How to use Costdown
Costdown is where you record a cost-reduction improvement as numbers, then compare it against other factories in the same country. The first two sections walk you through doing exactly that, start to finish. The rest explain things you cannot work out by looking at the screen — read them when you need them, not before you start. Each input field also has its own explanation in place: see The ? beside each field.
Where to start
It depends on what you came here to do. Three ways in, in no particular order:
| You want to | Go to | What you need first |
|---|---|---|
| Work out what an improvement would save, without publishing anything | Intelligence → Calculator | Nothing. It works without an account and stores nothing. |
| Record an improvement you already made, so others can see and compare it | Workspace → Write | Your cost figures before and after, and how you measured both. |
| See what others in your industry have done | Discover → Projects | Nothing. |
The Calculator and the Write page share the same formulas, so a figure you try out in the Calculator comes out the same when you turn it into a proposal.
Writing a proposal, start to finish
This follows the actual order of the fields on the Write page. Before you open it, five things are worth having in hand — you can write without any of them, but the proposal then sits at a low trust level:
- The cost BEFORE and the cost AFTER, broken down by category — not a single total.
- How you measured those two figures: hand counts, shift logs, production reports, invoices.
- Monthly volume, working days, shifts per day, hours per shift — the system needs them to bring costs down to a single part.
- The money already invested, if any. If none, tick "This proposal needs no investment".
- Machine names, material codes, specific models — the more specific, the more a reader can match it against their own shop floor.
| Step | What you do | What you have afterwards |
|---|---|---|
| 1 | Go to Workspace → Write. Type the title and pick the Industry. | The two required fields are done. Picking the industry is what makes the fields below suggest the right machines and materials. |
| 2 | Pick the Process, the main KPI type and the difficulty. | These three decide which comparison group your proposal lands in. Leave them blank and it still saves, but it stays out of the ranking. |
| 3 | Write the detailed content, then the three description fields: the problem, the mechanism, the short summary. | This is what a reader reads first. The short summary is what appears in listings, so write it as an answer, not as a headline. |
| 4 | Move to the cost table. For each category involved, click "+ Add row" and fill the Before and After columns. | The panel on the right shows the total and the savings percentage immediately, updating as you type — there is no Calculate button to press. |
| 5 | Fill in the conditions of application and the risks. | These two separate a usable proposal from a boast. A reader needs to know where your improvement does NOT apply. |
| 6 | Fill in how the result was verified and the measurement method. | This is the field that decides the trust level. Be specific: what was measured, with what, against what, who signed it off. |
| 7 | Choose hard cash or cost avoidance. If unsure, leave it blank. | The reader learns whether your figure reaches the invoice or not. |
| 8 | Enter the investment and the implementation time, or tick the no-investment box. | The system works out the months to payback — you do not have to. |
| 9 | Press Save. | The proposal appears under My proposals. From then on, every change to a savings figure is recorded: old value, new value, when. |
About the Before and After columns: Before is the current state, After is once the improvement is in place. If a category is untouched by the improvement, leave BOTH columns blank — do not copy the Before figure into After to fill the gap, because that states a category the improvement has nothing to do with.
The panel titled "What the system reads from your figures" sits in the right-hand column and runs while you type, not after you save. It points out things that are hard to notice yourself: a row contributing almost nothing, a category wildly out of line with the rest, a place where you filled one side and left the other blank. Reading it while typing is worth far more than reading it after forty rows are already in.
If you are not ready to publish anything, use Intelligence → Calculator: same formulas, no account needed, nothing stored. Try figures there first and move to Write later if you want.
The ten cost categories
Costs are split into ten categories. You do not have to fill in all ten — only the ones your improvement actually touches.
| Category | Fill it in when |
|---|---|
| Labor | Someone spends time on the product: running a machine, assembling, inspecting, setting up. |
| Machine | A machine runs: depreciation, power, maintenance, machine time occupied. |
| Material | Material that goes into the product. |
| Scrap | Material or product thrown away. |
| Consumables | Tooling, drills, grinding wheels, cutting fluid — things that wear out and get replaced. |
| Outsourcing | A step done by an outside supplier. |
| Rework | Bad parts repaired to pass, rather than scrapped. |
| Packaging | Boxes, trays, film, dunnage. |
| Logistics | Freight tied to this product. |
| Factory overhead | The share accounting has already allocated to the product. Added per month, not multiplied by volume. |
Blank does not mean zero
This is the easiest thing to get wrong, and getting it wrong produces a wrong cost figure that looks exactly like a right one.
