Ein Kostensenkungsprojekt so dokumentieren, dass andere es glauben

Vier Schritte, um eine Einsparung in Costdown zu erfassen, die vier evidenzbasierten Vertrauensstufen, der Vergleich innerhalb eines Landes und die Wiederverwendung der Struktur eines bestätigten Projekts.

Aktualisiert 1. September 2026

Das hier ist der Einstieg. Er erklärt keine Kalkulation für eine bestimmte Branche — das tun die Branchenbeiträge — sondern beantwortet die Frage davor: **wie dokumentiert man ein Kostensenkungsprojekt so, dass ein Jahr später jemand anderes damit weiterarbeiten kann und Ihr Kunde es glaubt**.

Genau hier sterben die meisten Verbesserungen im Werk. Die Arbeit ist getan, das Geld wurde wirklich gespart, aber die Aufzeichnung steckt im Kopf eines Ingenieurs und in einer Excel-Datei auf dessen Rechner. Der Kollege wechselt das Werk, die Datei wird umbenannt, und zwei Jahre später löst jemand dieselbe Aufgabe noch einmal von vorn.

Was Costdown kann und eine Tabellenkalkulation nicht

Excel kann sehr viel, und wo Excel reicht, ist das kein Grund, Excel zu verlassen. Nur fünf Dinge liegen außerhalb seiner Reichweite, und alle fünf brauchen eine zweite Person:

Gemeinsame Stammdaten — Arbeitsgänge, Maschinen und Werkstoffe haben Normschlüssel, zwei Personen beschreiben denselben Vorgang also gleich und die Zahlen lassen sich gegenüberstellen.
Daten anderer Werke — Sie sehen die erreichten Einsparungen von Projekten Ihrer Branche in Ihrem Land, ohne deren Stückpreise zu sehen.
Bestätigung durch den Partner — die Gegenseite des Projekts bestätigt, und die Vertrauensstufe ändert sich, weil dieser Nachweis existiert, nicht weil Sie es behauptet haben.
Änderungshistorie — jede Änderung an Betrag, Status oder Berechtigung hält alten Wert, neuen Wert, Person und Zeitpunkt fest.
Eine einzige Formel — jedes Projekt wird gleich gerechnet, also sind zwei Projekte vergleichbar; in Excel ist jede Datei ihre eigene Formel.

Drei Dinge kann Excel besser — Eingabegeschwindigkeit, freies Layout, Arbeiten ohne Netz. Wenn Sie ein Blatt nur für sich brauchen und niemand sonst es liest, ist Excel das richtige Werkzeug. Costdown zahlt sich ab dem Moment aus, in dem eine zweite Person die Zahl nachlesen muss.

Vier Schritte zur Dokumentation eines Projekts

1. Zuerst Branche und Arbeitsgänge wählen, danach Zahlen

Ist die Branche gesetzt, schrumpfen die Listen für Arbeitsgänge, Maschinen und Werkstoffe auf das, was diese Branche tatsächlich verwendet. Das ist kein Schmuckschritt: die hier gewählten Schlüssel entscheiden, ob Ihr Projekt später gefunden und verglichen wird.

Zwei Zeilen, die denselben Vorgang in freiem Text unterschiedlich beschreiben — WIG-Schweißen SUS304 und Edelstahl 2 mm schweißen — lassen sich nie gegenüberstellen. Derselbe Schlüssel schon.

2. Die Kostenstruktur aufgliedern, auch die Felder ohne Zahl

Gliedern Sie alle Positionen in der Fertigungsreihenfolge Ihrer Branche auf. Wo noch keine Zahl vorliegt, lassen Sie das Feld **leer** und tragen keine 0 ein.

Das ist der teuerste und zugleich am schwersten sichtbare Fehler. Ein leeres Feld, das still als Null gelesen wird, liefert Stückkosten, die **genau wie richtige aussehen** — nichts wird rot, nichts warnt, sie sind nur niedriger als die Wirklichkeit. Costdown unterscheidet «noch nicht erfasst» von «als Null bestätigt» und stellt beides verschieden dar; halten Sie diese Unterscheidung sauber, dann kann das System für Sie mitwarnen.

Der Beitrag über die sechs Felder, die meist leer bleiben, listet die Positionen auf, die am häufigsten herausfallen, und in welche Richtung jede das Ergebnis verzerrt.

