blank. Reading it while typing is worth far more than reading it after forty rows are already in.
If you are not ready to publish anything, use Intelligence → Calculator: same formulas, no account needed, nothing stored. Try figures there first and move to Write later if you want.
The ten cost categories
Costs are split into ten categories. You do not have to fill in all ten — only the ones your improvement actually touches.
| Category | Fill it in when |
|---|---|
| Labor | Someone spends time on the product: running a machine, assembling, inspecting, setting up. |
| Machine | A machine runs: depreciation, power, maintenance, machine time occupied. |
| Material | Material that goes into the product. |
| Scrap | Material or product thrown away. |
| Consumables | Tooling, drills, grinding wheels, cutting fluid — things that wear out and get replaced. |
| Outsourcing | A step done by an outside supplier. |
| Rework | Bad parts repaired to pass, rather than scrapped. |
| Packaging | Boxes, trays, film, dunnage. |
| Logistics | Freight tied to this product. |
| Factory overhead | The share accounting has already allocated to the product. Added per month, not multiplied by volume. |
Blank does not mean zero
This is the easiest thing to get wrong, and getting it wrong produces a wrong cost figure that looks exactly like a right one.
A blank field means you have NOT STATED it, not that you are asserting the category is zero. The system distinguishes the two states and displays them differently. If you genuinely mean "this costs nothing", type 0 — that is an assertion, and it is not the same as leaving the field empty.
The reason: a proposal with half its categories blank still produces a very attractive savings figure. If blank counted as zero, nobody could tell "this improvement really saves a lot" apart from "the author has only filled in half of it".
Hard cash or cost avoidance
These two kinds of saving look identical on paper but behave differently in the accounts, so every proposal should say which one it is.
- Hard cash: after the improvement, the amount actually paid each month goes down compared with what is being paid today. You pay 50 million for electricity, replace the motor, and it becomes 42 million — next month's bill is 8 million lower.
- Cost avoidance: the amount paid does not go down; it simply fails to rise the way it would have. The supplier announces an increase from 50 to 55 million, you renegotiate and change material to hold it at 50 million — the bill is still 50 million, and accounting sees nothing go down.
If you are not sure, leave it blank. Blank means "not stated"; guessing means stating something false, and a reader who knows the trade will notice.
The four trust levels
Every proposal carries a trust level. The system RECALCULATES it from the evidence actually present — it is not a label you pick, and writing at greater length does not raise it.
| Level | What it means |
|---|---|
| Unverified | The figure was calculated by the author, with no measurement evidence. |
| Self-evidenced | The figures are complete and the author has stated how they were measured. |
| Counterpart verified | A factory applied it and agreed the real figure jointly. |
| Platform verified | An independent third party checked it and concluded it holds. |
The "How it was verified" field is the most important one when writing a proposal. Something vague like "we observed a clear reduction" leaves the proposal at the lowest level and out of the ranking, no matter how good the numbers are. Something specific — what was measured, with what, against what, who signed it off — raises the level.
The number of posts never counts towards ranking, not even as a tiebreaker. Posting more does not place you higher.
Comparing against other factories
Ranking and comparison happen WITHIN A SINGLE COUNTRY only. An improvement saving 20% in Vietnam and one saving 20% in Germany cannot be compared directly: labour, power and material prices are too far apart.
For that reason comparisons are measured in percentages and in months to payback, never in absolute money. The exchange rate is taken for real at the moment of saving and then frozen, so an old proposal does not change meaning when rates move.
Grouping with colleagues
Colleagues from the same company are grouped by a random join code, not by naming the employer. You create a code, hand it to a colleague, and whoever enters it joins the same group — which lets you share internal material codes and pool figures without saying where you work.
The code is shown ONCE at creation and is never stored in readable form. If you lose it, nobody can retrieve it, administrators included — create a new one and revoke the old.
When someone applies your improvement
A proposal can go on to become a project with two sides: the one who offered the improvement and the one who applied it. The side that applied it submits the real figures afterwards, and the other reviews and confirms them. Only when both agree is the result recorded as verified.
That is the thing a spreadsheet cannot give you: a number that someone else, at another factory, has put their name to as well.
The ? beside each field
Almost every input field has a ? beside it. It opens that field's own explanation, and each one answers four questions: what it is, when to fill it in and when not to, an example with real numbers, and what other situations the field covers beyond its own name.