A blank field means you have NOT STATED it, not that you are asserting the category is zero. The system distinguishes the two states and displays them differently. If you genuinely mean "this costs nothing", type 0 — that is an assertion, and it is not the same as leaving the field empty.
The reason: a proposal with half its categories blank still produces a very attractive savings figure. If blank counted as zero, nobody could tell "this improvement really saves a lot" apart from "the author has only filled in half of it".
Hard cash or cost avoidance
These two kinds of saving look identical on paper but behave differently in the accounts, so every proposal should say which one it is.
- Hard cash: after the improvement, the amount actually paid each month goes down compared with what is being paid today. You pay 50 million for electricity, replace the motor, and it becomes 42 million — next month's bill is 8 million lower.
- Cost avoidance: the amount paid does not go down; it simply fails to rise the way it would have. The supplier announces an increase from 50 to 55 million, you renegotiate and change material to hold it at 50 million — the bill is still 50 million, and accounting sees nothing go down.
If you are not sure, leave it blank. Blank means "not stated"; guessing means stating something false, and a reader who knows the trade will notice.
The four trust levels
Every proposal carries a trust level. The system RECALCULATES it from the evidence actually present — it is not a label you pick, and writing at greater length does not raise it.
| Level | What it means |
|---|---|
| Unverified | The figure was calculated by the author, with no measurement evidence. |
| Self-evidenced | The figures are complete and the author has stated how they were measured. |
| Counterpart verified | A factory applied it and agreed the real figure jointly. |
| Platform verified | An independent third party checked it and concluded it holds. |
The "How it was verified" field is the most important one when writing a proposal. Something vague like "we observed a clear reduction" leaves the proposal at the lowest level and out of the ranking, no matter how good the numbers are. Something specific — what was measured, with what, against what, who signed it off — raises the level.
The number of posts never counts towards ranking, not even as a tiebreaker. Posting more does not place you higher.
Comparing against other factories
Ranking and comparison happen WITHIN A SINGLE COUNTRY only. An improvement saving 20% in Vietnam and one saving 20% in Germany cannot be compared directly: labour, power and material prices are too far apart.
For that reason comparisons are measured in percentages and in months to payback, never in absolute money. The exchange rate is taken for real at the moment of saving and then frozen, so an old proposal does not change meaning when rates move.
Grouping with colleagues
Colleagues from the same company are grouped by a random join code, not by naming the employer. You create a code, hand it to a colleague, and whoever enters it joins the same group — which lets you share internal material codes and pool figures without saying where you work.
The code is shown ONCE at creation and is never stored in readable form. If you lose it, nobody can retrieve it, administrators included — create a new one and revoke the old.
When someone applies your improvement
A proposal can go on to become a project with two sides: the one who offered the improvement and the one who applied it. The side that applied it submits the real figures afterwards, and the other reviews and confirms them. Only when both agree is the result recorded as verified.
That is the thing a spreadsheet cannot give you: a number that someone else, at another factory, has put their name to as well.
The ? beside each field
Almost every input field has a ? beside it. It opens that field's own explanation, and each one answers four questions: what it is, when to fill it in and when not to, an example with real numbers, and what other situations the field covers beyond its own name.
The fourth is the one worth reading. A field name is the shortest name, not the fullest one — seeing "Weight (kg)" and assuming it is only for metal means skipping the whole material category when you work in plastics, textiles or wood.
Where a field has a formula, the explanation gives the formula and its source.
Why not just use Excel
That is a fair question, because Excel is faster to type into, freer in layout, and works offline. Costdown does not try to win on any of those three.
There are five things a spreadsheet cannot do, and they are the entire reason Costdown exists:
- Share one library of materials, machines and processes — instead of everyone typing their own spelling of the same thing and then being unable to add the numbers up.