3. Die Verbesserung als vorher, nachher und Investition erfassen

Eine Verbesserung braucht drei Fixpunkte: den Ist-Zustand, den Zustand danach und das Geld, das der Weg dorthin gekostet hat. Liegen alle drei vor, ermittelt das System Einsparung und Amortisationsdauer mit derselben Formel, die für jedes andere Projekt gilt.

Bevor Sie diese Zahl als Einsparung melden, lesen Sie den Beitrag darüber, ob die Einsparung echt ist. Eine Verbesserung außerhalb des Engpasses setzt meist überhaupt kein Geld frei, und das ist der schnellste Weg, Glaubwürdigkeit zu verlieren, sobald das Controlling abgleicht.

4. Die Gegenseite um Bestätigung bitten

Ein Kostensenkungsprojekt hat fast immer zwei Seiten: Werk und Kunde oder Werk und Lieferant. Solange die andere Seite nicht bestätigt, ist die Zahl eine einseitige Behauptung.

Deshalb kann Costdown einer allein arbeitenden Person nicht den vollen Wert liefern. Das ist kein Empfehlungstrick — Bestätigung braucht einen echten Partner, und der Vergleich braucht Kollegen im selben Land.

Vier Vertrauensstufen, und wer sie festlegt

Die Vertrauensstufe ist kein Etikett, das Sie wählen. Das System berechnet sie neu aus dem, was tatsächlich im Datensatz liegt:

Stufe	Bedeutung
Ohne Nachweis	Zahlen sind erfasst, es liegt nichts bei.
Eigener Nachweis	Nachweis von der erfassenden Seite — Messwerte, interne Aufzeichnungen.
Vom Partner bestätigt	Die Gegenseite des Projekts hat bestätigt.
Von der Plattform geprüft	Hat die Prüfung der Plattform durchlaufen.

Die Rangfolge liest diese Stufe **vor** jeder Anzahl. Die Zahl Ihrer Veröffentlichungen ist nie ein Kriterium, auch nicht als Nebenkriterium bei Gleichstand. Mehr zu veröffentlichen macht Ihre Zahlen nicht glaubwürdiger; jemand, der sie bestätigt, schon.

Vergleich mit anderen Werken — und dessen Grenzen

Der Vergleich findet nur **innerhalb eines Landes** statt und misst in Einsparungsprozent und Amortisationsmonaten, nie in absoluten Beträgen.

Der Grund ist praktisch: ein Projekt mit 30 % Einsparung in Vietnam und eines mit 30 % in Japan sind vergleichbar. Derselbe absolute Betrag beschreibt in diesen beiden Ländern völlig verschiedene Größenordnungen, und ein direkter Vergleich gäbe den Sieg schlicht der größeren Zahl — aus Gründen, die mit der Qualität der Verbesserung nichts zu tun haben.

Sie sehen die Stückpreise anderer Werke nicht, und die sehen Ihre nicht. Geteilt wird die Größe der Verbesserung, nicht die Kostenstruktur dahinter — die bleibt Eigentum der jeweiligen Seite.

Ein bereits nachgewiesenes Projekt wiederverwenden

Finden Sie ein belegtes Projekt aus Ihrer Branche, wenden Sie es auf Ihr eigenes Werk an. Übernommen wird die **Struktur**: die Positionen, die dort aufgegliedert wurden, die berührten Arbeitsgänge, die Art der Messung vorher und nachher.

Die Zahlen nicht, und das ist Absicht. Deren Zahlen sind deren Daten, gemessen an deren Maschinen, zu deren Materialpreisen. Sie zu kopieren liefert eine saubere und falsche Tabelle. Die Struktur zu kopieren sagt Ihnen, was Sie messen müssen — und genau das ist der schwierige Teil am Anfang.

Womit anfangen, wenn noch nichts da ist

Fangen Sie mit einer Produktlinie an, die Sie am besten kennen, nicht mit dem ganzen Werk. Gliedern Sie deren Kosten nach dem Branchenbeitrag im linken Menü auf, lassen Sie Felder ohne Zahl leer und suchen Sie die fehlenden Zahlen danach in der Reihenfolge, in der sie die Summe am stärksten bewegen.

Ein sorgfältig aufgegliedertes Projekt ist weit mehr wert als zehn oberflächliche — für Sie und für die Vertrauensstufe des Datensatzes.