The fourth is the one worth reading. A field name is the shortest name, not the fullest one — seeing "Weight (kg)" and assuming it is only for metal means skipping the whole material category when you work in plastics, textiles or wood.
Where a field has a formula, the explanation gives the formula and its source.
Why not just use Excel
That is a fair question, because Excel is faster to type into, freer in layout, and works offline. Costdown does not try to win on any of those three.
There are five things a spreadsheet cannot do, and they are the entire reason Costdown exists:
- Share one library of materials, machines and processes — instead of everyone typing their own spelling of the same thing and then being unable to add the numbers up.
- See figures from other factories in the same industry and the same country.
- Let a counterpart who actually applied your improvement confirm the real number themselves.
- Keep an edit history that cannot be deleted: change a savings figure and the system records the old value, the new value, which account changed it, and when.
- One single formula for everyone — no two spreadsheets producing two answers and an argument about which one is right.
If the work in front of you needs none of those five, Excel really is faster, and we would rather say so plainly.
When something does not match
If anything in the product behaves differently from what this page describes, that is our mistake and not yours — please tell us through the Contact. Messages are stored and given a case number immediately, so your request does not disappear.
Guides par secteur
Écrit pour chaque secteur plutôt qu’en général : comment décomposer le coût, où l’on se trompe le plus souvent, et où les chiffres existent déjà dans votre atelier.
Commun à tous les secteurs
- Comment documenter un projet de réduction des coûts pour qu'on y croie
Quatre étapes pour enregistrer un projet d'économies sur Costdown, les quatre niveaux de confiance issus des preuves, comment fonctionne le benchmark à l'intérieur d'un pays et comment réutiliser la structure d'un projet vérifié.
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Pourquoi accélérer une machine ne fait généralement rien économiser, quand un chiffre de la fiche de coût devient de la trésorerie, et comment distinguer une économie réelle d'un coût évité avant que la comptabilité ne le demande.
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La formule comptable de période et la formule du coût unitaire répondent à des questions différentes. Comment les trois éléments comptables correspondent aux dix catégories, et pourquoi les deux chiffres divergent légitimement.
Usinage CNC et de précision
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Textile et confection
- Chiffrage en confection : les dix catégories derrière un prix CM
Comment se construit réellement le coût d'un vêtement — tissu, fournitures, coupe, minutes de piquage, finition, conditionnement — et pourquoi le chiffre CM annoncé à l'acheteur n'a de sens que si l'on sait ce qu'il y a dessous.
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Le coût de piquage, c'est les minutes standard par le coût à la minute, divisé par l'efficience. Chacun des trois se trompe facilement, et d'une manière qui fait paraître le vêtement moins cher qu'il ne l'est.
- Consommation de tissu par vêtement, et où part réellement le tissu
Le tissu est la plus grosse ligne de presque tout coût de confection. Comment tirer la consommation du placement plutôt que de la mémoire, ce que mesure vraiment l'efficience du placement, et les pertes qui n'y apparaissent jamais.
Injection plastique et caoutchouc
- Coût par pièce en injection plastique : poids injecté, temps de cycle et empreintes
Chiffrer une pièce injectée sur les dix catégories. Trois chiffres dominent tout le reste — poids injecté, temps de cycle et nombre de pièces par cycle — et se tromper sur l'un déplace toute la fiche.
- Amortissement du moule et économie des empreintes : l'arithmétique derrière le choix d'outillage
Plus d'empreintes signifie un moule plus cher et une pièce moins chère — jusqu'à un certain point. Comment répartir honnêtement le coût du moule et comment comparer deux options d'empreintes avec des chiffres plutôt qu'à l'instinct.
- Broyé et matière récupérée : la seule ligne qui soustrait
Carottes et pièces rebutées passent au broyeur et reviennent en matière utilisable. Comment valoriser honnêtement cette récupération, et quelle est la double soustraction qui embellit la fiche en silence.
- Coût des articles en caoutchouc : comme l'injection plastique, à une exception décisive près
Décomposition d'un article en caoutchouc comprimé ou vulcanisé : la structure coïncide presque entièrement avec l'injection plastique, mais l'excédent ne se broie pas — et cela déplace l'endroit où l'amélioration rapporte.