- See figures from other factories in the same industry and the same country.
- Let a counterpart who actually applied your improvement confirm the real number themselves.
- Keep an edit history that cannot be deleted: change a savings figure and the system records the old value, the new value, which account changed it, and when.
- One single formula for everyone — no two spreadsheets producing two answers and an argument about which one is right.
If the work in front of you needs none of those five, Excel really is faster, and we would rather say so plainly.
When something does not match
If anything in the product behaves differently from what this page describes, that is our mistake and not yours — please tell us through the Kontakt. Messages are stored and given a case number immediately, so your request does not disappear.
Anleitungen nach Branche
Für einzelne Branchen geschrieben statt allgemein: wie die Kosten aufgeteilt werden, wo es meistens schiefgeht und wo die Zahlen in Ihrer Werkstatt bereits liegen.
Branchenübergreifend
- Ein Kostensenkungsprojekt so dokumentieren, dass andere es glauben
Vier Schritte, um eine Einsparung in Costdown zu erfassen, die vier evidenzbasierten Vertrauensstufen, der Vergleich innerhalb eines Landes und die Wiederverwendung der Struktur eines bestätigten Projekts.
- Ist die Einsparung echt? Der Engpass und die drei Wege, auf denen Zahlen zu Geld werden
Warum eine Verbesserung, die eine Maschine schneller macht, meist keinen Cent bringt, wann eine Zahl auf dem Blatt zu echtem Geld wird, und wie das Engpass-Feld das System für Sie mitdenken lässt.
- Sechs Felder, die meist leer bleiben — und in welche Richtung jedes die Kalkulation verzerrt
Materialausbeute, Verteilzeitzuschlag für Mensch und Maschine, Energie, Stück je Verpackungseinheit und losfixe Kosten: sechs Felder, die kaum jemand ausfüllt, jedes verzerrt die Kalkulation anders.
- Kalkulationsformeln: zwei Formeln, zwei verschiedene Fragen
Die periodenbezogene Formel der Kostenrechnung und die Stückkalkulation beantworten verschiedene Fragen. Gegenüberstellung der drei Kostenarten mit den zehn Positionen — und warum zwei abweichende Zahlen normal sind.
Zerspanung und Präzisionstechnik
- Herstellkosten in der Zerspanung: alle zehn Positionen in Fertigungsreihenfolge
Ein CNC-gefertigtes Teil in der Reihenfolge aufgliedern, in der es die Fertigung durchläuft, mit allen zehn Positionen: Rohteil, Maschinenstunde, Personal, Werkzeug, Ausschuss, Nacharbeit, Fremdbearbeitung, Verpackung, Transport und Gemeinkosten.
- Zerspanungsbetrieb ohne Daten: womit die Kalkulation anfangen
Drei Zahlen, die sich in einer Woche mit vorhandenen Aufzeichnungen und Hilfsmitteln messen lassen — genug für die erste Kalkulation eines CNC-Teils, ohne Software und ohne neue Messtechnik.
- Werkzeugkosten in der Zerspanung und wie man sie senkt
Fräser, Wendeschneidplatten und Bohrer auf ein Teil umrechnen, die Standzeit mit dem vorhandenen Wechselbuch messen und drei Verbesserungen, die sich mit genau dieser Zahl nachweisen lassen.
Blechbearbeitung: Laser und Abkanten
- Herstellkosten eines Blechteils: alle zehn Positionen in Fertigungsreihenfolge
Ein lasergeschnittenes, gestanztes oder abgekantetes Teil in der Reihenfolge der Fertigung aufgliedern: Blech und Schachtelplan, verkaufsfähiger Schrott, Hubzahl, Abkantungen, Oberfläche und Transport.
- Schachteln und verkaufsfähiger Schrott: zwei Seiten derselben Zahl
Warum der Schachtelplan den größten Teil der Blechkosten entscheidet, wie der Schrotterlös erfasst wird, ohne doppelt abzuziehen, und drei Wege zu weniger Tafeln ohne Konstruktionsänderung.