Ameublement et travail du bois
- Coût de fabrication de meubles : trois matières, trois unités différentes
Chiffrer un meuble ou une chaise sur les dix catégories. Le piège : panneau, chant et quincaillerie s'achètent chacun dans une unité différente, et les mélanger casse la ligne matière sans prévenir.
- Rendement panneau : le chiffre qui déplace le plus d'argent en le moins de temps
Le coût panneau ne suit pas la surface des pièces — il suit le nombre de panneaux que vous entamez. Comment mesurer le rendement réel avec des relevés que vous avez déjà, et pourquoi le chiffre théorique de l'optimiseur est le mauvais pour chiffrer.
- Transport de marchandise volumineuse : le camion se remplit avant de se charger
Le transport de meubles se vend au volume, pas au poids, et cela change ce que vaut une réduction de coût. Comment le chiffrer par produit, et pourquoi expédier en kit est une décision de chiffrage avant d'être une décision de conception.
Imprimerie et emballage
- Coût de production en imprimerie : fixe par affaire, variable par exemplaire, et la frontière entre les deux
Chiffrer une affaire d'impression sur les dix catégories. L'imprimerie mélange coûts par affaire et par exemplaire plus que tout autre métier, et les confondre est ce qui fait paraître les petits tirages artificiellement bon marché.
- Gâche de calage : un coût matière qui ne suit pas la quantité
Les feuilles détruites pour amener la presse à la couleur sont un coût fixe déguisé en coût variable. Où les placer sur la fiche, et pourquoi ce placement décide si les petits tirages sont correctement chiffrés.
- Consommation de papier : combien de poses, et ce que valent les rognures
Le papier est d'ordinaire la plus grosse ligne d'un coût d'imprimerie, et l'imposition en décide l'essentiel. Comment mesurer la consommation réelle, pourquoi la question du format de feuille passe avant celle de la machine, et ce que valent vraiment les déchets de papier.
Transformation alimentaire
- Coût de transformation alimentaire : rendement, lots et ce qui se passe entre eux
Chiffrer un aliment transformé sur les dix catégories. La matière première perd du poids à chaque étape, et les coûts qui surviennent entre les lots — nettoyage, changement de fabrication, analyses — appartiennent au lot et non à la pièce.
- Le rendement se multiplie, il ne s'additionne pas
Les pertes de chaque étape se composent, donc une série de petites pertes est bien plus grande que leur somme. Comment mesurer toute la chaîne avec deux chiffres que vous avez déjà, et où se cache le surdosage.
- Nettoyage et changement de fabrication : coût par lot, pas coût par unité
Nettoyer entre les lots coûte pareil que le lot soit gros ou petit — c'est cela qui rend vraiment chères les séries courtes. Comment le chiffrer, et ce que cela dit de la taille de lot.
Électronique et assemblage PCBA
- Coût d'assemblage de cartes : composants, points de pose et tout ce que la nomenclature ne montre pas
Chiffrer une carte assemblée sur les dix catégories. Deux choses séparent ce métier des autres : la nomenclature domine le coût, et le temps machine suit le nombre de points de pose, pas le nombre de cartes.
- Une nomenclature de centaines de lignes : consolider la queue sans changer le total
L'essentiel d'une nomenclature est fait de composants bon marché qui, ensemble, ne bougent presque pas le coût. Comment les regrouper pour que la fiche reste lisible, comment garder le total identique, et quand regrouper détruit précisément ce dont vous aviez besoin.
- Nombre de points de pose et changement de série : les deux chiffres derrière un prix CMS
Le coût d'assemblage CMS est commandé par le nombre de composants posés et par la fréquence des changements de série. Les deux se mesurent avec des données que la ligne produit déjà, et pointent vers des améliorations différentes.
Construction de machines et équipements
- Chiffrer la construction d'une machine : additionnez depuis les pièces, ne redescendez pas les heures
Une machine est un ensemble de pièces fabriquées, achetées et sous-traitées, chacune chiffrée différemment. Comment les additionner, où se cache le double comptage, et pourquoi la mise en service est une ligne de coût.
- NRE : conception, montages et première machine, et par combien vous les divisez
À faible volume les coûts non récurrents ne se diluent pas. Comment les identifier, comment choisir la quantité sur laquelle les répartir, et pourquoi les ignorer rend un devis compétitif et perdant.