Textil und Bekleidung
- Herstellkosten in der Bekleidungsfertigung: alle zehn Positionen in Fertigungsreihenfolge
Ein Kleidungsstück in der Reihenfolge der Nähstraße aufgliedern: Stoffverbrauch, Zutaten, SAM und Minutensatz der Linie, Ausschuss, Nacharbeit, Fremdbearbeitung, Verpackung, Transport und Gemeinkosten.
- SAM, Minutensatz und Linieneffizienz: die drei Zahlen hinter dem Lohnpreis
Wie man SAM eines Modells misst, die Linieneffizienz aus der tatsächlichen Ausbringung zurückrechnet und wie diese drei Zahlen zu den Personalkosten je Stück zusammenkommen.
- Stoffverbrauch und Verluste: die größte Position in der Bekleidungskalkulation
Den Stoffverbrauch aus dem Schnittbild nehmen statt aus der Fläche abzuleiten, die Verluste außerhalb des Schnittbilds erfassen und alles auf ein Stück umrechnen.
Spritzguss und Kautschuk
- Herstellkosten im Spritzguss: alle zehn Positionen in Fertigungsreihenfolge
Ein Spritzgussteil in der Reihenfolge der Fertigung aufgliedern: Granulat und Masterbatch, Kavitätenzahl, Maschinenstunde, Regranulat als Verwertungserlös, Ausschuss, Fremdbearbeitung, Verpackung und Gemeinkosten.
- Kavitätenzahl: das eine leere Feld, das die Kalkulation um ein Vielfaches verfälscht
Warum das Feld Kavitätenzahl die Genauigkeit der ganzen Spritzgusskalkulation entscheidet, wie es für Maschinenzeit und Personal wirkt, und warum leer lassen gefährlicher ist als falsch eintragen.
- Regranulat: der einzige Posten mit negativem Vorzeichen
Den Verwertungserlös aus Angüssen und gemahlenem Ausschuss erfassen, warum sein Weglassen die Kalkulation zu teuer macht, und wie man den doppelten Abzug vermeidet.
- Herstellkosten von Kautschukteilen: wie Spritzguss, mit einem entscheidenden Unterschied
Ein gepresstes oder vulkanisiertes Kautschukteil aufgliedern: die Struktur deckt sich fast mit dem Spritzguss, aber der Überschuss lässt sich nicht wieder einsetzen — und das verschiebt die lohnende Verbesserung.
Möbel und Holzverarbeitung
- Herstellkosten im Möbelbau: alle zehn Positionen in Fertigungsreihenfolge
Ein Möbelstück aus Holzwerkstoffen in der Reihenfolge der Fertigung aufgliedern: Platten und Aufteilplan, Kantenband, Beschläge nach Satz, Oberfläche, Verpackung und Fracht nach belegtem Raum.
- Plattenverbrauch und Aufteilplan: die größte Geldentscheidung in der kürzesten Zeit
Warum die Plattenkosten am Aufteilplan hängen und nicht an der Teilefläche, wie man die Ausnutzung mit dem Materialschein misst, und drei Wege zu weniger Platten ohne Konstruktionsänderung.
- Sperrige Güter: die Fracht bezahlt den Raum, nicht das Gewicht
Warum die Frachtkosten eines Möbelstücks an der Stückzahl je Fahrt hängen, wie man die Fracht auf ein Stück umrechnet, und warum Flachverpackung trotz Mehrarbeit oft billiger ist.
Druck und Verpackung
- Herstellkosten eines Druckerzeugnisses: alle zehn Positionen in Fertigungsreihenfolge
Ein Druckerzeugnis in der Reihenfolge der Fertigung aufgliedern: Papier und Ausschießschema, Farbe, Makulatur beim Einrichten, Druckplatten, Stanzen und Kaschieren, Weiterverarbeitung, Verpackung und Transport.
- Makulatur beim Einrichten: Materialkosten, die nicht an der Auflage hängen
Warum ein Auftrag über 500 und einer über 50.000 Bogen dieselbe Makulatur verbrauchen, wie man sie als losfixe Kosten erfasst, und warum Auftragsbündelung die billigste Verbesserung der Druckbranche ist.
- Papierverbrauch und Ausschießen: die Nutzenzahl entscheidet die Papierkosten
Papier je Druckbogen statt je Erzeugnis rechnen, warum die Nutzenzahl wichtiger ist als das Erzeugnisformat, und drei Wege zu weniger Bogen ohne Gestaltungsänderung.
Lebensmittelverarbeitung
- Herstellkosten in der Lebensmittelverarbeitung: alle zehn Positionen in Fertigungsreihenfolge
Ein verarbeitetes Lebensmittel in der Reihenfolge der Fertigung aufgliedern: Rohstoffe und stufenweise Verluste, Zusatzstoffe, Zwischenreinigung, abgelaufene Ware, Verpackung, Kühlung und Transport.
- Verarbeitungsverluste: eine multiplikative Kette, keine einzelne Quote
Warum Verluste in der Lebensmittelverarbeitung über die Stufen multipliziert und nicht addiert werden, wie man die ganze Kette in einer mit dem Lager abgleichbaren Zahl zusammenfasst, und drei Stellen mit Geld.
- Zwischenreinigung und abgelaufene Ware: zwei Kosten, die nicht an der Menge hängen
Warum die Reinigungsarbeit eine Vorgangskost ist, wie man sie zusammen mit den Analysekosten erfasst, und warum abgelaufene Ware vom Fertigungsausschuss zu trennen ist.
Elektronik und Baugruppenfertigung
- Herstellkosten einer bestückten Leiterplatte: alle zehn Positionen in Fertigungsreihenfolge
Eine Baugruppe entlang der SMT-Linie aufgliedern: Rohleiterplatte, Bauteile und langer BOM-Schwanz, Lotpaste und Schablone, Bestückpunkte, Rüstwechsel und Feeder, Prüfung und ESD-Verpackung.
- BOM mit hunderten Zeilen: den Schwanz zusammenfassen, ohne die Zahl zu ändern
Warum eine lange Bauteilliste nicht genauer ist, wie man den Schwanz in eine Zeile fasst, ohne dass sich die Summe ändert, und warum das System es von selbst vorschlägt.
- Bestückpunkte und Rüstwechsel: die zwei Zahlen hinter dem SMT-Preis
Warum die Maschinenkosten an der Zahl der Bestückpunkte hängen und nicht an der Plattengröße, warum der Reflowofen anders gemessen wird, und wie Feederkosten als Vorgangskosten erfasst werden.
Maschinen- und Anlagenbau
- Herstellkosten einer Maschine: von den Teilen aufwärts rechnen, nicht von der Maschine abwärts
Eine Maschine oder Anlage über alle zehn Positionen aufgliedern: Eigenfertigungsteile, Zukaufteile, Montagearbeit, Inbetriebnahme — und die Stelle, an der zwei Teilearten doppelt gezählt werden.
- Einmalkosten im Maschinenbau: Konstruktion, Vorrichtung, erste Inbetriebnahme
Bei kleinen Losen und Einzelfertigung lassen sich Einmalkosten nicht dünn verteilen. Wie man erkennt, was einmalig ist, auf wie viele Stücke verteilt wird, und warum ein Angebot ohne sie zum Verlust führt.
Schweißen und Stahlbau
- Herstellkosten einer Schweißkonstruktion: gemessen in Nahtmetern, nicht in Stückzahl
Eine geschweißte Stahlkonstruktion über alle zehn Positionen aufgliedern. Der Unterschied zu allen anderen Branchen: die Leistung misst sich an der Nahtlänge, und der Schweißzusatz hängt daran.
- Verzug durch Wärme: die Kostenposition, die in keiner Zeile steht
Schweißwärme verzieht die Konstruktion, und das Geld fürs Richten verteilt sich auf mehrere Positionen, wo es niemand sieht. Wie man es zusammenführt und warum Vorrichten billiger ist als Richten.
Halbleiter: Montage und Test
- Herstellkosten in Montage und Test von Halbleitern
Die Back-End-Stufe aufgliedern: Chip aufsetzen, Draht bonden, verkappen, prüfen. Die Besonderheit: der eingehende Chip ist sehr teuer, ein Ausfall am Ende der Linie kostet deshalb mehr als in jeder anderen Branche.