Soudage et charpente métallique
- Coût en charpente soudée : mesuré en longueur de cordon, pas en pièces
Chiffrer une structure en acier sur les dix catégories. Deux ensembles de même poids peuvent différer énormément en coût, car ce qui commande ce métier est la longueur de cordon et le temps d'arc, pas le nombre de pièces.
- Déformation de soudage : un coût qui n'apparaît sur aucune ligne de la fiche
La chaleur déplace l'acier, et l'argent dépensé à le redresser est éparpillé sur quatre catégories où personne ne le voit. Comment le rassembler en un seul chiffre, et pourquoi le montage bat le redressage dès qu'il y a du volume.
Semi-conducteurs : assemblage et test
- Chiffrer l'étape d'assemblage et de test des semi-conducteurs
Décomposition de l'étape back-end : fixer la puce, câblage des fils, encapsulation, test. La particularité : la puce qui entre est très chère, donc échouer en fin de ligne coûte plus que dans tout autre métier.
Boissons alcoolisées
- Coût des boissons alcoolisées : le coût créé par le temps d'attente
Décomposition d'un produit qui doit vieillir : au-delà de la matière et de la main-d'œuvre, trois coûts supplémentaires créés par le temps — capital immobilisé, pertes de vieillissement et surface de chai occupée.
Produits du tabac
- Coût des produits du tabac : l'humidité fait sauter la consommation
Chiffrage par lots comme dans l'alimentaire, plus une spécificité : la masse de la matière première change avec l'humidité, donc la consommation doit être ramenée à une base commune.
Cuir et chaussure
- Coût des articles en cuir : comme la confection à la coupe, différent parce que le cuir n'est pas uniforme
Décomposition d'un produit en cuir naturel ou synthétique : la ligne se construit comme en confection, mais la consommation de cuir dépend de la qualité de chaque peau, donc il n'y a pas de chiffre fixe.
Produits chimiques
- Coût d'un produit chimique : comme l'alimentaire, plus les sous-produits
Décomposition d'un produit chimique fabriqué par lots : la chaîne des pertes et le nettoyage entre lots comme dans l'alimentaire, plus une spécificité — des sous-produits vendables.
Matériaux de construction
- Coût des matériaux de construction : le transport est une ligne principale, pas accessoire
Décomposition du béton, de la brique et des préfabriqués : la matière première est bon marché mais très lourde, donc le transport calculé au poids et à la distance dépasse souvent le coût de la transformer.
Pièces automobiles
- Coût des pièces automobiles : comme la construction de machines, renversée par le volume
Décomposition d'une pièce ou d'un sous-ensemble véhicule : la construction se fait comme en construction de machines, mais le volume élevé noie les coûts non récurrents et fait remonter les coûts de la qualité.
Pièces aéronautiques
- Coût des pièces aéronautiques : comme l'usinage, plus le coût de la documentation
Décomposition d'une pièce aéronautique : le chemin de calcul est celui de l'usinage, mais la matière est chère, donc c'est le ratio d'enlèvement qui décide, et la documentation de certification est un coût réel à saisir.
Dispositifs médicaux
- Coût des dispositifs médicaux : plus le coût de l'environnement de production
Décomposition d'un dispositif médical : la partie assemblage comme en électronique, la partie plastique comme en injection, plus une ligne propre — maintenir l'environnement de production exigé.
Articles de sport
- Coût des articles de sport : un produit, plusieurs chiffrages partiels
Les articles de sport combinent d'ordinaire plastique, tissu, bois, cuir et métal dans un même objet. Comment chiffrer chaque sous-ensemble avec le texte de sa matière puis additionner, au lieu de tout jeter dans une ligne matière.
Équipements pour énergies renouvelables
- Coût des équipements pour énergies renouvelables : trois métiers dans un seul produit
Module, onduleur, structure de support — chaque partie suit un texte différent. Comment les assembler et pourquoi le transport et le montage sur site doivent être séparés du coût de production.
Secteurs sans produit unitaire
- Quand votre produit n'est pas une pièce : choisissez l'unité de calcul avant de calculer quoi que ce soit
Bâtiment, transport, extraction, réseaux et agriculture n'ont pas de pièce à décomposer. Comment choisir une unité de calcul utilisable, et franchement où Costdown ne vous sert pas encore.