Spirituosen
- Herstellkosten von Spirituosen: die Kosten der Lagerzeit
Ein reifendes Erzeugnis aufgliedern: neben Rohstoffen und Arbeit entstehen drei weitere Kosten allein durch Zeit — gebundenes Kapital, Verluste während der Reifung und belegte Lagerfläche.
Tabakwaren
- Herstellkosten von Tabakwaren: die Feuchte lässt den Verbrauchswert springen
Chargenkalkulation wie in der Lebensmittelverarbeitung, plus eine Eigenheit: die Rohstoffmasse ändert sich mit der Feuchte, der Verbrauchswert muss also auf eine gemeinsame Basis umgerechnet werden.
Lederwaren und Schuhe
- Herstellkosten von Lederwaren: wie Bekleidung beim Zuschnitt, anders weil Leder ungleichmäßig ist
Ein Erzeugnis aus Leder oder Kunstleder aufgliedern: der Linienaufbau gleicht der Bekleidung, aber der Lederverbrauch hängt an der Qualität jeder Haut, es gibt also keinen festen Wert.
Chemieerzeugnisse
- Herstellkosten eines Chemieerzeugnisses: wie Lebensmittel, plus Koppelprodukte
Ein Chemieerzeugnis in Chargen aufgliedern: Verlustkette und Zwischenreinigung wie in der Lebensmittelverarbeitung, dazu etwas Eigenes — verkaufsfähige Koppelprodukte.
Baustoffe
- Herstellkosten von Baustoffen: die Fracht ist Hauptposition, nicht Nebenposition
Beton, Ziegel und Fertigteile aufgliedern: der Rohstoff ist billig und sehr schwer, die Fracht nach Gewicht und Entfernung übersteigt deshalb häufig die Verarbeitungskosten.
Automobilteile
- Herstellkosten von Automobilteilen: wie Maschinenbau, umgekehrt durch die Stückzahl
Ein Fahrzeugteil oder eine Baugruppe aufgliedern: der Aufbau gleicht dem Maschinenbau, aber die hohe Stückzahl lässt die Einmalkosten verschwinden und hebt die Qualitätskosten hervor.
Luft- und Raumfahrtteile
- Herstellkosten von Luftfahrtteilen: wie Zerspanung, plus Dokumentationskosten
Ein Luftfahrtteil aufgliedern: der Rechenweg entspricht der Zerspanung, aber das Rohteil ist teuer, das Zerspanungsverhältnis wird entscheidend, und die Nachweisdokumentation ist eine echte Kostenposition.
Medizintechnik
- Herstellkosten in der Medizintechnik: plus die Kosten der Fertigungsumgebung
Ein Medizinprodukt aufgliedern: die Baugruppe wie in der Elektronik, die Kunststoffteile wie im Spritzguss, dazu ein eigener Posten — die Erhaltung der vorgeschriebenen Fertigungsumgebung.
Sportgeräte
- Herstellkosten von Sportgeräten: ein Erzeugnis, mehrere Teilkalkulationen
Sportartikel vereinen Kunststoff, Textil, Holz, Leder und Metall in einem Erzeugnis. Wie man jede Baugruppe nach dem Beitrag ihres Werkstoffs rechnet und dann addiert, statt alles in eine Materialzeile zu werfen.
Anlagen für erneuerbare Energie
- Herstellkosten von Anlagen für erneuerbare Energie: drei Branchen in einem Erzeugnis
Modul, Wechselrichter, Traggestell — jeder Teil folgt einem anderen Beitrag. Wie man sie zusammenführt und warum Fracht und Montage vor Ort von den Herstellkosten zu trennen sind.
Branchen ohne Stückware
- Wenn Ihr Erzeugnis kein Stück ist: die Bezugsgröße wählen, bevor Sie irgendetwas rechnen
Bau, Transport, Bergbau, Versorgung und Landwirtschaft haben keine Stückware zum Aufgliedern. Wie man eine brauchbare Bezugsgröße wählt — und offen gesagt, wo Costdown Sie noch nicht bedient.